Chuyển đổi nhân sự ( HR Transformation) hiện là một những chủ để nhận được nhiều sự quan tâm nhất của ngành nhân sự.
Vào thời điểm thị trường lao động đang ngày càng “ thu hẹp”, việc xây dựng chiến lược quản lý nhân tài trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với sự phát triển bền vững của tổ chức. Hơn bao giờ hết, doanh nghiệp đang kỳ vọng vào bộ phận nhân sự – để đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả dựa trên quản lý nguồn nhân lực.
Đây quả thực là một sự thay đổi lớn về vai trò của bộ phận nhân sự – từ một phòng ban thuần chức năng thành một đối tác chiến lược trong quá trình xây dựng và hiện thức hóa các mục tiêu kinh doanh. Nói cách khác, các công ty đang mong đợi bộ phận nhân sự sẽ đóng góp nhiều giá trị hơn.
Chuyển đổi nhân sự – HR Transformation là gì?
Chuyển đổi nhân sự là quá trình thiết kế lại toàn diện chức năng phòng nhân sự. Về cơ bản, đó là việc thay đổi chức năng cốt lõi của bộ phận nhân sự – nhằm phản ánh và hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp và các mục tiêu chiến lược đề ra.
Nếu như trong thập niên 90, chuyển đổi số về nhân sự có xu hướng tập trung vào việc tối đa hóa hiệu suất và giảm chi phí, thì ngày nay, trọng tâm của chuyển đổi nhân sự tập trung vào việc nâng cao sự đóng góp của đội ngũ nhân viên đối với mục tiêu của tổ chức.
Vì sao cần chuyển đổi nhân sự?
Công tác quản lý nhân sự hậu đại dịch Covid – 19 đã và đang đặt ra những thách thức vô cùng lớn với các giám đốc nhân sự. Hơn bao giờ hết, cấp lãnh đạo ý thức sâu sắc tầm quan trọng của nguồn vốn nhân lực – để có thể giành được lợi thế cạnh tranh trên thị trường, nuôi dưỡng sự ủng hộ của khách hàng cũng như nhân viên, phục vụ cho mục tiêu phát triển lâu dài.
“ Cơ hội luôn có trong thách thức”. Chính thực trạng trên đây đặt ra yêu cầu đẩy nhanh quá trình chuyển đổi nhân sự để giúp doanh nghiệp có thể:
- Năm bắt thực tế, chiến lược con người là cốt lõi của tương lai tổ chức
- Nâng cao năng lực giải quyết các vấn đề về con người, biết nắm bắt cơ hội mới một cách nhanh chóng, xây dựng một môi trường làm việc truyền cảm hứng cho mọi người và gia tăng giá trị doanh nghiệp.
Các chức năng nhân sự có xu hướng chuyển sâu theo chiều dọc. Để giúp doanh nghiệp thích ứng và chuyển đổi, bộ phận nhân sự phải phát triển theo chiều ngang, trở thành đối tác thực sự doanh nghiệp, nhường lại kết quả kiểm soát và đồng sở hữu với các bên liên quan khác.
HR Transformation – Thay đổi là tất yếu
Phòng nhân sự – từ nay trở về sau – có vai trò giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng và tạo ra các nguồn doanh thu mới .
Sau đây là 3 lý do chính cho việc thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đối số nhân sự:
- Thay đổi nhân khẩu học. Lực lượng lao động ngày nay đã trở thành đa dạng hơn – với sự tồn tại song song của nhiều thế hệ, từ millennials đến những người lớn tuổi. Đứng trước thực tế này, phòng nhân sự cần nghiên cứu xây dựng các chính sách và hệ thống linh hoạt, hỗ trợ chuyển giao kiến thức đào tạo lại người lao động cũ,…
- Thay đổi nhanh chóng về mô hình kinh doanh. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động không ngừng, mọi thành viên cần được tạo điều kiện làm việc nhóm dễ dàng. Các nhà quản lý phải xây dựng và định hình lại đội ngũ một cách nhanh chóng. Những nhân viên tài năng nếu không đạt được phát huy thế mạnh và học hỏi thêm thì quả thực là một sự lãng phí – thậm chí, họ có thể quyết định ra đi.
- Công nghệ minh bạch. Ngày nay, mọi người đều mong đợi các hệ thống hoạt động trơn tru, dễ sử dụng. Một hệ thống quản lý nhân sự cũ kỹ, lạc hậu sẽ không thể giúp doanh nghiệp thuyết phục nhân viên sử dụng.
HR Transformation – Thay đổi chiến lược về chức năng của phòng nhân sự
Trong tương lai, bộ phận nhân sự sẽ phát triển theo chiều ngang – hoạt động như một cơ quan điều hành tích hợp, nhằm đảm bảo rằng tất cả các quyết định quan trọng đều được đưa ra dựa trên con người và năng lực của tổ chức, thay vì hoạt động như một bộ phận chuyên môn độc lập. ( theo Danny Ferron – chuyên gia tư vấn phát triển con người tại EY)
Chuyển đổi nhân sự là một quá trình rất phức tạp, Nhiều doanh nghiệp có quan niệm sai lầm về công tác này – khi chỉ tập trung triển khai công nghệ nhân sự và tăng cường trao đổi giữa phòng ban nhân sự với cấp lãnh đạo. Mặc dù cả hai đều là yếu tố then chốt trong quá trình chuyển đổi nguồn nhân lực, nhưng như vậy là chưa đủ để đạt được thành công cho quá trình này.
Chuyển đổi nhân sự đích thực là khi doanh nghiệp định vị phòng nhân sự như một đối tác kinh doanh trong tổ chức – nhằm đảm bảo tất cả các chiến lược liên quan đến con người đều phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Để đạt được mục tiêu tích hợp trên, các cấp lãnh đạo chịu trách nhiệm xúc tiến quá trình chuyển đổi nhân sự phải đảm bảo mọi hoạt động được xây dựng dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu, điều này đòi hỏi các giám đốc điều hành phải xóa nhòa ranh giới giữa họ và lãnh đạo bộ phận – sẵn sàng trao đổi thông tin để tạo ra một mạng lưới các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, cùng chia sẻ giá trị. Ở mức độ chuyển đối này, bộ phận nhân sự đóng vai trò tư vấn chiến lược về mục tiêu kinh doanh cho tổ chức.
Các ví dụ cụ thể về giá trị mà bộ phận nhân sự có thể mang lại doanh nghiệp bao gồm:
- Tư vấn về những gì đang xảy ra trong thế giới kinh doanh
- Tư vấn về việc liệu công ty có đủ nguồn lực nhân tài để chuyển đổi sang các ngành nghề hoặc lĩnh vực mới được đề xuất hay không
- Cung cấp thông tin chi tiết cho phía doanh nghiệp về cách thức công việc nên được tổ chức ( trực tiếp hoặc từ xa) và liệu một số công việc nhất định nên được thực hiện bởi máy móc hay con người.
Để đạt được mức độ trên đây, đòi hỏi các nhà lãnh đoạn nhân sự và quản lý cấp cao phải lên kế hoạch rất tỉ mỉ. Khi xây dựng chiến lược chuyển đổi nhân sự, những yếu tố kể trên có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công của quá trình chuyển đổi.
Mục tiêu của chuyển đổi nhân sự ngày này
- Mang lại trải nghiệm việc làm ở cấp độ người tiêu dùng
- Giảm thiểu những công việc thủ công và hành chính cho nhân sự, quản lý và nhân viên
- Hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời, dựa trên dữ liệu
- Cải thiện tính bảo mật cho các thông tin nguồn nhân lực
- Tuân thủ tính bảo mật cho các thông tin nguồn nhân lực
- Đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu nhân tài của tổ chức
- Thúc đẩy sự hợp tác và năng suất trong nội bộ tổ chức và bộ phận nhân sự
Để đáp ứng những mục tiêu trên, phòng nhân sự cần áp dụng các công nghệ nhân sự mới, tiêu chuẩn hóa các quy trình nhân sự – dựa trên các phương pháp thực hành tốt nhất trong nội bộ và ngành, xác định các cột mốc sự nghiệp quan trọng phù hợp với nhu cầu của nhân viên, sửa đổi cấu trúc chức năng nhân sự, đồng thời phát triển các kỹ năng quản lý, phân tích và tư vấn của các nhân viên nhân sự.
Lộ trình chuyển đổi nhân sự
Để thực hiện chuyển đổi, bộ phận nhân sự cần tập trung nâng cao trải nghiệm của nhân viên, loại bỏ các rào cản ngăn trở họ phát huy hết tiềm năng của mình. Mọi công việc phải thống nhất với hoạt động kinh doanh – góp phần thúc đẩy phong cách quản lý nuôi dưỡng và phát triển tiềm năng của nguồn nhân lực.
Sau đây là những nội dung chính HR cần quan tâm trong quá trình này:
- Quan điểm lấy nhân tài làm trung tâm. Bạn cần gì nơi đội ngũ nhân viên của mình? Nhân sự có thể giúp tổ chức mang đến trải nghiệm giúp giữ chân nhân viên và nuôi dưỡng nhân tài không?
- Các công cụ và quy trình hợp tác. Mọi thành viên cần có cơ hội làm việc qua nhiều chức năng và lĩnh vực – để đáp ứng yêu cầu đổi mới. Cơ cấu doanh nghiệp cần phải được xây dựng dựa trên nền tảng các công cụ hợp tác – thay vì chia nhỏ thành những hệ thống riêng biệt.
- Giao tiếp nhanh chóng. Nhân viên mong đợi nhận được phản hồi nhanh chóng và tận tâm từ người sử dụng lao động.
- Kiến thức quản lý. Giá trị của HR năm ở khả năng cung cấp thông tin, phân tích và lời khuyên – giúp định hình quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
5 Bí quyết chuyển đổi nhân sự thành công
Chuyển đổi nhân sự là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn. Đó là một sự thay đổi lớn đối với doanh nghiệp và nhân viên của bạn. Để đảm bảo thành công cho quá trình này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch và chuẩn bị cho những thay đổi trước khi thực hiện.
1. Chú ý đến yếu tố con người trong quá trình chuyển đổi
Con người là yếu tố thành công then chốt. Nếu không có sự tham gia của tất cả thành viên trong toàn bộ tổ chức, mọi nỗ lực sẽ đều mang đến thất bại. Nhưng để nhân viên của bạn chấp nhận một sự thay đổi lớn như vậy sẽ không phải là điều dễ dàng bởi vì xu hướng chung của con người là chống lại sự thay đổi
Để mọi người cảm thấy thoải mái hơn với vai trò mới mà HR sẽ đảm nhận tại công ty, hãy áp dụng phương pháp lấy con người làm trung tâm trong quá trình lập kế hoạch. Tiếp cận sự chuyển đổi từ quan điểm của con người – để bạn hiểu rõ hơn về cách không chỉ hướng dẫn họ vượt qua sự thay đổi mà còn đảm bảo nhận được sự ủng hộ của họ.
Để đạt được điều đó, hãy đặt câu hỏi với nhân viên của bạn, giải quyết các mối quan tâm và thu nhận phải hồi của họ. Quan trọng nhất, hãy minh bạch trong suốt quá trình này. Giải thích tại sao, khi nào, điều gì đang thay đổi và như thế nào. Khi đó, nhân viên của bạn sẽ có động cơ tham gia vào quá trình HR Transformation – sẵn sàng thay đổi tư duy của họ để thích ứng với sự thay đổi.
2. Đảm bảo sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo
Thành công của HR Transformation bắt đầu từ cấp cao nhất. Hoạt động chuyển đổi nhân sự phải được phụ trách bởi đội ngũ quản lý cấp cao. Doanh nghiệp không chỉ cần đảm bảo sự hỗ trợ của các cấp mà còn phải đào tạo những nhà lãnh đạo này thành những quan quân cho sự thay đổi. Là những người ủng hộ quy trình này, các giám đốc điều hành có nhiệm vụ làm gương và hướng dẫn mọi người đón nhận nền văn hóa nhân sự mới.
Để thực hiện được mục tiêu này, cấp giám đốc điều hành phải được tham gia vào quy trình ngay từ đầu. Chuyển đổi nhân sự thành công đòi hỏi sự hợp tác giữa các nhà lãnh đạo trong toàn công ty. Đưa ra ý kiến đóng góp, lắng nghe góp ý và trả lời các câu hỏi. Khi làm như vậy, bạn sẽ đảm bảo được sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao nhất cho quá trình chuyển đổi.
3. Áp dụng công nghệ phù hợp
Sử dụng công nghệ một cách chiến lược cũng là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi nhân sự. Không nên nhắm mục tiêu chuyển đổi số làm thước đo xác định thành công duy nhất. Việc triển khai công nghệ nên được coi là phương tiện để hiện thực hóa vai trò chiến lược cho HR trong công ty.
Cần cẩn thận xem xét phần mềm nào sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chuyển đổi của mình. Các công cụ phù hợp sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và phải thực hiện được những công việc sau:
- Tự động hóa và hợp lý hóa tất cả các quy trình dữ liệu thủ công
- Giảm thời gian quy trình tuyển dụng xuống gần bằng 0, giảm bớt thời gian cho các buổi phỏng vấn
- Sử dụng AI để tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên và nhân viên
- Cho phép bộ phận nhân sự tuân theo các mục tiêu hòa nhập và đa dạng
- Tuyển đúng người đúng việc
4. Lập kế hoạch chuyển đổi nhân sự
Sai lầm lớn nhất của nhiều doanh nghiệp là không lập ra một kế hoạch chiến lược để chuyển đổi vai trò của bộ phận nhân sự.
Một chiến lược HR Transformation toàn diện cần bao gồm những hạng mục sau:
- Mục tiêu cho việc chuyển đổi, bao gồm cả bộ phận nhân sự và các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Điều này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có hiểu biết đầy đủ về nhu cầu của công ty.
- Danh sách các bên liên quan và vai trò của họ trong quá trình. Danh sách này bao gồm những người cấp trên, nhóm nhân sự và những người từ các bộ phận khác có thông tin chi tiết để giúp xây dựng chiến lược và điều hướng việc chuyển đổi.
- Kế hoạch truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan, bao gồm những thông tin cần phổ biến và phương pháp thực hiện.
- Hướng dẫn từng bước cho quá trình chuyển đổi, bao gồm các công cụ quy trình cho từng bên liên quan phù hợp trong từng bước.
- Các chỉ số thành công có thể đo lường được dựa trên mục tiêu đề ra.
5. Chuyển đổi dựa trên cơ sở dữ liệu
Cũng như với bất kỳ thay đổi lớn nào trong tổ chức, dữ liệu cần phải đóng vai trò “ Kim chỉ nam” dẫn đường trong suốt quá trình chuyển đổi nhân sự. Bộ phận nhân sự cần có quyền truy cập với hệ thống dữ liệu về nguồn nhân lực – từ nhân khẩu học, kỹ năng, kết quả dự án và đào tạo lực lượng lao động, dữ liệu quản trị hiệu suất,… Tất cả các nguồn dữ liệu này cung cấp thông tin quan trọng về khía cạnh nhân tài của doanh nghiệp.
Khi dữ liệu trên được kết hợp với các nguồn dữ liệu tổ chức chiến lược khác nhau, doanh nghiệp sẽ có thể xác định các cơ hội chuyển đổi – cũng như đo lường tác động của những nỗ lực đó. Đây chính là chìa khóa để tận dụng sức mạnh của phân tích và đảm bảo thành công – lấy dữ liệu nhân sự để thúc đẩy kết quả kinh doanh ngoài nhân sự.
Chuyển đổi nguồn nhân lực không còn là điều mà chỉ những công ty lớn mới làm. Tích hợp chiến lược nhân tài vào chiến lược tổng thể đã trở thành một yếu tố thiết yếu trong phát triển doanh nghiệp ở mọi quy mô – nhằm nuôi dưỡng nguồn vốn nhân tài chất lượng cao, trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh hiện nay. Hành trình chuyển đổi của mỗi công ty tuy khác nhau, nhưng kết quả cuối cùng – sự kết hợp nhân tài vào các quyết định kinh doanh – là hoàn toàn như nhau.
Kết
Chuyển đổi nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể về tiền bạc và thời gian. Quá trình này thay đổi không chỉ cách HR vận hành – mà còn cả về phương thức nhân viên, quản lý và lãnh đạo thực hiện công việc của họ và tiếp cận các dịch vụ HR. Do đó, thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc cấp quản lý chuẩn bị cho sự thay đổi ngay từ đầu như thế nào.
Thay đổi vừa là thách đồng thời cũng là cơ hội để tổ chức nhân sự vượt lên dẫn đầu. Là đơn vị hàng đầu trong mảng cung cấp phần mềm quản lý nhân sự. VnResource tự hào với gần 20 năm tạo nên sự thay đổi trong quản lý nhân sự cho hàng trăm doanh nghiệp vừa và lớn trên thị trường. Liên hệ nhận demo hoàn toàn miễn phí: 0914.004.800