1. Linh hoạt theo từng cách thức quản lý nhân sự
Hiện nay, những doanh nghiệp có cách thức quản lý nhân sự giống nhau gần như không có, ngay cả khi cùng ngành, cùng lĩnh vực hoạt động. Điều này là do quy mô và cơ cấu tổ chức nhân sự tại mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng và biến đổi theo từng giai doạn phát triển doanh nghiệp. Do vậy, một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần có các phân hệ chức năng linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp cho phép đáp ứng đa dạng các cách thức quản lý, quy mô và cơ cấu tổ chức nhân sự của mọi loại hình doanh nghiệp.
2. Dễ sử dụng, dễ tạo báo cáo và truy xuất dữ liệu nhanh chóng
Một ưu điểm khác của phần mềm quản lý nhân sự tốt là giao diện thao tác, nhập liệu dễ dàng và tiện lợi cho người sử dụng. Người sử dụng có thể nhanh chóng nắm bắt phương thức hoạt động của phần mềm mà không cần nhiều thời gian hướng dẫn, đào tạo. Đồng thời, hệ báo cáo và phân tích dữ liệu của phần mềm phải hỗ trợ người dùng tự soạn thảo, thiết kế lại báo cáo theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp và truy xuất báo cáo nhanh chóng với số liệu tuyệt đối chính xác.
3. Bảo mật cao, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ
Tiêu chí tiếp theo để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là khả năng kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, tính bảo mật cao. Theo đó, phần mềm phải có chức năng truy vết dữ liệu cũng như phân quyền sử dụng chặt chẽ theo cấp độ truy cập dữ liệu, theo chức năng thao tác và xử lý dữ liệu, theo vai trò hay chức danh công việc. Khả năng đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cao thể hiện chất lượng phần mềm và uy tín nhà cung cấp.
4. Quản lý tập trung và liên kết dữ liệu rời rạc giữa các phòng ban
Để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự, khả năng quản lý tập trung, liên kết và chia sẻ dữ liệu là yếu tố doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Phần lớn doanh nghiệp hiện nay thường gặp tình trạng thông tin dữ liệu rời rạc, chưa liên kết và chia sẻ dễ dàng giữa các bộ phận, phòng ban. Điều này dẫn đến việc truy xuất báo cáo nhằm phục vụ công tác quản trị gặp nhiều trở ngại, mất thời gian, từ đó ra quyết định bị chậm trễ và không chính xác. Những doanh nghiệp có quy mô nhân sự càng lớn thì vấn đề này càng phải được giải quyết cấp thiết.
5. Đánh giá nguồn nhân lực tốt, hoạch định nhân sự tương lai
Doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp có khả năng xây dựng đội ngũ nhân sự giỏi cống hiến cho doanh nghiệp. Ngoài chức năng xây dựng từ điển năng lực cho từng vị trí, phần mềm nhân sự hiệu quả phải có công cụ hoạch định nguồn lực kế thừa và đánh giá được rủi ro thay đổi nguồn lực. Nhờ đó, nhà quản trị có thể quản lý chiến lược nguồn nhân lực đúng đắn, kịp thời giữ chân và phát huy toàn diện năng lực của người tài.