Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình làm việc chung để đảm bảo thành công và tăng trưởng, cho dù đó là sản xuất sản phẩm hay xử lý khách hàng, mọi khía cạnh của doanh nghiệp đều có thể tương tác với nhau thông qua các kênh luồng dữ liệu thích hợp. Và phần mềm ERP là công cụ hỗ trợ tốt nhất để làm điều đó. Vậy phần mềm ERP là gì và nó mang lại ưu, nhược điểm như thế nào? Hãy cùng VnResource tìm hiểu kĩ hơn thông qua bài viết dướ dây nhé!
I. Phần mềm ERP là gì?
Định nghĩa
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cung cấp một nền tảng chung để quản lý thông tin và quy trình kinh doanh trong nhiều phòng ban và chức năng khác nhau trong một tổ chức.
Phần mềm ERP kết hợp các ứng dụng và module để quản lý các lĩnh vực như tài chính, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất, quản lý dự án và nhiều lĩnh vực khác. Nó cho phép các phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin, tương tác và làm việc hiệu quả với nhau.
Các loại phần mềm ERP hiện nay
1 .Viết theo yêu cầu hoặc đóng gói
- ERP viết theo yêu cầu: Phần mềm ERP tùy chỉnh được xây dựng bởi công ty phát triển ERP mà bạn đã chọn theo yêu cầu chính xác và phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- ERP đóng gói: Phần mềm ERP đóng gói là phần mềm được phát triển sẵn và cung cấp cho doanh nghiệp dưới dạng một sản phẩm hoàn chỉnh. Phần mềm này thường không thể tùy biến nhiều để tương thích với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
2. On-premises hoặc Cloud-based
- On-premise ERP: Phần mềm ERP được triển khai trên cơ sở hạ tầng và máy chủ của doanh nghiệp, đòi hỏi phải có nguồn lực và quản lý hệ thống trong nội bộ doanh nghiệp.
- Cloud-based ERP: Phần mềm ERP được triển khai trên nền tảng đám mây, do nhà cung cấp dịch vụ xây dựng trên server của họ và người dùng có thể truy cập và sử dụng thông qua trình duyệt web. Điều này cung cấp sự linh hoạt trong truy cập và giảm thiểu nhu cầu về hạ tầng và quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.
3 .Mức độ chung hoặc cụ thể theo ngành:
- ERP ngang ngành (Horizontal ERP): Cung cấp các chức năng và tính năng chung cho các ngành nghề khác nhau, như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng. Ví dụ: SAP ERP, Microsoft Dynamics 365.
- ERP dọc ngành (Vertical ERP): Được tùy chỉnh và phát triển cho các ngành nghề cụ thể, với các chức năng và quy trình quản lý đặc trưng cho ngành đó. Ví dụ: ERP cho ngành sản xuất, ERP cho ngành y tế.
II. Phần mềm quản trị ERP khác gì so với các phần mềm quản lý rời rạc?
Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa phần mềm ERP và các phần mềm quản lý đơn lẻ khác trên thị trường:
| Phần mềm ERP | Các phần mềm quản lý rời rạc | |
| Phạm vi quản lý | Phần mềm quản trị ERP được thiết kế để quản lý toàn bộ quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp, từ tài chính, nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng đến quản lý khách hàng. Nó tập trung vào tích hợp và tối ưu hóa các hoạt động và quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp. | Phần mềm quản lý rời rạc tập trung vào việc quản lý các quy trình và hoạt động cụ thể trong một lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như phần mềm dự án chỉ phục vụ cho quản lý dự án, tương tự với quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý kho. Nó chỉ có thể tập trung vào một khía cạnh cụ thể của hoạt động kinh doanh. |
| Khả năng tích hợp với các tính năng khác trong phần mềm | Phần mềm quản trị ERP được thiết kế để tích hợp các quy trình và hoạt động khác nhau trong toàn bộ doanh nghiệp. Thông qua tính tích hợp, dữ liệu và thông tin có thể chia sẻ và truy cập dễ dàng giữa các phân hệ và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. | Phần mềm quản lý rời rạc thường tập trung vào một quy trình hoặc hoạt động cụ thể và không cung cấp tính tích hợp sâu. Dữ liệu và thông tin có thể phân tách và không dễ dàng chia sẻ giữa các phần hệ khác nhau. |
| Thời gian triển khai | Thời gian triển khai thường kéo dài từ 6-18 tháng | Thời gian triển khai nhanh |
| Quy mô doanh nghiệp | Các doanh nghiệp lớn và có quy mô hoạt động rộng. | Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc trong các phân hệ cụ thể của một doanh nghiệp lớn. |
III. Phân hệ cơ bản của phần mềm ERP
Phần mềm ERP bao gồm nhiều phân hệ cơ bản để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phân hệ cơ bản thường có trong một hệ thống ERP:
1 .Quản lý tài chính (Financial Management): Phân hệ này giúp quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm kế toán tổng hợp, quản lý ngân sách, quản lý tiền mặt, quản lý công nợ, quản lý thuế và báo cáo tài chính.
2 .Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management): Phân hệ này hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, quản lý quy trình tuyển dụng, quản lý lương và thưởng, quản lý kỹ năng và đào tạo, quản lý hiệu suất và quản lý hợp đồng lao động.
=>> Xem thêm: Phần mềm HRM – Chìa khóa thành công cho quản lý nhân sự hiệu quả
3. Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Phân hệ này giúp quản lý quy trình sản xuất, quản lý lịch sản xuất, quản lý vật liệu và nguyên liệu, quản lý sản phẩm thành phẩm, quản lý chất lượng và kiểm soát sản xuất.
4. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management): Phân hệ này giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, bao gồm quản lý đặt hàng, quản lý kho hàng, quản lý vận chuyển và logistics, quản lý nhà cung cấp và quản lý dịch vụ khách hàng.
5. Quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng (Sales and Customer Service Management): Phân hệ này giúp quản lý quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng và hợp đồng, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý hỗ trợ kỹ thuật và quản lý quan hệ khách hàng.
6. Quản lý kho và logictics (Warehouse and Logistics Management): Phân hệ này giúp quản lý kho hàng, quản lý nhập xuất tồn, quản lý vận chuyển, quản lý định vị và theo dõi hàng hóa.
IV. Những loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP?
Các loại hình doanh nghiệp có các chức năng phức tạp đều có thể hưởng lợi từ phần mềm ERP nhiều hơn những phần mềm khác. Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.
Dưới đây là những doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP để nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình của mình.
- Doanh nghiệp ngành sản xuất
- Doanh nghiệp ngành phân phối và bán lẻ
- Doanh nghiệp ngành dịch vụ
- Doanh nghiệp ngành tài chính và ngân hàng
- Doanh nghiệp ngành y tế
- Doanh nghiệp ngành xây dựng
- Doanh nghiệp đa quốc gia và đa chi nhánh
V. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm ERP có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm
- Tích hợp thông tin: Phần mềm ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ doanh nghiệp, giúp tích hợp thông tin từ các phân hệ khác nhau. Điều này cải thiện tính nhất quán và khả năng truy cập thông tin, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan.
- Tăng năng suất làm việc của nhân viên: Việc sử dụng phần mềm ERP cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, mang tính chiến lược hơn bằng cách giảm thiểu tối đa các công việc mang tính thủ công với quy trình tự động của phần mềm.
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các tài nguyên như nguồn nhân lực, vật liệu, tài sản và tiền mặt. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, giảm lãng phí và tăng cường khả năng dự báo và quản lý.
- Cải thiện khả năng ra quyết định: Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu chính xác, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, dựa trên các dữ liệu và thông tin thực tế.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu: Triển khai và cấu hình một hệ thống ERP có thể đòi hỏi đầu tư lớn từ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc huấn luyện nhân viên và tùy chỉnh hệ thống cũng đòi hỏi rất nhiều nguồn lực và thời gian.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm để hỗ trợ và cung cấp bản cập nhật. Điều này có thể tạo ra sự phụ thuộc và rủi ro nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu hoặc không cung cấp hỗ trợ đúng mức độ cần thiết.
- Tính tương thích và tích hợp: Đối với các doanh nghiệp có hệ thống phần mềm sẵn có, việc tích hợp và tương thích với phần mềm ERP có thể là một thách thức. Điều này đòi hỏi sự tương thích và tích hợp tốt giữa các hệ thống và ứng dụng hiện có với phần mềm ERP.
- Quá trình triển khai phức tạp: Triển khai phần mềm ERP có thể là quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian. Ngoài ra, doanh nghiệp phải sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi quy trình và cách làm việc khi triển khai phần mềm ERP. Điều này đôi khi gặp khó khăn và đòi hỏi sự thích ứng tập trung từ phía nhân viên.
VI. Kết luận
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp trên thế giới áp dụng rộng rãi. ERP là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng các ưu điểm và nhược điểm cũng như loại hình của phần mềm ERP trước khi triển khai để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc tham khảo phần mềm VnResource HRM Pro – phần mềm quản lý nhân sự toàn diện với đầy đủ các phân hệ, cung cấp giải pháp chuyển đổi số nhân sự hàng đầu cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay với kinh nghiệm gần 20 năm trên thị trường đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp, tập đoàn vừa và lớn như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,…
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn miễn phí: 0914.004.800. Ngoài ra, có thể truy cập trực tiếp để tìm hiểu thêm các thông tin tại Website: https://vnresource.vn/
