Trở lại những năm 70 và 80 của thế kỷ 20, các tổ chức của Nhật Bản đã được cho là hiệu quả nhất, và giáo sư về quản lý, ông William Ouchi cho rằng các tổ chức phương Tây có thể học hỏi từ đối tác Nhật Bản. Ông đã giới thiệu học thuyết Z – một mô hình kết hợp những điểm tốt trong thực hành quản lý ở phương Đông và phương Tây. Từ mô hình này, các doanh nghiệp Nhật đã đạt được năng suất lao động cao ở người lao động và sự trung thành cao của họ đối với công ty. Các nhà quản trị Nhật cho rằng trong thực tế không có con người lao động nào hoàn toàn có bản chất như thuyết X và thuyết Y nêu lên. Điều mà Mc. Gregor coi là bản chất chỉ có thể là thái độ lao động của con người và thái độ lao động đó tuỳ thuộc vào thái độ và cách thức họ được đối xử trong thực tế.
Qua kinh nghiệm thành công của các công ty Nhật Bản, mọi người lao động đều có thể làm việc một cách hăng hái, nhiệt tình nếu họ được tham gia vào các quyết định quản trị và được công ty quan tâm đến các nhu cầu của họ. Đó chính là tinh thần của thuyết Z.
1 Giới thiệu thuyết Z
Ouchi đã viết về học thuyết Z trong cuốn sách năm 1981 của mình, sau khi tiến hành các nghiên cứu và thiết kế giúp các công ty Mỹ cạnh tranh với các doanh nghiệp Nhật Bản. Trong học thuyết này, ông đã kết hợp những triết lý quản lý của Nhật Bản, và triết lý quản lý truyền thống của Mỹ.
Theo Ouchi, những lợi ích của việc sử dụng học thuyết Z bao gồm: giảm tỷ lệ nhân viên bỏ việc, tăng cam kết gắn bó của họ, nâng cao tinh thần và sự hài lòng đối với công việc, tăng năng suất.
Ông lập luận rằng một tổ chức cần thực hiện các bước sau:
• Xây dựng văn hóa: Các triết lý công ty và văn hóa cần được hiểu và thực hiện bởi tất cả các nhân viên, và nhân viên cần tin tưởng vào công việc họ đang làm.
• Đảm bảo cung cấp việc làm ổn định và lâu dài: Các tổ chức và quản lý cần có biện pháp và chương trình tại chỗ để phát triển nhân viên. Hợp đồng việc làm thường dài hạn, và có tính chất ổn định và đo lường được. Điều này dẫn đến sự trung thành của nhân viên.
• Sự đồng thuận trong các quyết định: Các nhân viên được khuyến khích tham gia vào các quyết định của tổ chức.
• Nhân viên hiểu về mục tiêu chung: Bởi vì nhân viên có trách nhiệm lớn hơn trong việc đưa ra quyết định, và hiểu tất cả các khía cạnh của tổ chức, họ sẽ có “cái nhìn lớn”. Tuy nhiên, chú ý rằng các nhân viên vẫn còn có mong muôn về nghề nghiệp chuyên môn cá nhân.
• Đảm bảo sự thoải mái và phúc lợi cho người lao động: Các tổ chức hiện sự quan tâm chân thành đối với sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên và gia đình của họ. Thiết kế những biện pháp và chương trình tại chỗ để giúp nuôi dưỡng hạnh phúc.
• Kiểm soát chính thức với những biện pháp chính thức: Nhân viên được trao quyền để thực hiện các nhiệm vụ theo cách mà họ thấy phù hợp, và quản lý là khá rảnh tay. Tuy nhiên, tổ chức cần chính thức hóa các biện pháp thực hiện trong công tác đánh giá chất lượng công việc và hiệu suất.
• Trách nhiệm cá nhân: Tổ chức công nhận sự đóng góp của các cá nhân, nhưng phải xem xét kết quả này trong bối cảnh hoạt động của một nhóm xác định.
2 So sánh với các mô hình khác
So sánh thuyết Z với thuyết X và thuyết Y:
Khi so sánh các học thuyết quản trị, ta thấy chúng giống nhau ở chỗ: các học thuyết này đều xoay quanh việc điều chỉnh hành vi con người, lấy con người là trọng tâm của mọi học thuyết. Mỗi học thuyết đều cố gắng phân tích để “nhìn rõ” bản chất con người và đưa ra những phương pháp điều chỉnh phù hợp. Các học thuyết còn giống nhau ở điểm là cố gắng tạo ra sự công bằng trong đánh giá, xử phạt, bằng các hệ thống chính sách khen, thưởng, kỷ luật của mình.
Học thuyết X nói rằng tất cả các nhân viên vốn không thích làm việc. Họ phải được “dụ dỗ” để làm việc, và cần giám sát ở mọi cấp độ. Như bạn có thể tưởng tượng, tổ chức thuyết X là nặng nề trong quản lý và nhà quản lý rất “nặng đầu”.
Thuyết Y cung cấp một cái nhìn nhân đạo hơn trong quản lý. Nó nói rằng các nhân viên xem công việc như là một phần của cuộc sống. Họ sử dụng sự sáng tạo của họ để giải quyết vấn đề, tìm ra trách nhiệm và nhiệm vụ mới.
Học thuyết Z đôi khi được coi là một sự “pha trộn” của hai mô hình này, và nghiêng nhiều hơn về phía học thuyết Y, vì nó tập trung vào dài hạn và đề xuất bảo đảm ổn định trong công việc, điều khiển không chính thức, và một mối quan tâm sâu sắc đối với hạnh phúc và phúc lợi của người lao động.
3 Áp dụng thuyết Z
Áp dụng tất cả các nguyên tắc của thuyết Z có thể là không thực tế, tuy nhiên, có một số lợi ích từ học thuyết này:
3.1 Văn hóa doanh nghiệp
Tổ chức theo thuyết Z có một văn hóa doanh nghiệp mạnh, giúp tạo ra lòng trung thành và một ý thức về bản sắc trong các thành viên trong nhóm, điều này đặt ra câu hỏi về văn hóa doanh nghiệp tại tổ chức của bạn. Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn biết và hiểu về văn hóa tổ chức và dành nhiều thời gian thảo luận về nền văn hóa này với nhóm của bạn.
3.2 Phát triển nhân viên và việc làm trong dài hạn
Cần xây dựng các chương trình phát triển tại chỗ để giúp nhân viên học hỏi và phát triển chuyên nghiệp; Khám phá tình hình phát triển hiện tại của nhóm; Giúp mọi người của bạn phát triển bằng cách đặt họ trong các chương trình huấn luyện hoặc tư vấn; Lập kế hoạch để xác định, phát triển, và giữ người tài năng nhất.
3.3 Duy trì trạng thái tinh thần tích cực và quan tâm đến phúc lợi của người lao động
Nhân viên của bạn cảm thấy tích cực? Họ đang được đảm nhận những trọng trách phù hợp nhất để tài năng đặc biệt của họ phát triển? Là một nhà lãnh đạo, hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm đang hạnh phúc và hào hứng làm việc.
• Tìm hiểu những gì thúc đẩy và khiến các thành viên trong nhóm tích cực hoạt động, để phân công công việc có hiệu quả.
• Chế độ khen ngợi và thưởng phù hợp và công bằng. Chế độ lương kích thích.
• Áp dụng kỹ thuật quản lý căng thẳng giúp nhân viên giảm bớt áp lực trong công việc, không bị kiệt sức khi làm việc.
• Có thể xem xét lịch làm việc linh hoạt, hoặc thời gian nghỉ thêm như một phần thưởng cho hiệu suất tốt.
• Nó cũng quan trọng để tạo một môi trường làm việc vui vẻ và không gian làm việc tươi mới
3.4 Tạo đồng thuận trong các quyết định
Nó không phải là luôn luôn thực tế để cho phép tất cả nhân viên tham gia trong quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, hãy khuyến khích nhân viên tự tin giải quyết những vấn đề trong phạm vi công việc của họ và chủ động ra quyết định của riêng mình. Sẵn sàng hướng dẫn họ đi đúng hướng nếu họ cần sự giúp đỡ.
Tránh quản lý quá chặt chẽ nếu có thể, và cởi mở với tất cả mọi người trong nhóm của bạn về những quyết định mà bạn, và tổ chức của bạn, sẽ hiện thực hóa.
3.5 Trách nhiệm cá nhân của nhà lãnh đạo và nhân viên
Hãy chắc chắn rằng bạn đang là nhà lãnh đạo gương mẫu: chịu trách nhiệm về những gì bạn làm, đặc biệt là khi bạn thực hiện một sai lầm thì khiêm tốn là vô cùng quan trọng ở đây.
Tạo một không khí cởi mở và chấp nhận trong nhóm của bạn, và khuyến khích mọi người hướng tới hành động, thừa nhận những sai lầm của họ, và cố gắng để thành công. Sự cởi mở và tin tưởng này sẽ xây dựng lòng trung thành và trách nhiệm cá nhân trong mỗi nhân viên.
Tóm tắt
Thuyết Z ban đầu được tạo ra bởi Giáo sư William Ouchi trong đầu những năm 1980. Đó là một sự pha trộn triết lý quản lý của phương Đông và phương Tây.
Thuyết Z cho rằng các tổ chức cần kết hợp các yếu tố sau đây để tạo ra một lực lượng lao động hạnh phúc, có năng suất, và trung thành:
• Triết lý công ty và văn hóa doanh nghiệp
• Phát triển nhân viên và đảm bảo công việc ổn định trong dài hạn
• Tạo đồng thuận trong quá trình đưa ra quyết định.
• Nhân viên hướng tới mục tiêu chung và bức tranh lớn.
• Quan tâm tới tinh thần làm việc và phúc lợi của người lao động.
• Kiểm soát thông qua các biện pháp chính thức.
• Trách nhiệm cá nhân của nhà quản lý và nhân viên
Là không thực tế khi sử dụng tất cả các yếu tố của học thuyết. Tuy nhiên, vẫn có nhiều chiến lược hữu ích mà bạn có thể sử dụng để tăng hiệu suất của đội
Mỗi học thuyết, bao gồm cả học thuyết Z đều có chỗ hay lẫn chỗ còn thiếu sót. Tuy nhiên, do quản trị là một nghệ thuật, không thể cứng nhắc nên việc kết hợp các học thuyết trên là hoàn toàn có thể và hiệu quả đến đâu là còn tùy thuộc vào thực tế doanh nghiệp và kỹ năng mỗi nhà quản trị. Việc tìm hiểu các phong cách quản trị cũng cho nhà quản trị biết cách chọn cho mình quan điểm quản trị phù hợp với khu vực quản trị. Đây là điều rất quan trọng với nhà quản trị toàn cầu.