Một trong những phẩm chất mà nhân viên nào cũng cần có là tinh thần trách nhiệm trong công việc. Bất kỳ tổ chức nào khi sở hữu những nhân viên có tố chất này sẽ là một lợi thế cạnh tranh vô cùng tốt. Làm thế nào để nâng cao được tinh thần trách nhiệm trong công việc, giúp xây dựng tổ chức đi lên một cách bền vững, đó là một trong những điểm mà nhà lãnh đạo nên quan tâm và phát triển.
Câu chuyện về trách nhiệm
Đó là câu chuyện về 4 người tên Mọi Người, Ai Đó, Bất Cứ Ai, và Không Ai? Câu chuyện đó được gọi là “Không phải việc của tôi,” và nó bắt đầu như thế này:
Có một công việc rất quan trọng cần được hoàn thành và Mọi người chắc chắn rằng Ai Đó sẽ làm nó. Mọi Người đều có thể hoàn thành, nhưng Không Ai chịu làm. Ai Đó rất tức giận về việc này, bởi vì nó là việc của Mọi Người. Mọi Người nghĩ rằng Bất Cứ ai có thể làm nó, nhưng Không Ai nhận ra rằng Mọi Người không thèm thực hiện. Câu chuyện kết thúc rằng Mọi Người đổ lỗi cho Ai Đó khi Không Ai làm điều Bất Cứ Ai có thể hoàn thành.”
Không Ai trong câu chuyện này nhận trách nhiệm về công việc. Và như kết quả tất yếu, họ chẳng làm được gì cả. Tình trạng tương tự cũng đang xảy ra ở các công ty có tính trách nhiệm về công việc thấp.
Sẽ thế nào nếu bạn biết được những gì khiến cho mọi người có trách nhiệm, và chiến lược để khuyến khích nhân viên chịu trách nhiệm một cách tự giác với công việc của họ?
Thế nào gọi là làm việc có trách nhiệm?
Khi bạn làm việc với một người có trách nhiệm: họ đạt được những mục tiêu bạn thỏa thuận theo các tiêu chuẩn và thời hạn cuối cùng mà bạn đã thiết lập. Tuy nhiên, một số nhà quản lý cảm thấy không thoải mái: Họ lo ngại rằng nếu gây áp lực lên nhân viên và yêu cầu đáp ứng các mục tiêu, nhân viên sẽ không thoải mái để làm việc hay thậm chí khiếu nại hoặc bỏ việc. Ngoài ra, một số các nhà lãnh đạo có nhiều quan ngại về việc mất đi sự ủng hộ của nhân viên hơn là giảm hiệu suất của nhóm.
Chìa khóa để nhân viên có trách nhiệm trong công việc là thay đổi suy nghĩ của bạn từ việc tập trung tìm đối tượng đổ lỗi một cách tiêu cực, tiến đến quan điểm tăng tốc hiệu suất tích cực. Cá nhân giữ trách nhiệm sẽ biết cách cải thiện kết quả của họ.
Những lợi ích của làm việc có trách nhiệm
Khi có những nhân viên có trách nhiệm, không chỉ đem lại lợi ích cho chính cá nhân đó, mà còn cho đội nhóm và tổ chức.
Nếu bạn có thể khuyến khích họ chịu trách nhiệm và đánh trúng mục tiêu, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với công việc, tinh thần chiến đấu cao hơn, hài lòng hơn với công việc, và hiệu suất tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn nhầm lẫn “trách nhiệm” với “kiểm soát”, điều này có thể dẫn đến tình trạng quản lý vi mô ngạt thở.
Hãy nhất quán khi thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất và khi tiến hành đo lường kết quả. Một số thành viên trong nhóm có thể cảm thấy rằng họ đang được chọn ra để làm mẫu cho sự răn đe của nhà quản lý nếu bạn xử lý không công bằng.
Chiến lược khuyến khích nhân viên làm việc có trách nhiệm
Dưới đây là một số cách bạn có thể nâng cao trách nhiệm cho nhân viên:
Bắt đầu với bản thân
Hãy là một ví dụ tốt. Nếu có một thái độ tích cực và làm việc chuyên nghiệp, nhân viên của bạn sẽ tôn trọng bạn và nỗ lực rất nhiều. Trong ngắn hạn, nếu mong đợi các thành viên trong nhóm thực hiện mong đợi của bạn, bạn phải là một tấm gương tốt.
Nêu rõ các kỳ vọng đối với từng nhân viên
Đừng cho rằng mọi người theo bản năng biết những gì bạn mong đợi từ họ về chất lượng, thời hạn hoặc kết quả công việc. Hãy nêu cụ thể, giải thích cho họ, với thông tin liên lạc rõ ràng.
Hãy chắc chắn rằng nhân viên có và hiểu rõ bản mô tả công việc của họ. Xem xét trách nhiệm của họ với công việc một cách thường xuyên, định kỳ.
Thiết lập các tiêu chuẩn
Xác định cụ thể tiêu chuẩn đo lường hiệu suất. Trường hợp này hãy sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu SMART:
– Cụ thể.
– Đo lường được.
– Có thể đạt được (khả thi).
– Tập trung vào kết quả.
– Giới hạn thời gian.
Nhân viên cam kết thực hiện
Giải thích cho nhân viên vai trò của họ trong mối quan hệ với các nhiệm vụ của tổ chức. Chỉ cho họ thấy khi thành công, kết quả đó sẽ được công nhận, khen thưởng như thế nào, hoặc các cơ hội cho sự phát triển và thăng tiến.
Trước khi họ bắt đầu, yêu cầu các thành viên trong nhóm cam kết bằng lời nói hoặc thậm chí bằng văn bản với nội dung về tiến độ, quy trình và mục tiêu.
Chuẩn bị các văn bản cam kết: kế hoạch, kỳ vọng, những mốc hoạt động và tiến độ, và phương án dự phòng với các trường hợp không mong muốn, nhờ đó bạn có thể tránh những hiểu lầm trong tương lai.
Theo dõi, hỗ trợ và cổ vũ tinh thần trong quá trình thực hiện
Tổ chức các cuộc gặp mặt thường xuyên để nắm bắt các thông tin về tiến độ, các hoạt động và các vấn đề để khuyến khích nhân viên tiếp tục hoạt động hiệu quả.
Nếu biết rằng bạn cần một báo cáo tiến độ hàng tuần, họ sẽ ít có khả năng trì hoãn và nhiều khả năng đánh trúng mục tiêu. Bạn cũng có thể kiểm tra không chính thức tại bất kỳ thời điểm nào và cung cấp thông tin phản hồi thích hợp. Thiết lập một văn hóa phản hồi tích cực là cách tốt giúp mọi người dễ tiếp thu hơn các chỉ dẫn của bạn.
Đánh giá hiệu suất
Nếu họ đang chăm chỉ, hãy khen ngợi cho sự siêng năng của họ. Nếu họ không thường xuyên đảm bảo công việc theo tiến độ, bạn cần tìm hiểu lý do tại sao.
Nếu ai đó đang “tụt lại phía sau”, hãy yêu cầu họ “động não” cách thức giúp họ lấy lại phong độ. Làm việc với họ nếu cần thiết. Khuyến khích họ đưa ra ý tưởng và có hành động thích hợp theo sáng kiến của mình.
Ngoài ra, cung cấp các sự hỗ trợ nguồn lực hoặc đào tạo để giải quyết các vấn đề.
Nếu vẫn không có cải thiện mặc dù đã có sự hỗ trợ và huấn luyện của bạn, bạn có thể cần phải sử dụng đến các biện pháp kỷ luật. Tham khảo ý kiến từ bộ phận nhân sự về điều này.
Mẹo
• Nếu nhân viên không đi đúng hướng, họ cần nói với bạn về dự cảm này trước, nhờ vậy bạn sẽ hành động thích hợp để đưa dự án trở lại hoặc quản lý kỳ vọng của chính mình. Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết bạn mong đợi hành động cảnh báo này.
• Nếu nhân viên đang gặp vấn đề hoặc đang tụt lại phía sau, yêu cầu họ báo cáo tình hình với bạn và cùng bàn về các giải pháp có thể. Truyền cho họ tinh thần suy nghĩ về cách giải quyết vấn đề trước khi họ trình bày chúng cho bạn.
• Một số người có thể vô thức tìm cách tránh trách nhiệm bằng cách mơ hồ về các cam kết. Hãy dành thời gian để xóa bỏ tình trạng này thông qua việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và lập cam kết.
Những điểm chính
Nhân viên có trách nhiệm nghĩa là họ hành động và giải thích cho hành động của họ. Bằng cách giúp họ làm việc có trách nhiệm, bạn đang khuyến khích họ cải thiện hiệu suất.
Trách nhiệm được thể hiện bằng những kỳ vọng rõ ràng. Nếu không có nền tảng này, bạn sẽ không thể theo dõi tiến bộ hoặc đánh giá kết quả của nhân viên.
Trò chuyện thường xuyên với các thành viên trong nhóm về tiến độ và hiệu suất của các hoạt động. Khen ngợi cho những kết quả tốt và huấn luyện khi họ rơi vào khó khăn. Nếu hiệu suất của họ không được cải thiện, hãy giải quyết hậu quả một cách hợp tình hợp lý.
Áp dụng trong cuộc sống
Nên nhớ, là một nhà quản lý, bạn cần trở thành một tấm gương để nhân viên noi theo. Nếu không làm được điều này thì mọi chiến lược đều vô dụng. Bạn phải là người chịu trách nhiệm về hiệu suất của đội nhóm: hãy thường xuyên kiểm tra nhân viên, ngay cả khi mọi thứ đang tiến triển tốt.