Nhân viên của bạn đang sử dụng thời gian thiếu hiệu quả, gây ảnh hưởng tới năng suất làm việc? Đừng quá lo lắng, với 3 phương pháp dưới đây, bạn hoàn toàn có thể chặn đứng tình trạng này.
Cân bằng giữa cuộc sống và công việc? Cụm từ này dường như không hề tồn tại đối với lực lượng lao động của kỷ nguyên mới. Theo một báo cáo của Gallup, tuần làm việc 40 giờ tiêu chuẩn đang trở thành ảo vọng xa xỉ trong đội ngũ nhân công. Thậm chí, ¼ trong số được khảo sát thừa nhận rằng họ đang dành ra tới 50 giờ/ tuần cho công việc.
Bất chấp số giờ làm khủng khiếp, nhiều nhân viên vẫn thừa nhận họ không đạt được hiệu quả công việc như mong muốn. Họ thắc mắc và đôi khi là chán nản với bản thân khi gặp phải tình huống này. Vậy nguyên nhân là do đâu?
Về bản chất, kết quả của công việc không phụ thuộc vào số thời gian bạn bỏ ra, mà là cách bạn sử dụng chúng như thế nào. Một cá nhân với khả năng quản lý thời gian đúng đắn có thể rút ngắn thời lượng làm việc mà vẫn đạt hiệu quả cao hơn nhiều so với những người còn lại.
Với tư cách là một nhà quản lý, hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc và cân bằng cuộc sống chính là một trong những tác vụ lớn nhất của bạn. Hãy tham khảo ngay những bí quyết tối ưu thời gian dưới đây để giúp đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời đòi lại những giây phút nghỉ ngơi quý báu ngay hôm nay.
Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả những điều nhỏ nhặt nhất
Một trong phương pháp hữu hiệu nhất để bạn có thể giúp nhân viên của mình quản lý thời gian hiệu quả là dạy họ cách ghi lại lịch trình và lên kế hoạch cho công việc cá nhân.
Mọi hoạt động, từ quan trọng như hội họp hay gặp mặt khách hàng, hay nhỏ bé hơn, như trả lời email hay viết báo cáo công việc, đều cần phải được triệt để lưu trữ lại. Những lịch trình được ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn đánh giá được thời gian làm việc của mình trong một ngày, rằng liệu bạn đang hoạt động có hiệu quả hay không. Bản ghi chép này cũng sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho các công việc của mình được chính xác hơn trong những lần kế tiếp, hoàn hảo định lượng số thời gian và công sức mình cần bỏ ra.
Với tác vụ lên kế hoạch làm việc, bạn có thể hướng dẫn nhân viên của mình học tập theo phương pháp ma trận Eisenhower của cố tổng thống Mỹ: Thay vì lên kế hoạch và gắng sức giải quyết tất cả khối lượng công việc trong cùng một lần, hãy luôn sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng. Trong đó bao gồm:
Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng
Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp
Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Nhiệm vụ phải được loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng
Sơ đồ ma trận Eisenhower giúp lập kế hoạch làm việc hiệu quả
Trong thực tế, rất khó để bạn có thể loại bỏ những nhiệm vụ đang làm lãng phí thời gian nếu một cá nhân không theo dõi được sát sao công việc của mình. Bởi vậy, việc kết hợp giữa hai hình thức ghi chép lịch trình và lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn không chỉ tối ưu được thời gian của bản thân mà còn là cả những công việc mình đang đảm nhận, ưu tiên những tác vụ có nhiều ý nghĩa và lược bỏ phần không thực sự đem lại kết quả.
Chia nhỏ công việc và tập trung cao độ trong thời gian ngắn
Việc bị “bội thực” công việc và loay hoay giải quyết chúng trong hoảng loạn là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian hàng đầu của nhân viên nơi công sở. Nếu đội ngũ của bạn đang gặp phải vấn đề tương tự, hãy thử nghiệm ngay phương pháp Pomodoro dưới đây.
Pomodoro, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980, là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên lý hoạt động cơ bản của Pomodoro là việc chia các công việc lớn, cồng kềnh thành các phần nhỏ, dễ giải quyết hơn trong một khoảng thời gian xác định. Cụ thể, chúng gồm 5 bước:
- Bước 1: Lựa chọn công cần làm
- Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian để làm các phần công việc đã chia, thông thường là 25 phút/ phần (mỗi 25 phút này được gọi là một phiên làm việc Pomodoro)
- Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong vòng 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt tay vào làm phần công việc tiếp theo
- Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn 5 phút, là một phiên nghỉ dài từ 15 đến 30 phút
Tối ưu thời gian làm việc bằng phương pháp Pomodoro
Để đảm bảo áp dụng phương pháp này có hiệu quả, bạn cần phải tuân thủ 4 nguyên tắc Pomodoro sau:
- Nguyên tắc 1: Một phiên làm việc Pomodoro khi bị gián đoạn sẽ được tính lại từ đầu. Phiên làm việc này không thể được chia thành các phần nhỏ hơn, như ½ hay ⅓ Pomodoro.
- Nguyên tắc 2: Chỉ tập trung làm 1 phần công việc duy nhất trong một phiên Pomodoro đã định.
- Nguyên tắc 3: Nếu hoàn thành công việc xong trước khi phiên Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa thành quả.
- Nguyên tắc 4: Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, hoặc thư giãn bằng những hoạt động đơn giản, không cần sử dụng tư duy nhiều, như đi dạo hay nghe nhạc,… Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
Không chỉ với nhân viên, ngay cả người làm công tác quản lý như bạn cũng có thể ứng dụng phương pháp Pomodoro để tối ưu thời gian làm việc. Cùng sự phát triển của công nghệ, hiện nay đã có những ứng dụng, như Be Focused, giúp người dùng tự động hóa tất cả các bước triển khai Pomodoro. Vậy nên, đừng quá hoảng loạn khi bạn cảm thấy mình có quá ít thời gian để xử lý đống công việc chồng chất. Thử nghiệm Pomodoro sẽ giúp bạn giải quyết nỗi lo này trong chốc lát!
Đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân
Thú thật đi, bạn vẫn tiếp tục phản hồi lại tất cả tin nhắn và email công việc sau giờ làm đúng không? Và tất nhiên, nhân viên của bạn cũng vậy. Chính sự hữu dụng của công nghệ là thủ phạm khiến chúng ta mất đi sự riêng tư cần thiết này. Theo một nghiên cứu gần đây, một nhân viên trung bình dành 4,1 giờ để kiểm tra và phản hồi mỗi ngày, tức là hơn một nửa số giờ làm việc chính thức chỉ dành việc này.
Tất nhiên, việc phản hồi tất cả những thông tin nhận được ngay lập tức là thể hiện sự chuyên nghiệp trong cung cách làm việc, tuy nhiên, nếu để chúng thâm dụng quá nhiều thời gian của bản thân thì lại là chuyện khác.
Harvard Business Review phát hiện ra rằng những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính có nguy cơ bị kiệt sức (về cả thể chất và tinh thần) nhiều hơn đáng kể so với những đồng nghiệp của họ. Càng lấn sâu vào công việc vào cuối ngày, họ càng dễ uể oải, mất tập trung và gặp khó khăn trong các hoạt động vào ngày kế tiếp. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến sự sụt giảm hiệu suất làm việc then chốt không chỉ của cá nhân mà còn là cả đội nhóm.
Để hạn chế tình trạng này, hãy khuyến cáo nhân viên của bạn thiết lập những ranh giới thời gian cụ thể cho bản thân: Khi làm việc, họ cần tập trung cao độ và cố gắng hết sức mình. Nhưng khi đã hết giờ hành chính, hãy tạm thời tránh xa công tác nghiệp vụ và dành cho mình những khoảng không gian tĩnh để cân bằng giữa công việc bộn bề và cuộc sống thường nhật. Điều này có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý của nhân viên, góp phần đẩy lùi tình trạng kiệt quệ tinh thần thường thấy ở họ sau những chuỗi ngày làm việc căng thẳng.
Tạm kết
Tận dụng được nguồn tài nguyên thời gian chính là điểm mấu chốt tách biệt những người thành công và phần còn lại. Để phát triển và đào tạo nhân viên hiệu quả, cũng như tạo đòn bẩy giúp doanh nghiệp phát triển trong tương lai, một nhà quản lý cần phải có nhiệm vụ giúp đỡ nhân viên tối ưu hóa thời gian làm việc cá nhân. Hi vọng, với 3 phương pháp đơn giản trên đây, bạn có thể nhanh chóng áp dụng và chuyển tải lại thông điệp quan trọng này tới đội nhóm của mình.
Nguồn: Resources base
