Vai trò của thông tin trong lãnh đạo quản lý được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy rằng những người công nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ. Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần. Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đòi hỏi họ phải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn. Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dành khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64%. Một số nhà quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lời nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ít nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện.
Định nghĩa về thông tin
Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi con người cùng làm việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một số định nghĩa thường gặp:
- Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó.
- Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định.
Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó.
Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin
Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được.
Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.
Thông tin càng cần thiết càng quý giá.
Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.
Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:
– Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin.
– Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận.
– Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một.
– Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.
Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có hiệu quả nhất cho mình.
XEM THÊM: NGƯỜI LÃNH ĐẠO CẦN HIỂU 5 NGUYÊN TẮC NÀY, ĐỂ TRÁNH TRỞ THÀNH ” LÃO SẾP” KHÓ ƯA
Vai trò của thông tin trong lãnh đạo quản lý
Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao. Chính vì thế mà ngày nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò hết sức quan trọng của thông tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:
1. Vai trò của thông tin trong việc ra quyết định
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:
- Thông tin giúp người đưa ra quyết định hiểu rõ hơn về tình hình và môi trường kinh doanh. Các thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, xu hướng kinh doanh, pháp luật,…. giúp họ có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh và đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình thị trường.
- Đưa ra quyết định có thể phân tích và đánh giá các tùy chọn và hậu quả của chúng. Điều này giúp họ đưa ra quyết định chính xác và giảm thiểu rủi ro.
- Kiểm soát và quản lý hiệu quả hoạt động của công ty. Dữ liệu về sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự, khách hàng,… giúp họ phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty để đưa ra các quyết định cải tiến và tối ưu hóa hoạt động.
- Đưa ra các quyết định phương án nhanh chóng và chính xác. Thông tin được thu thập và xử lý nhanh chóng giúp họ có thể đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình thị trường và tối ưu hóa hoạt động của công ty.
2. Vai trò của thông tin trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò vô cùng quan trọng. Thông tin đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ lãnh đạo và quản lý trong việc hiểu và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Nhận thức rõ vấn đề đang diễn ra. Việc hiểu đúng tình hình thực tế là điều rất quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn.
- Thông tin cung cấp cho người lãnh đạo các dữ liệu cần thiết để phân tích và đưa ra các phương án giải quyết vấn đề. Từ đó, các quyết định có thể được đưa ra một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả và nhanh chóng. Các quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác.
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc. Nhờ có thông tin, người lãnh đạo có thể phát hiện ra các lỗi và điều chỉnh lại hướng đi của công ty một cách kịp thời.
- Kiểm soát các hoạt động của công ty. Thông qua việc thu thập, phân tích và đánh giá thông tin, người lãnh đạo có thể đưa ra các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng các hoạt động của công ty đang được thực hiện đúng cách và đạt được hiệu quả cao nhất.
3. Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro
Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp, phòng ngừa rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách ổn định và hiệu quả. Trong việc phòng ngừa rủi ro, thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trên các phương diện sau:
- Phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra. Thông qua việc thu thập, phân tích và đánh giá thông tin, người quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Dự báo các tình huống có thể xảy ra trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị và đưa ra các phương án phòng ngừa rủi ro trước khi chúng xảy ra.
- Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro. Các phương án này được xây dựng dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác, giúp cho doanh nghiệp có thể tăng cường sự chuẩn bị và ứng phó khi các rủi ro xảy ra.
