Nguồn dữ liệu ứng viên (Base Resources) chính là nguồn tài sản vô hình. Thế nhưng tài sản đó lại vô cùng có giá trị của doanh nghiệp. Trong đó Talent Pool chính là một khái niệm được hình thành để nhằm quản lý tài sản đó. Và vì thế mà nó được coi là một chiếc chìa khóa ví mật dẫn đến với những sự thành công vô cùng xuất sắc ở trong nhiệm vụ tuyển dụng. Tuy nhiên lại chưa có nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam để ý tới việc xây dựng và quản lý Talent Pool. Vậy để có thể thực hiện điều đó, các bạn cần phải nắm bắt được một vài kiến thức cơ bản về Talent Pool.
Talent Pool là gì?
Talent Pool được định nghĩa là một “danh sách” các ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp biết tới, đáp ứng được tiêu chí đặt ra của Talent Pool. Những ứng viên trong Talent Pool có thể là những ứng viên bị động (phù hợp về năng lực nhưng chưa có nhu cầu ứng tuyển tại các vị trí đang tuyển dụng), ứng viên đã ứng tuyển nhưng bị loại, hoặc cựu nhân viên,…
Mỗi tổ chức sẽ có một Talent Pool, trong một Talent Pool tổng bao gồm toàn bộ những hồ sơ ứng viên có cùng nhiều Pools, mỗi Pool lại là một tiêu chí khác nhau nhằm phân loại được ứng viên. Một người ứng viên có thể thuộc vào một hoặc một vài Pools, dựa vào những yếu tố:
Pool theo địa điểm
Ví dụ: Pool Hà Nội, Pool Hồ Chí Minh hay các pool ở những tình thành khác. Cách xác định Pool theo địa điểm phù hợp cho doanh nghiệp đó có nhiều những chi nhánh và cần đáp ứng nhu cầu nhân lực của các chi nhánh đó.
Pool theo vị trí
Ví dụ: Pool HR, Pool Marketing, Pool Sales,…cách làm này phù hợp để có thể tìm kiếm những người lấp các vị trí trống.
Pool năng lực
Ví dụ: Pool Lãnh đạo, Pool Leader, Pool kết nối,… Với cách xây dựng này sẽ phù hợp để cho chúng ta tìm người có thể giải quyết được các vấn đề hiện còn đang tồn tại ở trong doanh nghiệp. Thường thi Pools này có thể giúp cho chúng ta thực hiện việc điều hành những nhân viên nội bộ ở trong doanh nghiệp một cách tốt hơn việc tuyển dụng người ứng viên mới.
Pool theo thời gian
Ví dụ: Pool Part – time, Pool Full – Time, Pool Intern,…
Tóm lại, tùy vào chiến lược chung cũng như chiến lược nhân sự riêng, các doanh nghiệp có thể chọn lực ra những tiêu chí quan trọng nhằm xây dựng nên những Talent Pools tương ứng.
Vì sao cần phải xây dựng và quản lý Talent Pools?
Talent Pool mang tới lợi ích lớn khi bạn có thể tiết kiệm lượng lớn thời gian, chi phí cho tuyển dụng dựa vào việc lưu trữ sẵn một kho ứng viên tiềm năng, đồng thời hệ thống hóa nguồn dữ liệu về ứng viên đó theo cách thức khoa học nhất. Vậy cụ thể từng lợi ích của nó là gì?
Talent Pool lưu trữ một kho ứng viên tiềm năng
Khi chúng ta bắt gặp được những người ứng viên tiềm năng (trong quá trình tìm kiếm, chọn lựa hồ sơ từ các trang mạng xã hội hay trên những trang tìm việc) hoặc khi cần lưu trữ lại những thông tin của các ứng viên cũ để dành cho những đợt tuyển dụng sau này, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc tập hợp một cách khoa học tạo thành những Talent Pool.
Khi nhận thấy những người ứng viên trong Talent Pool đã có thể đáp ứng được phần nào đó yêu cầu cùng với khả năng tương tác cùng doanh nghiệp, bạn chỉ cần tiến hành thêm một số hoạt động cho việc đánh giá mà không cần thiết phải tốn kếm quá nhiều thời gian, chi phí cho việc triển khai tất cả những hoạt động tuyển dụng ngay từ đầu. Có thể tại một thời điểm nào đó có thể chỉ tồn tại khoảng 25 % số lượng người lao động có nhu cầu về việc chủ động tìm kiếm việc làm, nhưng có đến 85% sẵn sàng lắng nghe, tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn trước khi quyết định gắn bó.
Talent Pool giúp hệ thống hóa nguồn dữ liệu ứng viên
Nhờ Talent Pool mà toàn bộ dữ liệu ứng viên sẽ được hệ thống hóa theo một cách khoa học nhất. Bởi thế, các bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm, sàng lọc và thực hiện email marketing đến đồng loạt những ứng viên ở trong quá trình tiếp thị cũng như nuôi dưỡng những nguồn ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp đang sở hữu.
Xây dựng và quản lý Talent Pool
Để xấy dựng và quản lý Talent Pool, các doanh nghiệp cần phải thực hiện qua 4 bước sau
Bước 1: Xác định rõ ràng cho doanh nghiệp chiến lược kinh doanh
Đây là bước đầu tiên ở trong hoạt động lên kế hoạch chiến lược cho việc tuyển dụng của doanh nghiệp. Thực hiện bước này cần phải hướng tới mục đích phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Tuy vậy, theo như một nghiên cứu và khảo sát thực tế của một công ty về tuyển dụng nhân sự thế giới – Korn Ferry, chỉ có khoảng 39% nhà tuyển dụng cho biết, kế hoạch tuyển dụng của họ luôn gắn chặt với những chiến lược của hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đã đề ra.
Khi mà một hệ thống quản lý Talent Pool không thể nào đáp ứng được những mục đích mà chiến lược của hoat động kinh doanh đã đặt ta thì đó chính là một hệ thống Talent Pool không có giá trị, lãng phí dù cho doanh nghiệp dù có mức độ đồ sộ đến đâu đi chăng nữa.
Tuyển dụng ai, tuyển dụng vị trí nào,… vẫn cần nhà tuyển dụng nhân sự tuân thủ một cách chặt chẽ những mục tiêu đã đề ra từ trước đó. Ví dụ cụ thể như mục tiêu đặt ra là tuyển dụng phục vụ cho chiến lược sát nhập các doanh nghiệp lại với nhau, mục tiêu chiến lược cho việc mở rộng quy mô kinh doanh, khu vực việc làm, tuyển dụng để phục vụ cho việc đưa ra dòng sản phẩm mới của doanh nghiệp.
Bước 2: Xây dựng những tiêu chí phù hợp – Thiết lập Talent Pool phù hợp
Khi đã xác định được rõ ràng những chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp, các bạn cần phải dựa vào những yếu tố của các chiến lược đó để có thể xấy dựng nên những tiêu chí cho các Talent Pool phù hợp thực sự. Ví dụ như doanh nghiệp của bạn hiện đang mong muốn mở rộng quy mô kinh doanh, bắt đầu từ việc mở rộng địa bàn kinh doanh từ Khu vực thành phố Hồ Chí Minh đến khu vực Hà Nội. Vậy thì chắc chắn bạn cần phải thiết lập nên một Talent Pool bao gồm những người ứng viên tiềm năng hiện đang sinh sống tại khu vực Hà Nội.
Chỉ khi xây dựng được hệ thống Talent Pool thực sự ăn nhập hoàn toàn với bản chiến lược mà bạn xây dựng để hoạt động thì lượng ứng viên lớn trong Talent Pool mà các bạn thu thập được mới mang tới một giá trị to lớn.
Bước 3: Tạo nguồn ứng viên dựa vào kế hoạch đã xây dựng cho những Talent Pool
Sau khi đã có tiêu chí để xây dựng các Talent Pool, việc tạo nguồn và đổ ứng viên về các pool trở nên vô cùng đơn giản. Bạn sẽ có rất nhiều nguồn ứng viên có để đưa vào các Talent Pool, là những ứng viên đã có độ tương tác nhất định với doanh nghiệp và được đảm bảo nhất định về mặt chất lượng:
- Các ứng viên được headhunt
- Những người để lại contact tại các sự kiện tuyển dụng do doanh nghiệp tổ chức
- Các ứng viên từng bị loại trong các lần tuyển dụng trước đây
- Các nhân viên hiện đã từng hoặc đang làm việc tại doanh nghiệp, có thể phù hợp cho các vị trí khác trong tương lai
- Thực tập sinh tại doanh nghiệp
Bước 4: Phân loại những người ứng viên trong Talent Pool
Sau bước phân chia những người ứng viên về các Talent Pool thì chúng ta sẽ tiếp tục “phân loại ứng viên” bằng các thao tác hết sức đơn giản như là gắn thẻ tag cho ứng viên và tiến hành xếp hạng (ranking) cho họ. Việc làm này giúp các Talent Acsition đảm bảo được tất cả các dữ liệu được đưa vào Talent Pool đều được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học.
Ví dụ, bằng việc gắn ranking trình độ cho các ứng viên trong một Talent Pool, khi cần thiết, bạn có thể lọc ra dễ dàng những ứng viên có trình độ cao nhất để liên hệ ngay trong đợt tuyển dụng mới.
Bên cạnh việc phân loại theo từng tiêu chí, bạn cũng nên cân nhắc lưu trữ các ghi chú, trao đổi của team tuyển dụng xuyên suốt quá trình làm việc với ứng viên. Các nhận xét từ thành viên khác trong team chắc chắn sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan và chính xác hơn về ứng viên.
Khai thác dữ liệu từ Talent Pool như thế nào?
Giờ đây, khi các Talent Pool đã thành hình và dữ liệu ứng viên được sắp xếp khoa học, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, sàng lọc và tiếp thị, nuôi dưỡng ứng viên.
1. Tìm kiếm ứng viên
Với những thông tin được sắp xếp khoa học và sự trợ giúp của các công nghệ ưu việt, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên theo các thông tin trong đơn đăng kí, theo full text trong CV, hoặc theo các tag đã gắn trong quá trình phân loại.
2. Lọc ứng viên
Cũng giống như việc gắn nhãn cho email để nhanh chóng lọc lại khi cần, bạn cũng có thể nhanh chóng lọc hồ sơ ứng viên trong hệ thống Talent Pool theo các tiêu chí đã phân loại từ trước như năng lực, ranking, giới tính, tag,… với sự giúp đỡ của công nghệ.
3. Tiếp thị và nuôi dưỡng ứng viên
Nhờ việc không bỏ sót bất kì dữ liệu ứng viên nào, bạn có thể dễ dàng tận dụng lại nguồn ứng viên này cho công việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và phục vụ cho các công tác tuyển dụng về sau. Đặc biệt, với sự trợ giúp của công nghệ, bạn cũng có thể gửi email marketing hàng loạt cho nhiều đối tượng cùng lúc chỉ với một cú click.
Trong thời kì lượng dữ liệu ứng viên ngày càng gia tăng và khó kiểm soát như hiện nay, xây dựng và quản lí hệ thống Talent Pool là một bước không thể thiếu trong chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tìm ra quy trình cùng những công cụ hợp lí nhất để giúp mình quản lí nguồn tài sản quý giá này.
Nguồn: resources.base.vn