Tất cả chúng ta đều từng than phiền rằng mình không đủ thời gian để hoàn thành mọi việc. Áp dụng quy tắc Pareto 80/20, bạn sẽ biết cách quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả để thay đổi cuộc sống của mình.
Khi đối mặt với những thách thức trong cuộc sống hàng ngày, hầu hết mọi người có xu hướng đổ lỗi cho việc thiếu thời gian, nhưng sự thực, quỹ thời gian của mỗi người đều chỉ có 24 tiếng như nhau và phần lớn là do chúng ta không biết sử dụng thời gian một cách hợp lý và hiệu quả.
Không có cách nào khiến mỗi ngày dài hơn, nhưng có cách để tận dụng tối đa thời gian, bằng cách tập trung vào những điều bạn làm. Và nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn. Hãy cùng lưu ý những điểm chính sau đây mà nguyên tắc này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh nhất có thể.
Nguyên tắc Pareto là gì?
Vilfredo Pareto một nhà kinh tế người Italia đã phát hiện ra rằng 20% gia đình người Ý sở hữu 80% tổng tài sản của quốc gia. Bị thu hút bởi phát hiện mới mẻ này, ông bắt đầu áp dụng quy tắc 80/20 này cho mọi thứ xung quanh mình. Hóa ra 20% số cây trong vườn đã đóng góp 80% sản lượng thu hoạch. Hóa ra 20% thời gian làm việc hàng ngày giúp bạn giải quyết 80% công việc cần thiết.
20% nỗ lực sẽ mang lại 80% kết quả
Điều quan trọng là hiểu được rằng, thế giới hiện đại có rất nhiều cơ hội để biến những ý tưởng trở thành hiện thực. Ban đầu, mọi thứ có vẻ rối ren, nhưng nếu áp dụng nguyên tắc Pareto, chúng ta biết rằng, 20% nỗ lực của chúng ta sẽ đem lại 80% kết quả.
Điều đó có nghĩa là trong 10 điều quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 8 điều không thực sự quan trọng. Tất những gì bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.
Làm thế nào để biết điều gì là quan trọng?
Đây là lúc bạn cần sức mạnh ý chí. Hai điều quan trọng nhất thường là những điều khó khăn và phức tạp nhất. Chúng ta thường có xu hướng thích trì hoãn và làm những việc không quan trọng trước thay vì đầu tư nỗ lực và năng lượng vào các hoạt động thực sự quan trọng.
Khi đã xác định được điều quan trọng nhất, tiếp theo là…
Bạn nên bắt đầu viết ra 6 điều ưu tiên cần thực hiệnvào ngày mai. Sau đó, gạch bỏ 5 điều để chọn ra điều quan trọng nhất bạn cần phải làm và viết lên đầu danh sách. Hãy cố gắng thực hiện nhiệm vụ đó trong 1 – 1,5 giờ mỗi buổi sáng. Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn. Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác. Nếu bạn nhớ ra một nhiệm vụ khác, hãy viết nó ra giấy và thực hiện sau khi hoàn thành điều quan trọng nhất.
Nếu bạn là một sinh viên, hãy nghĩ về giảng viên, giáo sư của bạn. Họ cũng tương tự như nguyên tắc Pareto. Bởi họ không có thời gian để hỏi về toàn bộ kiến thức bạn học, học chỉ có thể kiểm tra những điều quan trọng nhất, và nó chỉ nằm trong 20% những tài liệu mà bạn đã ôn tập cho kỳ thi.
Nếu bạn là một người làm việc tự do, bạn sẽ không nhận được chế độ bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ, trợ cấp thất nghiệp, lương hưu… Đó là lý do bạn cảm thấy bị tổn thương và nhận thêm các dự án ngày càng nhiều để giảm thiểu rủi ro, không đặt tất cả trứng vào 1 giỏ.
Nhưng nhiều khả năng, 80% các dự án của bạn chỉ đem lại 20% lợi nhuận. Vì vậy, nếu bạn tập trung vào các khách hàng lớn, tăng cường mối quan hệ lâu dài với họ thay vì làm việc với nhiều dự án khác nhau, bạn sẽ nhận được 80% lợi nhuận bằng cách chỉ bỏ ra 20% nỗ lực.
Steve Jobs cũng áp dụng nguyên tắc Pareto trong việc kinh doanh. Thực tế, nó đã giúp nhà đồng sáng lập Apple đã cứu công ty của ôngkhỏi nguy cơ phá sản. Cũng như Steve Jobs, nếu việc kinh doanh của bạn gặp vấn đề, đã đến lúc dừng việc theo đuổi hàng trăm mục tiêu về cải tiến sản xuất mỗi ngày mà tập trung vào những thế mạnh tốt nhất của công ty.
Nếu bạn là người quản lý, bạn cần tìm ra những nhân viên chủ chốt tạo ra 80% kết quả công việc và tập trung vào họ trong thời gian khó khăn.
Tủ quần áo của bạn có thể đầy ắp những bộ đồ bạn có thể chẳng bao giờ mặc. Hãy tạo một danh sách những bộ đồ bạn mặc ít nhất 1 lần trong tháng và loại bỏ phần còn lại.
Bạn có rất nhiều người quen và bạn bè xung quanh. Có khi nào bạn nhận ra rằng, chỉ 20% bạn bè thân thiết nhất đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống.
Nguyên tắc Pareto 80/20 là một tham chiếu tốt cho các mối quan hệ cũng như công việc của mọi người. Nếu bạn thấy cuộc sống của mình đã bị chi phối bởi những việc không đâu, những mối quan hệ hời hợt mà không có kết quả, đây là cơ hội để bạn thay đổi. Đã đến lúc bạn cần chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, nhìn ra được định hướng cần tập trung đầu tư cho tương lai, và giành lại quyền kiểm soát cuộc sống.
Nguồn: cafef.vn