5S bắt nguồn từ Nhật Bản, là 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ “S”. Ở mỗi nước khác nhau người ta cố gắng dịch sang từ gần nghĩa nhất với ngôn ngữ bản địa và cũng bắt đầu bằng chữ “S” để mọi người dễ nhớ. Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất.
Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó – ở chữ “S” thứ nhất trong 5S. Ở Việt Nam, 5S được dịch là: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng
– Sàng lọc (S1): Chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết.
– Sắp xếp (S2): Sắp xếp đồ vật đúng chỗ theo quy tắc, chuẩn mực nhất định.
– Sạch sẽ (S3): Làm vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.
– Săn sóc (S4): Thực hiện thường xuyên 3S trên. Tiêu chuẩn hóa và duy trì.
– Sẵn sàng (S5): Thực hiện 4S trên một cách tự giác với chất lượng cao.
Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất. Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó – ở chữ “S” thứ nhất trong 5S. Nhưng 5S thực sự hướng tới việc cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một một trường làm việc thân thiện hơn, an toàn hơn và thông minh hơn.
Quá trình thực hiện đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức. Các đơn vị, cá nhân dựa trên những quy định căn bản của 5S để đề xuất các ý tưởng sáng tạo và thực hiện sự thay đổi phù hợp ở nơi làm việc. Bàn ghế làm việc, nơi xếp đặt các dụng cụ , vật tư được bài trí gọn gàng ngăn nắp, đúng nơi quy định. 5 S đi vào từng ngăn tủ, từng hộp đựng hồ sơ sổ sách… Nơi làm việc lúc nào cũng được duy trì trong điều kiện sạch sẽ ngăn nắp. Thay vì trước khi áp dụng 5S việc tìm 1 tài liệu hoặc công cụ có thể mất từ 10 phút – 1 tiếng có khi mất vài ngày thì nay có thể chỉ trong 30 giây. Đây là điều kỳ diệu nhất 5S mang đến cho mọi người, nó làm giảm chi phí phát sinh từ việc tìm kiếm ; sắp đặt, vận chuyển, thay thế thiết bị, chi phí lưu kho, sàng lọc tài liệu lỗi thời và vật dụng hết giá trị.
Đối với công tác an toàn vệ sinh lao đông, 5S cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng:
Ví dụ như khi áp dụng 5S trong phạm vi khu vực sản xuất, có thể dễ dàng xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, … Các màu sắc khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại). Các vật dụng thiết yếu như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.
Các vị trí lưu giữ được đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Ví dụ như trong việc bảo quản thiết bị bảo vệ cá nhân, có thể tăng được tuổi thọ sử dụng thiết bị cũng như dễ dàng tìm kiếm phát hiện hỏng hóc của thiết bị …
Ngoài ra một khi khu vực làm việc được sạch sẽ gọn gàng có thể giảm thiểu các nguy cơ về cháy nổ, điện giật, tai nạn do trượt té ngã, hay vật liệu công cụ rơi. Đặc biệt có thể tăng được tuổi thọ của máy móc thiết bị, phát hiện kịp thời các hỏng hóc nhờ đó nâng cao về mặt an toàn công nghệ. Hơn thế nữa khi xảy ra sự cố khẩn cấp, việc ứng phó, thoát hiểm cũng dễ dàng và thuận tiện hơn.
Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo- huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp song trong thực tế còn rất nhiều các kho khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng văn phòng/ nhà xưởng/ kho bãi và lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng.