3 tips giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ cũng độ khó tương tự như quản lý một doanh nghiệp. Quy mô có thể không lớn như một doanh nghiệp nhưng làm sao để có một quy trình hoạt động hiệu quả luôn là một vấn đề với các trung tâm ngoại ngữ dù lớn hay nhỏ. Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang có quy trình hoạt động chưa thật sự chặt chẽ dẫn đến dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.

Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Bài viết bên dưới sẽ đưa đến 3 tips mà bạn không thể bỏ qua trong công tác quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ của mình.

1. Xây dựng quy trình làm việc chặt chẽ 

Việc đưa ra một quy trình hoạt động rõ ràng và chặt chẽ sẽ giúp chủ trung tâm và nhân viên chủ động được trong mọi tình huống và làm việc có quy tắc hơn. Trước đây, các nhà quản lý thường chú trọng vào chất lượng giảng dạy để đánh giá hiệu quả hoạt động nhưng ít ai chú trọng vào quy trình hoạt động của mỗi phòng ban trong trung tâm. Phần lớn nhân viên sẽ xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường không thể chủ động xử lý ngay vì không biết bắt đầu từ đâu. 

Quá trình giao việc cũng là một phần trong quy trình hoạt động, tuy nhiên, đa phần các trung tâm thường giao việc cho nhân viên qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. 

Chính vì vậy, mỗi công việc đều cần phải có quy trình các bước rõ ràng, KPI cụ thể và hệ thống hóa các hạng mục công việc để đồng bộ quy trình hoạt động của mỗi phòng ban. Khi quy trình hoạt động đều được làm rõ, trung tâm sẽ dần đi vào ổn định nhờ củng cố được yếu tố con người bên trong tổ chức. 

Quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả
Quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

2. Tạo ra tương tác mạnh mẽ với khách hàng qua các kênh truyền thông 

Việc tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết để củng cố hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Ngoài việc tiếp cận khách hàng mới để quảng bá hình ảnh, các trung tâm nên tập trung nhiều hơn vào chăm sóc khách hàng cũ nhằm tạo mối quan hệ giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến. 

Dựa vào lợi thế và định vị phân khúc khách hàng, các trung tâm có thể chọn cho mình chiến lược marketing phù hợp. Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để làm cầu nối với khách hàng. Tuy nhiên, đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị rơi vào hộp thư spam khi có quá nhiều tin tức từ quảng cáo, bạn bè, công việc dẫn đến việc tương tác không đem lại hiệu quả cao. Chính vì vậy, trước khi thực hiệu bất kì một chiến dịch marketing, bạn cần phải nghiên cứu thật kĩ về thị trường, phân khúc khách hàng và định vị thương hiệu để chọn chiến lược phù hợp ,từ đó tạo ra tương tác mạnh mẽ với khách hàng. Đó là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. 

3. Ứng dụng phần mềm vào quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý trung tâm ngoại ngữ là việc gần như phải làm. Quy trình hoạt động được tối ưu trên phần mềm sẽ giúp các phòng ban tiết kiệm được nhiều chi phí cũng như công sức. Hiện nay có 2 phần mềm mà các trung tâm ngoại ngữ thường hay sử dụng để tối ưu toàn bộ quy trình hoạt động cho các phòng ban. 

3.1. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro 

Các công tác như: quản lý tiền học phí, quản lý lớp học, quản lý lịch học, quản lý thiết bị,… đều được số hóa và quản lý tất cả trên phần mềm. Khi sử dụng phần mềm, bộ phận hành chính – nhân sự không cần phải lưu giữ quá nhiều giấy tờ, từ đó quy trình hoạt động cũng trở nên chặt chẽ và linh hoạt hơn. Phần mềm quản lý đào tạo không chỉ lưu trữ thông tin mà còn hỗ trợ xuất báo cáo động giúp các chủ trung tâm có thể theo dõi sát tình hình hoạt động của trung tâm mà không cần phải chờ đợi các phòng ban tổng hợp. Hơn thế nữa, với tính năng tích hợp với hệ thống CRM, các trung tâm ngoại ngữ có thể dễ dàng hoạch định chi phí cho từng chiến dịch Marketing. Ngoài ra, CRM còn được tích hợp đa dạng với các công cụ hỗ trợ khác như: hệ thống Email, SMS,… giúp trung tâm chủ động gửi thông báo kịp thời đến học viên và phụ huynh theo đó duy trì được tính đồng bộ thông tin đến từng lớp học khác nhau trong ngày. 

3.2. Phần mềm đào tạo trực tuyến VnResource LMS Pro

Kể cả khi không đến lớp, học viên vẫn có thể học trực tuyến qua phần mềm VnResource LMS Pro tại bất kì đâu. Mỗi trung tâm đều cần xây dựng một kho bài học trực tuyến nhằm tăng trải nghiệm của học viên nhờ sự tiện lợi của nó. Ngoài ra, hoạt động học trực tuyến (E-learning) đang ngày một phát triển và ứng dụng rộng rãi. Vì thế một trung tâm ngoại ngữ có thể phát triển hình thức này ngay thời điểm hiện tại để chuẩn bị cho tương lai.

Thực tế, bạn có thể sử dụng hình thức LMS, ứng dụng học ngoại ngữ trên điện thoại hay thư viện online. Nhiều trung tâm ngoại ngữ không chỉ tối ưu việc học trên lớp mà còn tạo điều kiện cho học viên cũng như giảng viên bằng các hình thức trực tuyến. Nhờ đó, không gian học tập không chỉ gói gọn trên lớp mà còn là ở khắp mọi nơi. Giảng viên không bị bó buộc trong khuôn khổ mà còn có thể thỏa sức sáng tạo bài giảng dưới nhiều hình thức khác nhau như: video, animation, hình ảnh trực quan… từ đó, việc dạy học cũng trở nên thú vị hơn. Qua đó cả học viên và giảng viên sẽ được kết nối với nhau chủ động hơn. Kho bài giảng, tài liệu cũng sẽ giúp học viên có thể tự học và ôn lại kiến thức trong trường hợp không thể đến lớp.  

Kết luận: 

Như vậy, trong quy trình hoạt động của mỗi trung tâm ngoại ngữ đều cần có sự tham gia của công nghệ để giúp tối ưu được toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, sự giúp sức của công nghệ vẫn chưa đủ, đề điều hành một trung tâm ngoại ngữ đủ lớn mạnh còn dựa vào tầm nhìn và bản lĩnh của người lãnh đạo. Trên đây là 3 tips mà bạn cần lưu ý để xây dựng nền tảng vững mạnh nhằm hướng đến phát triển trung tâm ngoại ngữ của mình trong tương lai. 

Tại VnResource, chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về quản lý đào tạo và học trực tuyến với VnResource EBM Pro và VnResource E-Learning Pro. Có hơn 16 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các cơ sở đào tạo và trung tâm ngoại ngữ chuyển đổi số, VnResource đã triển khai thành công cho nhiều trung tâm lớn như: Việt Thương Music,  Việt Thương, AMA English, ABC English,… Cho đến nay, phần mềm VnResource EBM Pro và VnResource E-Learning Pro đang được ứng dụng hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.

Liên hệ với chúng tôi để được nhận demo và tư vấn miễn phí:

VnResource Software Solutions & ICT Service

Website: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-dao-tao/

Hotline: 0914.004.800

Trụ sở 3 miền:

TP Hồ Chí Minh:

  • 41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
  • 06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM

Đà Nẵng: Tầng 3, 145 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng

Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nộ