Trong thời đại số hiện nay, các giao dịch, các thao tác đang dần được số hóa hoàn toàn và chữ ký cũng vậy. Hiện nay, chữ ký số đang dần thay chữ ký truyền thống của cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Vậy chữ ký số là gì? Lợi ích của chữ số trong thời đại hiện nay như thế nào? Cùng VnResource tìm hiểu bài viết dưới đây:
I. Tổng quan về chữ ký số
Khái niệm chữ ký số là gì?
Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và chữ ký điện tử (Token), quy định:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số (Token) là thiết bị được mã hóa chứa toàn bộ thông tin và dữ liệu của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chữ ký số này có giá trị tương đương chữ ký tay và được sử dụng để thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử.
Cấu tạo
Chữ ký số được thiết lập dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi đơn vị kinh doanh khi sử dụng chữ ký số sẽ được cung cấp một cặp khóa gồm khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key).
- Khóa bí mật (private key): Là thành phần không thể thiếu trong cặp khóa khi tạo. Khóa bí mật thuộc hệ thống mã hóa không đối xứng.
- Khóa công khai (public key): Là thành phần không thể thiếu trong cặp khóa khi kiểm tra. Khóa công khai thuộc hệ thống mã hóa công khai và được tạo nên bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
- Người ký: Chủ thể của thuê bao sẽ dùng khóa bí mật đã được cung cấp để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên mình.
- Người nhận: Tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân sẽ nhận được thông điệp dữ liệu đã được ký số, sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra lại chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được. Sau đó, mới tiếp tục tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.
- Ký số: Người sử dụng đưa khóa bí mật của mình vào phần mềm tự động tạo, sau đó gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu cần ký.
Chữ ký số đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn cho các giao dịch điện tử, giúp xác thực danh tính của người ký và đảm bảo rằng thông điệp dữ liệu không bị thay đổi kể từ khi ký.
Mô hình hoạt động chữ ký số
- Thông tin của cá nhân và tổ chức được mã hóa và bảo mật bằng khóa cá nhân, trong khi khóa công khai giúp người dùng đăng nhập vào thiết bị máy tính để thực hiện ký số.
- Khi khóa công khai khớp với khóa cá nhân, cá nhân hoặc tổ chức đó có thể tiến hành ký số thông qua thiết bị vật lý gọi là USB Token.
- Người dùng sử dụng USB Token để ký lên các văn bản, tạo ra chữ ký số.
Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
1. USB Token
USB Token là một trong những loại chữ ký số ra đời đầu tiên và hiện đang được sử dụng rộng rãi nhất. Nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng USB Token để ký công văn, hợp đồng và thực hiện các giao dịch hành chính công. Thiết bị này có hình dáng giống như một chiếc USB thông thường. Người dùng cần cài đặt phần mềm ký số trên máy tính, cắm USB vào và đăng nhập bằng mã PIN để sử dụng. Toàn bộ thông tin của tổ chức, doanh nghiệp sẽ được mã hóa trong USB Token. Mỗi đơn vị khi đăng ký sử dụng chữ ký số sẽ có cặp khóa (key pairs) gồm một khóa bí mật (private key) và một khóa công khai (public key).
– Khóa bí mật: bao gồm các thông tin bí mật của khách hàng. Đây là phần khóa tạo ra chữ ký.
– Khóa công khai: phần khóa chứa các thông tin công khai của khách hàng.
USB Token đã và đang được sử dụng vô cùng phổ biến bởi loại chữ ký số này có ưu điểm như sau:
- Khả năng bảo mật cực kỳ cao
- Dễ dàng sử dụng
- Giá thành tốt
- Khả năng lưu trữ lớn, cập nhật nhanh
- Xử lý thông tin với tốc độ cao, có dữ liệu lên tới 32 bit
Tuy nhiên, USB Token vẫn còn tồn tại một số nhược điểm:
- Bắt buộc phải kết nối với máy tính mới có thể thực hiện được các thao tác ký số
- Nếu máy tính xảy ra lỗi, USB Token cũng không thể sử dụng được
- Phụ thuộc vào một token duy nhất, không thể phân quyền người dùng
2. Chữ ký Smartcard
Chữ ký số Smartcard là một dạng chữ ký số sử dụng thẻ thông minh (smartcard) để lưu trữ và thực hiện các chức năng mã hóa và xác thực. Dưới đây là một số đặc điểm và lợi ích của chữ ký Smartcard:
Đặc Điểm
- Bảo mật cao: Thẻ thông minh chứa chip vi xử lý và bộ nhớ an toàn, giúp bảo vệ khóa cá nhân và dữ liệu chữ ký số khỏi bị đánh cắp hoặc giả mạo.
- Di động: Kích thước nhỏ gọn của thẻ thông minh cho phép người dùng dễ dàng mang theo bên mình, giúp thực hiện các giao dịch điện tử mọi lúc, mọi nơi.
- Tích hợp: Smartcard có thể tích hợp với nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy POS, hoặc đầu đọc thẻ thông minh, giúp mở rộng phạm vi sử dụng.
- Tuân thủ tiêu chuẩn: Smartcard thường tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật và chữ ký số, đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy trong các giao dịch điện tử.
Lợi Ích
- Xác thực mạnh: Chữ ký Smartcard cung cấp một phương thức xác thực mạnh mẽ, giúp đảm bảo rằng người ký là người thực sự sở hữu thẻ và khóa cá nhân.
- Chống chối bỏ: Chữ ký Smartcard có tính năng chống chối bỏ, nghĩa là người ký không thể phủ nhận việc đã ký vào tài liệu hoặc giao dịch.
- Bảo mật thông tin: Chữ ký giúp mã hóa dữ liệu, đảm bảo rằng thông tin được truyền tải qua mạng không bị xem trộm hoặc thay đổi.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký Smartcard giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ và thời gian chờ đợi, đồng thời giảm chi phí liên quan đến việc in ấn và vận chuyển tài liệu.
Ứng Dụng
Smartcard được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:
- Giao dịch ngân hàng điện tử: Xác thực và ký kết các giao dịch tài chính.
- Chính phủ điện tử: Ký kết các văn bản, hợp đồng, và thủ tục hành chính trực tuyến.
- Thương mại điện tử: Xác thực và ký kết các hợp đồng mua bán, thanh toán trực tuyến.
- Y tế điện tử: Bảo vệ thông tin y tế và xác thực các giao dịch y tế điện tử.
3. Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là một loại chữ ký số sử dụng các thiết bị phần cứng chuyên dụng để thực hiện các chức năng mã hóa và quản lý khóa mật mã. Dưới đây là một số đặc điểm và lợi ích của HSM:
Đặc Điểm
- Bảo mật cao: HSM cung cấp mức độ bảo mật vượt trội nhờ vào việc lưu trữ và quản lý khóa mật mã trong môi trường phần cứng an toàn. Các khóa cá nhân không bao giờ rời khỏi HSM, giúp ngăn chặn nguy cơ bị đánh cắp hoặc giả mạo.
- Hiệu suất cao: HSM có khả năng xử lý các tác vụ mã hóa và ký số với tốc độ cao, phù hợp cho các ứng dụng yêu cầu xử lý số lượng lớn giao dịch trong thời gian ngắn.
- Quản lý khóa chuyên nghiệp: HSM cung cấp các chức năng quản lý khóa mật mã chuyên nghiệp, bao gồm tạo, lưu trữ, và hủy khóa, đảm bảo an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.
- Chứng nhận tiêu chuẩn: HSM thường được chứng nhận bởi các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế như FIPS 140-2 hoặc Common Criteria, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt.
Lợi Ích
- Bảo vệ dữ liệu: HSM giúp mã hóa và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo rằng thông tin được truyền tải và lưu trữ an toàn.
- Chống chối bỏ: Chữ ký số HSM cung cấp tính năng chống chối bỏ, đảm bảo rằng người ký không thể phủ nhận việc đã ký vào tài liệu hoặc giao dịch.
- Đảm bảo tính toàn vẹn: HSM giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách tạo và xác minh chữ ký số, ngăn chặn việc thay đổi hoặc giả mạo thông tin.
- Tuân thủ quy định: Sử dụng HSM giúp các tổ chức tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật, đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy trong các giao dịch điện tử.
Ứng Dụng
Chữ ký HSM được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:
Ngân hàng và tài chính: Bảo mật các giao dịch tài chính và thông tin khách hàng.
Chính phủ điện tử: Xác thực và ký kết các văn bản, hợp đồng và thủ tục hành chính trực tuyến.
Thương mại điện tử: Bảo mật các giao dịch mua bán và thanh toán trực tuyến.
Y tế điện tử: Bảo vệ thông tin y tế và xác thực các giao dịch y tế điện tử.
Hạ tầng khóa công khai (PKI): Quản lý khóa mật mã và chứng chỉ số cho các ứng dụng bảo mật.
4. Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa là một giải pháp cho phép người dùng ký số các tài liệu và giao dịch điện tử từ bất kỳ đâu mà không cần phải sử dụng các thiết bị phần cứng như USB token hay smartcard. Dưới đây là một số đặc điểm và lợi ích của chữ ký từ xa:
Đặc Điểm
- Tiện lợi và linh hoạt: Người dùng có thể ký số từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối internet. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong việc thực hiện các giao dịch điện tử.
- Không cần phần cứng chuyên dụng: Chữ ký từ xa không yêu cầu người dùng phải sở hữu và mang theo các thiết bị phần cứng như USB token hay smartcard. Thay vào đó, các khóa mật mã được lưu trữ an toàn trên các máy chủ bảo mật.
- Bảo mật cao: Các dịch vụ chữ ký từ xa sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến, bao gồm mã hóa, xác thực hai yếu tố (2FA), và quản lý khóa mật mã chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho các giao dịch.
- Tích hợp dễ dàng: Chữ ký số từ xa có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống và ứng dụng hiện có, giúp mở rộng khả năng và phạm vi sử dụng.
Lợi Ích
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký số từ xa giúp giảm bớt thời gian và chi phí liên quan đến việc in ấn, vận chuyển tài liệu, và quản lý thiết bị phần cứng.
- Tăng cường bảo mật: Chữ ký từ xa cung cấp một phương thức bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu và thông tin khỏi nguy cơ bị đánh cắp hoặc giả mạo.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Khả năng ký số từ xa giúp nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt trong các tình huống làm việc từ xa hoặc khi cần xử lý các giao dịch nhanh chóng.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Chữ ký từ xa đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định về bảo mật và chữ ký số, đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy trong các giao dịch điện tử.
Ứng Dụng
Chữ ký số từ xa được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:
Ngân hàng và tài chính: Xác thực và ký kết các giao dịch tài chính từ xa.
Chính phủ điện tử: Ký kết các văn bản, hợp đồng, và thủ tục hành chính trực tuyến.
Thương mại điện tử: Ký kết hợp đồng mua bán và thanh toán trực tuyến.
Y tế điện tử: Ký kết các tài liệu y tế và bảo vệ thông tin bệnh nhân.
Doanh nghiệp: Ký kết hợp đồng và tài liệu kinh doanh từ xa.
II. Lợi ích chữ ký số
1. Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức
Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn tất các giao dịch và xử lý tài liệu. Thay vì phải in ấn, ký tay, và gửi tài liệu qua bưu điện hoặc phương tiện vận chuyển khác, người dùng có thể ký số tài liệu trực tuyến ngay lập tức. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt công sức liên quan đến việc quản lý và xử lý tài liệu giấy.
Việc ứng dụng chữ ký số trong các quy trình công việc hàng ngày giúp tăng tốc độ xử lý và phê duyệt, đồng thời cho phép các tổ chức và cá nhân hoàn tất giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tình huống cần sự phản hồi nhanh chóng và kịp thời.
2. Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Sử dụng chữ ký số mang lại lợi ích lớn về mặt tiết kiệm chi phí. Thay vì phải in ấn, vận chuyển, và lưu trữ các tài liệu giấy, chữ ký số cho phép thực hiện mọi giao dịch và ký kết tài liệu hoàn toàn trực tuyến. Điều này giúp giảm bớt các chi phí liên quan đến:
- In ấn: Không cần phải in nhiều bản sao của tài liệu.
- Vận chuyển: Giảm thiểu hoặc loại bỏ chi phí gửi tài liệu qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát.
- Lưu trữ: Tiết kiệm không gian và chi phí cho việc lưu trữ tài liệu giấy trong thời gian dài.
- Quản lý: Giảm chi phí quản lý và bảo trì tài liệu giấy, bao gồm việc sắp xếp, tìm kiếm, và bảo vệ tài liệu.
Bằng cách chuyển sang sử dụng chữ ký số, các tổ chức và cá nhân có thể tối ưu hóa quy trình công việc, cắt giảm chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động.
3. Đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối
Chữ ký số sử dụng các công nghệ mã hóa tiên tiến để bảo vệ thông tin và dữ liệu, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và xử lý tài liệu. Các biện pháp bảo mật bao gồm:
Mã hóa dữ liệu: Thông tin được mã hóa để ngăn chặn việc truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
Xác thực mạnh mẽ: Sử dụng các phương pháp xác thực nhiều yếu tố (MFA) để đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể ký và truy cập tài liệu.
Chống giả mạo: Chữ ký giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi giả mạo, đảm bảo rằng tài liệu không bị thay đổi sau khi được ký.
Quản lý khóa bảo mật: Các khóa mật mã được quản lý và bảo vệ an toàn, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể sử dụng để ký số.
Theo dõi và ghi nhật ký: Hệ thống chữ ký số thường có chức năng theo dõi và ghi lại toàn bộ hoạt động ký số, giúp dễ dàng truy xuất nguồn gốc và phát hiện các hành vi bất thường.
Nhờ các biện pháp bảo mật này, chữ ký đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối, giúp bảo vệ dữ liệu và quyền lợi của các bên tham gia trong các giao dịch điện tử. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao như ngân hàng, tài chính, y tế, và chính phủ điện tử.
4. Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch
Chữ ký số có giá trị tương đương với chữ ký tay các nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong tất cả các giao dịch trong môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở giao dịch có giá trị pháp lý tuyệt đối đồng thời khẳng định tính minh bạch của các văn bản/ tài liệu. Khi có vẫn đề tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải chịu trách nhiệm thực thi quyền và nghĩa vụ của mình đối với bất kỳ nội dung/ thông điệp trong tài liệu đã ký bằng chữ ký đó.
5. Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký
Hiện nay, đối với chữ ký bằng tay khả năng giả mạo rất cao và không có độ chính xác tuyệt đối. Đối với chữ ký số thì việc giả mạo gần như bất khả thi.
III. Quy định về chữ ký số cần nắm
Về giá trị pháp lý
Nội dung tại Điều 8, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý như sau:
- Trường hợp các văn bản cần có chữ ký theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số (với điều kiện chữ ký đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
- Trường hợp các văn bản cần được đóng dấu cơ quan tổ chức theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan (với điều kiện chữ ký đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam: Có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Về điều kiện đảm bảo an toàn
Để được pháp luật công nhận giá trị pháp lý thì chữ ký số cần đảm bảo được các điều kiện đảm bảo an toàn được quy định chi tiết tại điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:
- Chữ ký số phải được tạo trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai tương ứng với chứng thư số đó
- Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số và do một trong 4 tổ chức dưới đây:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bị mật sẽ chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Hiểu rõ chữ ký số là gì và các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử dễ dàng, thuận lợi giảm thiểu tối đa các rủi ro khi giao kết đặc biệt là khi giao kết hợp đồng điện tử.
Bài viết trên VnResource có thể giúp người đọc có thêm những thông tin, kiến thức hữu ích để sử dựng chữ ký số một cách an toàn và hiệu quả. Ngoài ra để đọc thêm các thông hữu ích về chuyển đổi số, đào tạo và quản trị nhân sự tại: https://blog.vnresource.vn/
VnResource đơn vị TOP đầu chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số HR Tech & Edu Tech. Sau gần 20 năm phát triển trên thị trường, VnResource đã mang lại hiệu quả vượt trội trong quản trị và phát triển của hàng trăm khách hàng doanh nghiệp như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,… trải nghiệm các giải pháp VnResource ngay hôm nay tại VnResource.vn hoặc hotline: 0914.004.800.
Đọc thêm các bài viết hữu ích khác:
=>> Phần Mềm Quản Trị Nhân Sự: Công Cụ Không Thể Thiếu Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại
=>> Những vấn đề trong quản trị nhân sự mà Doanh nghiệp thường gặp phải
=>> AI trong quản trị nhân sự: 6 cách trí tuệ nhân tạo tác động đến nơi làm việc
