Phát triển hay thụt lùi của doanh nghiệp phụ thuốc rất nhiều vào việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực. Mà hiệu quả của chiến lược nguồn nhân lực lại phụ thuộc rất nhiều vào quy trình quản lý Nhân sự của công ty. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các 9 bước cơ bản của quy trình quản lý nhân sự mà nhà quản trị nhân sự không thể bỏ qua.
Quy trình quản lý Nhân sự là gì?
Thuật ngữ quản trị nguồn nhân lực (HR management) không chỉ dừng lại ở công tác tuyển dụng nhân tài mới, nhưng còn bao hàm trong đó nhiều hoạt động khác nữa. Mỗi loại hình doanh nghiệp cụ thể sẽ xây dựng quy trình này theo phương pháp riêng biệt. Nhìn chung, các bước chính trong quy trình quản lý Nhân sự của doanh nghiệp có thể kể đến như:
– Hoạch định nguồn nhân lực (Tuyển dụng, Lựa chọn, Thuê, Đào tạo, Giới thiệu, Định hướng, Đánh giá, Thăng chức và Sa thải).
– Quản lý tiền lương và phúc lợi của nhân viên.
– Quản lý Hiệu suất (https://hrmblog.vnresource.vn/nghe-nhan-su-cong-viec-nhan-su-phai-la-lam-gi/ ) (Performance Management).
– Quan hệ nhân viên (Employee Relations).
– v.v…
Mục đích quy trình quản lý Nhân sự
Quản trị nguồn nhân lực là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Việc không có quy trình chuẩn hóa sẽ gây rất nhiều khó khăn cho nhà quản trị Nhân sự, dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả và thiếu nhất quán.
Ngược lại, với một quy trình nguồn nhân lực chi tiết doanh nghiệp sẽ có thể đạt được những mục tiêu sau:
- Giảm bớt sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên và nhà quản trị Nhân sự
- Cải thiện thời gian và chất lượng phải hội của Nhân sự đối với các yêu cầu của nhân viên
- Tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp
Cùng với sự phát triển của xã hội, xu hướng mới của doanh nghiệp là “ tự động hóa” quy trình quản lý Nhân sự – thông qua các công cụ biểu mẫu, trực quan hóa ( biểu đồ, tài liệu hỗ trợ) hoặc phần mềm quản lý nhân sự.
9 bước trong quy trình quản lý Nhân sự nhà quản trị Nhân sự không thể bỏ qua
1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực ( HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Giai đoạn này bao gồm việc tính toán nguồn Nhân sự hiện tại, nguồn Nhân sự cần trong tương lai, dự báo nhu cầu Nhân sự và xu hướng trong tương lai, nơi cung ứng nguồn lực,… từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp.
Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu nhà quản trị Nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài hạn, ngắn hạn với mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tại của doanh nghiệp.
2. Tuyển dụng
Sau khi đã hoạch định được dữ liệu thiếu đủ về nhân sự. Bộ phận Nhân sự thực hiện công tác tuyển dụng cần thiết cho doanh nghiệp.
Tuyển dụng là hoạt động tìm kiếm, thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn, yêu cầu của công việc tại doanh nghiệp đưa ra. Quá trình này bắt đầu từ bước lên kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng, phương pháp tiếp cận, sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn trực tiếp, đánh giá và chọn đối tượng phù hợp.
Trên cơ sở đó, phòng Nhân sự sẽ đăng thông tin lên các trang tuyển dụng, đồng thời xây dựng kịch bản phỏng vấn và chế độ lương thưởng phù hợp, góp phần thu hút và giữ chân các ứng viên tài năng nhất.
3. Giới thiệu nhân viên mới
Sau khi phỏng vấn tuyển dụng, bước tiếp theo trong quy trình quản lý Nhân sự đó là việc giới thiệu nhân viên mới. Công việc này giúp nhân viên mới có thể nhanh chóng hòa nhập vào môi trường công việc tại doanh nghiệp, đồng thời giúp xây dựng sự hỗ trợ, gắn kết giữa các nhân viên. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được đào tạo về vai trò, kỳ vọng hiệu suất và cung cấp các tài nguyên cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc tại vị trí công việc.
Theo một nghiên của của SHRM, quy trình giới thiệu nhân viên mới hiệu quả giúp nhân viên mới gắn kết trong 3 năm liền lên đến 69%. Để đảm bảo hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng các lớp đào tạo nội bộ nhằm nâng cao tay nghề và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới.
4. Xây dựng mối quan hệ với nhân viên
Mục đích của việc xây dựng mới quan hệ nhân viên là giúp đội ngũ nhân viên cảm thấy hài lòng trong công việc, gắn bó và trung thành với công ty hơn, từ đó giảm bớt các chi phí tuyển dụng, đào tạo mới. Một số hoạt động xây dựng mới quan hệ như: khảo sát nhu cầu đội ngũ nhân lực để nắm được mức độ gắn kết, các yêu cầu, mong muốn của đội ngũ nhân viên, các yếu tố cần cải thiện của doanh nghiệp, doanh nghiệp đồng thời có thể xây dựng các hoạt động nội bộ để gia tăng thêm khả năng gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp.
5. Lương thưởng và phúc lợi
Lương thưởng và phúc lợi được đánh giá là yếu tố tiên quyết trong việc giữ chân nguồn nhân tài của doanh nghiệp. Một chính sách lương và phúc lợi toàn diện không chỉ dừng lại ở mức lương, mà phải hoàn thiện đến các yếu tố như: chăm sóc sức khỏe, hưu trí, chính sách nghỉ, quà tặng lễ, tết, chính sách thai sản, bảo hiểm, hưu trí, thương hiệu suất,….các nhà quản trị Nhân sự cần có sự cân nhắc giữa các yếu tố có của doanh nghiệp và yếu tố cần của người lao động để từ đó đưa ra các chính sách lương thưởng, phúc lợi phù hợp.
6. Quản lý nghỉ phép
Nghỉ phép là nhu cầu cơ bản của mỗi cá nhân người lao động nhằm đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Vai trò của nhà quản trị Nhân sự là theo dõi, cân nhắc các thời gian nghỉ phép để có sự bố trí, điều chỉnh công việc phù hợp để tránh tình trạng gián đoạn công việc, giảm tiến độ phát triển của công ty.
Việc đáp ứng tốt nhu cầu này của nhân viên cũng là điều kiện để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp, vững chắc với người lao động, khiến họ hài lòng và tận tâm với công việc.
7. Quản lý hiệu suất làm việc
Quản lý hiệu suất là quá trình đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên từ đó đề xuất phương pháp giúp nhân viên cải thiện, hoặc có sự điều chỉnh, bố trí phù hợp với năng lực của nhân viên. Các hoạt động này thường được đánh giá theo tháng, quý, năm. Với nhà quản trị Nhân sự ở giai đoạn này cần có sự đánh giá công tư phân minh để đảm bảo đánh giá chính xác năng lực, hiệu suất làm việc của từng cá nhân nhân viên để có thể đưa ra các chính sách phù hợp trong tương lai.
8. Đảm bảo tuân thủ các quy định
Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu riêng mà người lao động cần phải tuân thủ. Một bước không kém phần quan trọng trong quy trình quản lý Nhân sự là đảm bảo mọi cá nhân tuân thủ các quy định chung của doanh nghiệp. Để làm được điều này doanh nghiệp cần đưa ra bản quy định chung có sự động thuận nhất định của nhân viên. Truyền thông, hướng dẫn đến từng phòng ban, cũng như đưa ra các chính sách khen thưởng, xử phạt tương ứng.
9. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự. Một nền văn hóa công sở vững mạnh, trong đó mọi cá nhân sẽ ý thức rõ giá trị cốt lõi và tinh thần doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng để duy trì sự gắn kết với cống hiến của nhân viên đối với mục tiêu chung, đồng thời khi các ứng viên ứng tuyển vào một doanh nghiệp họ sẽ luôn quan tâm đến tinh thần văn hóa doanh nghiệp có thực sự phù hợp với bản thân hay không. Chính vì vậy việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp rõ ràng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các nhân lực phù hợp, tạo ra môi trường hòa nhập, đoàn kết vững mạnh cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhìn chung
Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò chiến lược trong việc đảm bảo thành bài của doanh nghiệp. Việc xây dựng và áp dụng một quy trình quản trị Nhân sự chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm thiểu các khoản chi phí vận hành, cải thiện tương tác nội bộ, tinh thần tự hào doanh nghiệp, gắn kết doanh nghiệp từ đó nuôi dưỡng lòng trung thành, cống hiến cho doanh nghiệp. Để đạt được kết quả này, nhà quản trị Nhân sự cần trang bị các công cụ ( phần mềm quản lý nhân sự) và các kỹ năng cần thiết để có thể các ứng các yêu cầu của các bước trong quy trình kể trên.
Một số bài viết tham khảo:
[Nghệ thuật nhân sự #1] Làm thế nào để xây dựng thương hiệu tuyển dụng thành công?
[Nghệ thuật nhân sự #2] 6 cách để doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc hạnh phúc