Thiết lập một cuộc sống có tổ chức và nhất quán là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, khi không có một thời gian biểu để bám sát, mọi việc sẽ trở nên lộn xộn trong chớp mắt. Việc có một thời gian biểu cá nhân để mô tả những công việc có thể đoán trước là rất cần thiết để làm việc theo trật tự và giúp hoàn thành công việc tối ưu nhất.
Câu chuyện “Làm sao đặt đá, sỏi, cát vào chung 1 chiếc bình”?
Ông thầy đặt 1 chiếc bình lên bàn cùng với các bọc đựng đá, sỏi và cát với số lượng đủ để chứa hết vào trong bình. Thầy đố các học trò của mình làm sao để đặt tất cả đá, sỏi, cát vào trong chiếc bình này?
Dĩ nhiên, bạn sẽ nghĩ là chỉ cần mở bọc ra, và đổ hết tất cả vào trong bình là xong. Tuy nhiên vấn đề ở chỗ: nếu bạn không biết thứ tự các thứ cần đổ vào, thì có thể bạn sẽ không sắp xếp hết vào bình được. Và thứ tự thực hiện là:
– Đầu tiên cần sắp những viên đá vào trước.
– Sau đó đổ sỏi vào. Sỏi nhỏ hơn, nó sẽ len lỏi vào những vùng trống giữa những viên đá.
– Cuối cùng đổ cát vào.
Nếu bạn làm ngược lại, đổ cát vào bình trước, thì có thể bạn sẽ không thể bỏ hết số đá vào trong bình.
Chiếc bình đại diện cho quỹ thời gian của mỗi người (mỗi ngày 24 giờ). Viên đá đại diện cho những công việc quan trong nhất của mỗi người, và cát sẽ là đại diện cho những thứ vô bổ, mất thời gian.
Mỗi ngày, nếu chúng ta chỉ làm những công việc vô bổ mà không tập trung vào những công việc quan trọng của mình thì chúng ta sẽ không thể đạt được những gì mình mong muốn.
Như vậy thì làm sao để mình có thể tập trung vào những công việc quan trọng? Đó là lý do để bạn phải lập thời gian biển hằng ngày.
Lập thời gian biểu cá nhân
Đầu tiên, bạn cần suy nghĩ và lên danh sách tất cả các công việc cần làm. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng có một sự thật là phần lớn nhiều người thường xuyên rơi vào trường hợp “nước đến chân mới nhảy”, ảnh hưởng đến chất lượng của công việc và cuộc sống của họ. Do đó, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, yêu cầu tiên quyết là bạn phải liệt kê được tất cả những gì bạn phải làm, bao gồm việc công ty, việc nhà, các hoạt động ngoại khoá và các công việc làm thêm, học tập thêm (nếu có). Sau khi đã có danh sách các công việc phải làm, hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời khoá biểu. Bạn có thể ghi chú lên lịch để bàn, sử dụng ứng dụng trên điện thoại, trên máy tính hoặc sử dụng bất cứ thứ gì mà bạn có trong tay, miễn là bằng công cụ đó, bạn lập được một thời khoá biểu rõ ràng, mạch lạc. Đây sẽ là người dẫn đường cho bạn thấy rõ bạn sẽ phài làm gì và trong khoảng thời gian nào. Một điều bạn cần ghi nhớ: đừng quên dành thời gian để tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng. Ngủ 7-8 tiếng một ngày giúp bạn tỉnh táo và tập trung hơn vào công việc.
Một số lưu ý để quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả
1. Hãy linh hoạt: Thông thường, chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác. Hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến. Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực.
2. Tránh xao nhãng khi làm việc: Trong cách quản lý thời gian của mình, sự xao nhãng sẽ là kẻ thù của bạn, bởi chúng lấy mất đi thời gian quý báo mà bạn đã dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này, hãy suy nghĩ về những địa điểm mà bạn hay lui tới để học tập – làm việc, và xem thử đâu là nơi khiến bạn tập trung nhiều nhất, một số người thích làm việc theo nhóm vì điều đó tạo động lực cho họ, nhưng cũng có người cảm thấy mất tập trung nếu xung quanh mình có quá nhiều người.
3. Tập thể dục sau khi hoàn thành công việc: những bài tập thể dục ngắn trong 10’ có thể sẽ giúp bạn lấy lại sự tập trung, thư giãn đầu óc cũng như gân cốt để tạo năng lượng cho công việc tiếp theo trong thời khoá biểu của mình. Nếu được, sau khi kết thúc một việc nào đó, hãy dành cho mình khoảng 10 phút cho những bài tập thể dục đơn giản.
4. Kiểm tra, đánh giá lại thời khoá biểu của mình: Vì bạn mới bắt đầu tập cách quản lý thời gian qua thời khoá biểu nên chắc chắn sẽ có đôi chỗ sai sót hay thiếu hiệu quả. Vì vậy, hãy thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá thời gian cũng như hiệu quả của các hoạt động đã làm, và đề ra những phương án khắc phục phù hợp để có một thời khoá biểu khoa học hơn, thích hợp hơn.
2 sai lầm thường gặp trong kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng sống này, bạn cần khắc phục 2 sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian.
Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân: Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng.
Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm: Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số” … Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.
Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình.