Các bộ phận và phòng ban hỗ trợ ( Kế Toán – IT- Hành Chính – Nhân Sự – Mua Sắm- Pháp Lý ) thông thường gặp nhiều khó khăn trong công tác đánh giá nhân sự cuối năm vì kết quả không rõ ràng và cụ thể như phòng kinh doanh. Bài viết sau chia xẻ một số chỉ tiêu đánh giá giúp cho công tác đánh giá hiệu quả hơn tại công ty. Các chuyên viên nhân sự có thể dựa vào các chỉ tiêu này nhằm triển khai những chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho phòng ban mang tính chất hỗ trợ.
01-Thực hiện thành công các “dự án”: Các phòng hỗ trợ luôn luôn có các “ dự án “ phải hoàn thành theo yêu cầu kinh doanh. Ví dụ quyết toán thuế hàng năm, xây dựng hệ thống email trong công ty, thực hiện đào tạo nhân viên bán hàng tại Đà Nẵng. Các “ dự án “ này có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể trong năm. Chất lượng của các “ dự án” đóng vai trò quyết định trong đánh giá hiệu quả phòng ban hỗ trợ. Các “ dự án “ có thể đánh giá qua tiêu chí thời gian hoàn thành, chất lượng dự án, chi phí thực hiện và chất lượng dịch vụ hỗ trợ các phòng ban khác.
02-Số lượng vấn đề phát sinh nổi trội trong năm: Rất khó lượng hóa công tác thực hiện trong năm của bộ phận hỗ trợ. Đánh giá có thể sử dụng số lượng lỗi hoặc vấn đề phát sinh trong cả quá trình hoạt động trong năm của phòng ban hỗ trợ. Nếu trong năm không có những lỗi trầm trọng hoặc số lượng lỗi xẩy ra do khách quan bên ngoài, phòng ban hỗ trợ được đánh giá là tốt. Điểm số đánh giá của phòng ban hỗ trợ sẽ tỷ lệ nghịch với số lượng lỗi và vấn đề phát sinh.
03-Dịch vụ phục vụ khách hàng nội bộ: Chất lượng dịch vụ cho khách hàng nội bộ là tiêu chí quan trọng đánh giá phòng ban hỗ trợ. Tiếng nói nhận xét và góp ý của các khách hàng nội bộ sẽ là yếu tố quyết định điểm số đánh giá. Tuy nhiên phòng ban hỗ trợ là “ Làm Dâu Trăm Họ “ vì vậy đánh giá cuối năm cần khách quan và tỉnh táo xác định rõ những mặt tích cực và chưa tốt từ những ý kiến đóng góp của khách hàng nội bộ.
04-Xây dựng và hoàn thiện quy trình chuyên môn: Các phòng ban hỗ trợ thường có liên quan tới hầu hết các phòng ban khác. Vì vậy, công tác xây dựng quy trình chuyên môn tại các phòng ban hỗ trợ rất quan trọng. Các quy trình chuyên môn hợp lý sẽ giúp các phòng ban khác hoạt động hiệu quả và tăng năng suất.
05-Sử dụng nguồn lực công ty: Phòng ban hỗ trợ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận tuy nhiên các phòng ban này gián tiếp tác động mức độ lợi nhuận công ty nếu như họ sử dụng hiệu quả các nguồn lực như chi phí và nhân lực. Chỉ tiêu sử dụng hiệu quả nguồn lực công ty giao cho cũng là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá phòng ban hỗ trợ
06-Tuân thủ qui trình: Yếu tố tuân thủ quy trình và hạn chế các rủi ro là yếu tố đánh giá cho các phòng ban hỗ trợ. Tuân thủ quy trình áp dụng cho mọi phòng ban, tuy nhiên tại các phòng ban hỗ trợ, yếu tố này quan trọng và nổi trội hơn.
07-Xử lý thông tin: Phòng ban hỗ trợ có trách nhiệm quản lý, thu thập và xử lý các thông tin hỗ trợ các phòng ban khác. Chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý thông tin chiếm vai trò quan trọng tại các phòng ban như kế toán , IT. Câu hỏi đặt ra trong phần đánh giá cuối năm đó là các phòng ban hỗ trợ có cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời gian cho các phòng ban khác hay không.
08-Tư vấn và hỗ trợ các phòng ban khác: Phòng ban hỗ trợ cần thực hiện tốt các công tác tư vấn nhằm giúp các phòng ban khác thực hiện tốt các công việc của họ. Phòng nhân sự cần phải chủ động thực hiện công tác đào tạo đánh giá cho các trưởng phòng chức năng. Phòng kế toán cần thực hiện chương trình hướng dẫn và áp dụng các biện pháp giảm rủi ro khi khách hàng thanh toán cho các nhân viên kinh doanh.
09-Nâng cao năng lực chuyên môn: Đảm bảo năng lực chuyên môn là yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng đầu ra và đáp ứng các nhu cầu của phòng ban khác. Chỉ tiêu đánh giá phát triển năng lực chuyên môn cần phải được cụ thể hóa như bao nhiên nhân viên được đào tạo thêm, bằng cấp chứng chỉ v/v.
Chín nhóm chỉ tiêu nói trên sẽ tạo một khung đánh giá đầy đủ và hoàn thiện công tác tại các phòng ban hỗ trợ. Áp dụng chín nhóm chỉ tiêu nói trên sẽ đánh giá chính xác, công bằng và mang tính động viên cho các phòng ban hỗ trợ. Các chuyên viên nhân sự có thể dựa vào khung chỉ tiêu nói trên và triển khai cụ thể xuống các phòng ban. Hơn thế nữa, các chuyên viên nhân sự có thể sử dụng tài liệu này để giúp các phòng ban hỗ trợ tự nhận thức và xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá phòng ban mình. Một bộ chỉ tiêu tự xây dựng cho chính mình sẽ được mức độ chấp nhận nhiều hơn từ các phòng ban.
Theo Vũ Tuấn Anh – Giám Đốc Điều Hành Viện Quản Lý Việt Nam