Giải pháp chấm công trên điện thoại ra đời đánh dấu một bước tiến quan trọng trong ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự. Không chỉ giúp các chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên mà còn giảm thiểu những sai sót liên quan đến thủ tục hành chính và chi phí không cần thiết, ví dụ như lắp đặt máy chấm công truyền thống. Đồng thời, việc sử dụng điện thoại di động để chấm công còn mang lại sự thuận tiện và linh hoạt. Cùng VnResource tìm hiểu kỹ hơn về giải pháp này qua bài viết sau nhé.
Phần mềm chấm công trên điện thoại là gì?
Chấm công trên điện thoại là một phần mềm (giải pháp) chấm công hiện đại mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp so với phương pháp truyền thống. Thay vì sử dụng thẻ từ hoặc máy quét mã vạch, nhân viên có thể dễ dàng chấm công chỉ với một chiếc điện thoại di động và ứng dụng phần mềm chấm công. Việc này giúp giảm bớt thủ tục phức tạp và tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và quản lý.
- Đối với nhân viên, việc chấm công trên điện thoại đồng nghĩa với việc họ có thể đăng ký thời gian làm việc một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người phải di chuyển thường xuyên hoặc làm việc từ xa.
- Đối với quản lý, việc sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại mang lại nhiều tiện ích. Họ có thể dễ dàng truy cập vào bảng chấm công, tính toán tiền lương, xử lý yêu cầu từ nhân viên và tạo ra các báo cáo quản lý một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Ngoài ra, phần mềm chấm công trên điện thoại còn cung cấp các tính năng đa dạng như thiết lập lịch làm việc linh hoạt, tích hợp tính lương theo thời gian làm việc thực tế và quy định của công ty, cảnh báo khi nhân viên vắng mặt và thống kê hiệu suất làm việc. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và nâng cao năng suất lao động.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn
Ưu và nhược điểm của phần mềm chấm công trên điện thoại gì
Ưu điểm
- Tiện Lợi: Phần mềm chấm công trên điện thoại mang lại sự tiện lợi cho cả nhân viên và quản lý bằng cách cho phép chấm công từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, giảm bớt thủ tục phức tạp và tiết kiệm thời gian.
- Đa Dạng Tính Năng: Phần mềm này thường được trang bị đầy đủ các tính năng như chấm công trực tuyến, quản lý lịch làm việc, tính toán tiền lương tự động, cảnh báo vắng mặt và báo cáo thống kê, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý dễ dàng.
- Truy Cập Linh Hoạt: Nhân viên có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị di động nào có kết nối internet, giúp họ dễ dàng kiểm tra lịch làm việc và đăng ký thời gian làm việc mọi lúc, mọi nơi.
- Bảo Mật: Phần mềm thường được tích hợp các tính năng bảo mật như xác thực địa lý, xác nhận bằng mã OTP (One-Time Password) để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu chấm công.
- Tích Hợp Dễ Dàng: Phần mềm chấm công trên điện thoại thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống tính lương khác một cách dễ dàng, tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả.
Nhược điểm
- Phụ Thuộc vào Internet: Sự phụ thuộc vào kết nối internet có thể là một rủi ro, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động ở những vùng có tín hiệu internet không ổn định.
- Khả Năng Gây Nhầm Lẫn: Có thể xảy ra trường hợp nhầm lẫn hoặc vi phạm về thời gian làm việc nếu nhân viên không sử dụng phần mềm đúng cách.
- Yêu Cầu Kỹ Năng Công Nghệ: Sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại yêu cầu người dùng phải hiểu và biết sử dụng ứng dụng công nghệ, điều này có thể là một thách thức đối với một số nhân viên không quen thuộc với công nghệ.
- Chi Phí Ban Đầu: Mặc dù có một số phần mềm miễn phí, nhưng những phần mềm có đầy đủ tính năng thường đi kèm với một mức giá không hề nhỏ hoặc các gói dịch vụ trả phí hàng tháng.
- Khả Năng Bảo Mật: Mặc dù phần mềm thường có các tính năng bảo mật nhưng vẫn có nguy cơ mất dữ liệu hoặc vi phạm thông tin cá nhân nếu không được quản lý và sử dụng một cách cẩn thận.
Đọc thêm: Quản lý nhân sự bằng điện thoại đơn giản và hiệu quả
Những doanh nghiệp nào nên triển khai giải pháp chấm công bằng điện thoại?
Giải pháp chấm công trên điện thoại là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp hoạt động đa chi nhánh, có nhân viên di chuyển thường xuyên hoặc làm việc từ xa. Cụ thể, các loại doanh nghiệp sau có thể nhận được nhiều lợi ích từ việc triển khai giải pháp này:
- Các doanh nghiệp xây dựng, sản xuất, hoặc dịch vụ đòi hỏi nhân viên phải thường xuyên di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau để thực hiện công việc, như giám sát công trình, môi giới bất động sản, hoặc quản lý sản xuất nông nghiệp. Giải pháp chấm công bằng điện thoại giúp họ dễ dàng ghi nhận thời gian làm việc mà không cần phải quay về văn phòng.
- Các doanh nghiệp với nhiều chi nhánh, văn phòng phân tán cần tối ưu hóa quy trình chấm công và giảm chi phí cài đặt máy chấm công tại từng địa điểm.
- Các công ty mong muốn đồng bộ hóa dữ liệu chấm công trên một hệ thống quản lý tập trung.
- Các tổ chức mong muốn đơn giản hóa quy trình tính lương bằng cách kết hợp việc chấm công trên điện thoại trực tuyến vào quy trình tính lương tự động.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công trên điện thoại – Xu hướng chấm công tiện lợi thời 4.0
Các tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm chấm công trên điện thoại
Quyết định triển khai giải pháp chấm công trên điện thoại cho doanh nghiệp là một quyết định quan trọng, vì vậy cần cân nhắc thật kỹ lưỡng. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng bạn nên xem xét để đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn đáp ứng được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp:
- Giá cả: Đầu tiên, bạn cần quyết định liệu bạn sẽ chọn một phần mềm chấm công miễn phí hay trả phí. Mặc dù phần mềm miễn phí có thể tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng phần mềm trả phí thường cung cấp nhiều tính năng và dịch vụ hỗ trợ tốt hơn.
- Giao Diện Thân Thiện: Một giao diện thân thiện và dễ sử dụng là một yếu tố quan trọng, đặc biệt nếu nhân viên của bạn không có kinh nghiệm sử dụng công nghệ. Đảm bảo rằng phần mềm có giao diện trực quan và dễ dàng hiểu, giúp giảm thiểu thời gian đào tạo và nhận được sự đón nhận từ nhân viên.
- Tính năng: Xác định các chức năng quan trọng mà doanh nghiệp của bạn cần từ phần mềm chấm công. Điều này có thể bao gồm tính năng chấm công trực tuyến, quản lý lịch làm việc, tính toán tiền lương tự động, cảnh báo vắng mặt và báo cáo thống kê. Đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn cung cấp đầy đủ các tính năng này để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
- Khả Năng Quản Lý Dữ Liệu: Phần mềm cần cung cấp khả năng quản lý và phê duyệt dữ liệu chấm công một cách hiệu quả. Điều này bao gồm khả năng xem xét và phê duyệt thời gian làm việc của nhân viên, xử lý yêu cầu nghỉ phép và tạo ra các báo cáo quản lý chi tiết.
- Dịch Vụ Hỗ Trợ Kỹ Thuật: Cuối cùng, đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn đi kèm với một dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Bao gồm việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại, email hoặc trò chuyện trực tuyến, cùng với các tài liệu hướng dẫn và tài liệu tham khảo để giúp doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Trên đây là một số tiêu chí hỗ trợ bạn lựa chọn phần mềm chấm công trên điện thoại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình, giúp tối ưu hóa quản lý thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất lao động.
Phần mềm chấm công trên điện thoại VnResource HRM Pro
Chấm Công Trực Tuyến qua Ứng Dụng Di Động
Trong thời đại số, nhân viên chỉ cần một chiếc smartphone là đã có thể chấm công ngay. Ứng dụng chấm công trên điện thoại trực tuyến VnResource HRM Pro tích hợp công nghệ nhận diện FaceID cho phép nhân viên chấm công một cách nhanh chóng và chính xác bằng cách chụp ảnh chân dung. Hệ thống cũng được tích hợp GPS và Wifi, tạo điều kiện cho doanh nghiệp khởi tạo các địa điểm chấm công theo GPS và kiểm soát chấm công tại văn phòng qua IP Wifi, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt: Doanh nghiệp có cần sử dụng?
Tạo Địa Điểm Chấm Công Linh Hoạt
Địa điểm chấm công không giới hạn không gian, từ văn phòng đến cửa hàng, từ chi nhánh đến cơ sở làm việc, mang lại sự linh hoạt tối đa cho nhân viên. Đối với nhân viên làm việc tại công ty khách hàng hoặc dự án, hệ thống cung cấp khả năng khởi tạo GPS trên bản đồ, giúp quản lý và chấm công chính xác.
Quản Lý Nghỉ Phép và Ca Làm Việc Online
Hệ thống quản lý và số hóa mọi đơn từ, cho phép gửi và duyệt đơn online, giảm thiểu thời gian và công sức cho cả nhân viên và quản lý. Quá trình quản lý nghỉ phép và ca kíp làm việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhân viên có thể đăng ký ca làm việc và theo dõi chuyên cần cá nhân thông qua ứng dụng.
Tự Động Hóa Bảng Công và Bảng Lương
Bảng công tự động được cập nhật ngay khi nhân viên chấm công, hạn chế những sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu thủ công cuối tháng (File excel, sổ sách..). Bảng lương cũng được tự động hóa, tính toán dựa trên các công thức đã được thiết lập sẵn, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình tính lương.
Hệ Thống Báo Cáo Chấm Công Realtime và Tự Động
Hệ thống cung cấp báo cáo chấm công realtime tại bất cứ nơi nào nhân viên check-in: văn phòng, chi nhánh, công ty khách hàng… Cập nhật dữ liệu chấm công của nhân viên một cách chính xác và kịp thời. Giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và tăng hiệu quả công việc nhất là với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
Với tính năng chấm công trên điện thoại của VnResource HRM Pro, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Liên hệ qua số hotline: 0914.004.800 hoặc truy cập trang web: https://vnresource.vn/ để biết thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn miễn phí.
