Hầu hết mọi người đều làm việc kém hiệu quả là vì bị mất tập trung. Theo một nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc mà có việc khác xen vào như ai đó nhờ làm hộ, check mail hoặc nghe điện thoại… thì cần ít nhất 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính. Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự mệt mỏi khi làm việc dài nhiều giờ, bởi kỷ luật bản thân… Tham khảo và cố gắng tuân thủ theo phương pháp Pomodoro (Cà chua), bạn có thể hoàn thành công việc của 1 ngày trong 1 giờ!
Phương pháp Cà chua hay còn gọi là phương pháp Pomodoro (Pomodoro Technical), được tạo bởi Francesco Cirilo – CEO của một công ty phần mềm người Ý vào những năm 90. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, đồng thời có thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.
Nguồn gốc của phương pháp Pomodoro
Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là quả cà chua. Phương pháp này được lấy cảm hứng từ việc Francesco sử dụng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian. Vào thời gian đó, khi còn là sinh viên, ông nhận thấy sự tập trung thường giảm mạnh sau một khoảng thoài gian và rất khó để tập trung vào các bài học. Sau đó, ông đưa ra phương pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, thường là 25 phút/phiên và gọi phương pháp này là Pomodoro. Các phiên làm việc ngắn được gọi là các Pomodori (số nhiều của Pomodoro).
Chính nhờ sự đơn giản và dễ áp dụng, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất năm 2013 bởi độc giả của tờ tạp chí Lifehack, gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.
Làm thế nào để bạn có thể hoàn thành cả núi công việc? Hãy chia chúng thành những phần nhỏ, dễ quản lý và có thời gian nghỉ ngơi ở giữa. Đây là điều mà kỹ thuật Pomodoro làm được. Kỹ thuật này rất phù hợp với các doanh nhân, đặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp cả cho những người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, vai trò ở cùng một thời điểm.
Cách thức hoạt động của Pomodoro
Đây là phương pháp đòi hỏi sự tập trung cao độ – 25 phút mỗi lần, có thể tùy theo công việc của từng người nhưng 15 phút là chuẩn mực. Mỗi phiên làm việc 15 phút được gọi là Pomodoro. Sau mỗi phiên Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc. Và sau mỗi 4 Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.
5 bước cần tuân thủ theo phương pháp Pomodoro
1. Quyết định công việc cần hoàn thành.
2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (truyền thống là 25 phút/Pomodoro).
3. Làm việc tập trung làm việc đó cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.
4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
5. Sau mỗi 4 Pomodoro được đánh dấu, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.
Nguyên tắc khi áp dụng phương pháp Pomodoro
1. Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodori sẽ được tính lại từ đầu. Không có ½ hay 2/3 Pomodoro
2. Chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian
3. Nếu công việc đó xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa lại công việc cho đến khi hết Pomodoro.
Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.
Jerry Pascua, một lập trình viên phần mềm chia sẻ Pomodoro giúp anh ta giảm sự mệt mỏi về tinh thần: “Dù công việc có lớn hay nhỏ, bạn đều dành một khoảng thời gian xác định để làm. Thời gian nghỉ bạn có thể tạm nghỉ hoặc nghĩ nhanh về những điều mình sẽ làm trong bước tiếp theo. Mục tiêu là tập trung cao độ toàn bộ thời gian, dẫn đến năng suất tốt hơn. Ví dụ, xử lý một nhiệm vụ lớn mà tôi biết sẽ mất nhiều giờ mới hoàn thành, sử dụng kỹ thuật này cho phép tôi sử dụng thời gian nghỉ để xem xét nhanh chóng tiến độ công việc”.
Paul Ignacio, Giám đốc sáng tạo tại một trong những agency lớn nhất Philippines cho biết: “Khi bạn tập trung làm một việc trong thời gian dài, rất khó có thể phân chia thời gian. Bạn chỉ nghỉ khi cảm thấy mình muốn nghỉ ngơi. Nhưng khi có cấu trúc như Pomodoro chẳng hạn, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung và việc nghỉ ngơi cũng thú vị hơn. Kỹ thuật này cũng giúp bạn đẩy một số việc ra sau như trả lời tin nhắn hay lướt Facebook mà chẳng hề bị phân tâm”.
Nguồn: iHCM tổng hợp