Khi việc quản lý thủ công không còn được phổ biến và mang lại hiệu quả tối ưu nữa, nhiều cơ sở giáo dục – đào tạo bắt đầu quá trình chuyển đổi số, đi tìm công cụ mới. Trong số nhiều những công cụ thịnh hành hiện nay, phần mềm quản lý nhà trường SMAS được sử dụng nhiều nhất bởi một loạt các tính năng và ưu điểm. Thế nhưng, nhà trường đã thực sự tận dụng tối đa những ưu điểm đó hay chưa? Còn những gì mà cơ sở đào tạo có thể chưa có cơ hội tìm hiểu tường tận về SMAS? Cùng VnResource tìm hiểu nhé!
Tổng quan về phần mềm
SMAS là viết tắt của “School Management and Administration System”, tức là Hệ thống Quản lý Nhà trường do Tập đoàn Công nghệ Viễn thông Quân đội Viettel tạo ra. Đây là một phần mềm quản lý được thiết kế và phát triển đặc biệt như một cuốn sổ liên lạc giữa các trường học và học sinh.
SMAS cung cấp các tính năng như quản lý học sinh, quản lý lớp học, quản lý điểm danh và xếp loại, quản lý học phí, quản lý kỷ luật và vi phạm, giao tiếp và thông báo, giúp trường học nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên, học sinh và phụ huynh trong quá trình hợp tác và giao tiếp với nhau.
Các tính năng nổi bật của SMAS
Phần mềm quản lý nhà trường SMAS có nhiều tính năng nổi bật giúp các trường học tổ chức và quản lý hoạt động một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng đáng chú ý của SMAS:
- Quản lý học sinh: SMAS cho phép nhà trường kiểm soát chi tiết thông tin cá nhân, tiến trình học tập, kết quả đánh giá của học sinh. Từ đó, dễ dàng quản lý, đánh giá, xếp loại hạnh kiểm hay danh hiệu thi đua.
- Quản lý giáo viên: Giáo viên có thể sử dụng các công cụ có sẵn trên phần mềm để lập kế hoạch và tổ chức lớp học một cách dễ dàng. Các thao tác có thể thực hiện bao gồm điểm danh, ghi chú, đánh giá kết quả, chia sẻ tài liệu và nhiệm vụ, tạo ra một môi trường trực tuyến tương tác giữa giáo viên và học sinh.
- Quản lý các kỳ thi: SMAS cũng hỗ trợ sắp xếp lịch dạy, phòng thi, số báo danh, lên lịch cho các kỳ thi một cách nhanh chóng và tiện lợi. Chỉ một vài thao tác, giáo viên có thể dễ dàng truy cập, cập nhật các thông tin về các kỳ thi từ nhỏ đến lớn.
- Quản lý tra cứu điểm thi: Phụ huynh, học sinh cũng có thể nhận được thông báo mới, điểm thi chi tiết được hệ thống tự động gửi qua email. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ phụ huynh tra cứu điểm thi của con em mình ngay trên web và app.
Các tính năng của SMAS không chỉ giúp tăng cường sự tương tác và quản lý trong nhà trường, mà còn tạo ra một môi trường học tập hiệu quả và tối ưu cho học sinh, phụ huynh
Lợi ích của SMAS
- Đối với nhà trường
Khi sử dụng SMAS, nhà trường có thể dễ dàng tối ưu hóa và tăng độ chính xác cho quy trình quản lý. SMAS hỗ trợ tự động hóa quy trình, như nhập liệu thông tin học sinh, quản lý lớp học, điểm danh, quản lý điểm số và học phí, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên quản lý và giáo viên. Việc tự động tính toán điểm số, báo cáo kết quả học tập, quản lý học phí và thông tin cá nhân giúp tránh nhầm lẫn và sai sót do việc làm thủ công.
- Đối với giáo viên
SMAS cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường, giáo viên, học sinh và phụ huynh giao tiếp thuận lợi, nhanh chóng thông qua các công cụ trên phần mềm. Giáo viên có thể gửi thông báo, tin nhắn, và chia sẻ tài liệu với học sinh và phụ huynh qua hệ thống, giúp cải thiện tương tác và tăng hứng thú của học sinh.
- Đối với phụ huynh, học sinh
Với SMAS, phụ huynh có thể theo dõi sát sao tiến trình học tập, kết quả đánh giá, điểm danh và thông báo từ trường học. Từ đó, phụ huynh có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến bộ của con em. Không chỉ vậy, học sinh cũng nhận được một môi trường học tập tốt hơn khi luôn được hỗ trợ kịp thời các thắc mắc trong học tập.
Nhìn chung, SMAS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả của quy trình quản lý, tạo ra được một môi trường giảng dạy và học tập an toàn cho cả nhà trường, giáo viên, phụ huynh và học sinh.
Nhược điểm của SMAS
Phần mềm nào cũng có mặt ưu và khuyết điểm và SMAS cũng vậy, tuy không nhiều nhưng lại ảnh hưởng khá lớn đến trải nghiệm của giáo viên và học viên, không đảm bảo được tiết học năng suất, hiệu quả hoàn toàn.
- Nhược điểm đầu tiên được nhiều người dùng báo cáo đó là trải nghiệm các tính năng không đem lại hiệu quả như mong đợi. Tuy phụ thuộc vào thiết bị, công cụ được dùng để truy cập nhưng rất nhiều báo cáo cho rằng hệ thống khởi động khá chậm và còn gặp khá nhiều lỗi trong khi lưu trữ dữ liệu. Chỉ cần lượng truy cập lớn, nhiều giáo viên đăng nhập thì hệ thống sẽ dễ dàng bị lỗi.
- Ngoài ra, vì phần mềm vẫn chưa được phổ biến nên việc đồng bộ thông tin, hồ sơ học sinh trên hệ thống vẫn còn bất cập, đòi hỏi các học sinh phải chuẩn bị sẵn hồ sơ giấy. Việc ứng dụng hệ thống vào giảng dạy đòi hỏi phải có sự đào tạo kỹ lưỡng cho giáo viên, cán bộ quản lý cũng như sự đổi mới trong phương pháp giảng dạy.
Không chỉ với SMAS, các nhược điểm trên cũng có mặt ở hầu hết các hệ thống đào tạo hiện nay. Đây được xem là một bước cản trở lớn trong việc ứng dụng, đổi mới và nâng cao chất lượng giáo dục tại Việt Nam.
Giải pháp khắc phục hiệu quả
- Đối với lỗi quá tải server:
Có rất nhiều cách để phòng ngừa và khắc phục lỗi quá tải nhưng các cách phổ biến có thể kể đến đó là mở rộng bộ nhớ đệm (cache), sử dụng auto scaling, các tên miền và server khác nhau, nâng cấp phần cứng, xây dựng hệ thống máy chủ lớn,… Nếu vẫn không thể giải quyết hãy thử nhờ đến sự trợ giúp của một bên thứ ba hay nhà cung cấp phần mềm.
- Đối với bất cập trong đào tạo:
Để khắc phục bất cập này đòi hỏi nhà cung cấp phải luôn hỗ trợ kịp thời, có kế hoạch đào tạo, huấn luyện, đánh giá hợp lý cho các giáo viên, cán bộ quản lý. Ngoài ra, nhà trường cũng có thể tạo nhóm hỗ trợ kỹ thuật bao gồm bên cung cấp và giáo viên để giúp đỡ các giáo viên kịp thời khi bị lỗi.
* Đặc biệt: Nhà trường hay các cơ sở, đơn vị giáo dục cũng có thể tham khảo qua phần mềm VnResource EBM Pro – phần mềm quản lý nhà trường hàng đầu trên thị trường hiện nay. Với kinh nghiệm triển khai 18 năm cho các cơ sở lớn nhỏ như OceanEdu, Hướng nghiệp Á Âu, trung tâm KTDC,… phần mềm có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng lên đến hơn 1000 users. Việc chạy chậm, bị lỗi hay quá tải không còn là vấn đề lớn nữa.
Không chỉ vậy, VnResource EBM Pro còn cam kết SLA < 4h và hệ thống Support Center cùng đội ngũ hỗ trợ luôn nhiệt tình, sẵn sàng trợ giúp khách hàng ở mọi vấn đề. Các yếu tố về đào tạo giáo viên hay các key users đều được lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ. Từ đó, giúp cho tất cả giáo viên, cán bộ đều có thể tiếp cận và làm việc với hệ thống dễ dàng hơn.
Có thể thấy, việc khắc phục lỗi không phải là khó nhưng khá là phức tạp vì đòi hỏi cơ sở đào tạo phải xác định đúng lỗi và yêu cầu nhà cung cấp có sự hỗ trợ kịp thời. Tuy nhiên với SMAS, các lỗi quá tải hay đào tạo vẫn chưa được khắc phục hoàn toàn hay có hướng giải quyết hợp lý.
Kết luận:
Qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu chi tiết về các khía cạnh của phần mềm quản lý nhà trường SMAS, từ ưu đến khuyết điểm. Để khai thác tối đa tiềm năng của SMAS, các trường học cần giải quyết được những thách thức như lưu lượng truy cập quá lớn, bất cập trong việc đồng bộ thông tin và đào tạo giáo viên. Hoặc cũng có thể lựa chọn tham khảo phần mềm VnResource EBM Pro để nâng cao chất lượng trải nghiệm cho giáo viên, phụ huynh và học sinh.