Nhắc nhở, phê bình hay xử phạt chỉ là những biện pháp tức thời khi “sự đã rồi”, tức là khi nhân viên không hoàn thành công việc đúng thời hạn. Thực hiện một số cách sau đây, nhà quản lý có thể sẽ giúp cấp dưới hoàn tất công việc được giao vừa đúng hạn vừa đảm bảo chất lượng.
1. Thay đổi cách đưa ra thời hạn hoàn thành (deadline) cho mỗi đầu công việc
Theo cách truyền thống thì việc ấn định deadline thường là một chiều, người đưa ra deadline luôn là sếp và người nhận deadline luôn là nhân viên. Giờ đây việc này nên được thực hiện theo hình thức 2 chiều, tức là ngoài người giao việc thì người nhận việc cũng cần được tham gia vào việc ấn định deadline.
Trước tiên, hãy để nhân viên tự đưa ra deadline cho từng đầu công việc được giao. Bởi thứ nhất, hơn ai hết, họ là người hiểu rõ nhất khả năng, điều kiện hoàn thành công việc của mình.
Thứ nữa, khi deadline được ấn định dựa trên ý kiến của người thực hiện, họ sẽ có trách nhiệm hơn với lời hứa của mình, và tất nhiên, trong trường hợp không hoàn thành công việc đúng deadline, họ sẽ cảm thấy mình là người có lỗi, ít có suy nghĩ đổ lỗi cho người khác, cho hoàn cảnh, và những lần sau đó họ sẽ cố gắng hơn.
Sau khi nhân viên đưa ra deadline theo ý kiến cá nhân, người quản lý sẽ căn cứ vào đó cùng kế hoạch đã định sẵn của mình để trao đổi lại với nhân viên và cả hai cùng thống nhất một deadline tối ưu.
2. Chỉ ra tầm quan trọng của mỗi đầu công việc nếu nó được hoàn thành đúng thời hạn.
Tránh để nhân viên chỉ biết việc của mình mà không quan tâm rằng nó cần thiết tới mức nào đối với các bộ phận, cá nhân khác.
Cần để nhân viên ý thức rằng mỗi nhiệm vụ của mình là một mắt xích trong chuỗi nhiệm vụ chung, một mắt xích bị khiếm khuyết sẽ gây lỗi cho cả hệ thống.
3. Chia nhỏ đầu công việc theo dạng lộ trình.
Việc để deadline quá xa sẽ dễ khiến người nhận việc xao nhãng hoặc không cân đối được thời gian thực hiện từng nhiệm vụ nhỏ trong đó, dễ để dồn việc vào hạn chót, và kết quả là không hoàn thành hoặc hoàn thành với chất lượng kém.
Chia nhỏ việc ra dựa trên mức độ cần hoàn thành ngay của chúng, đồng nghĩa deadline cho từng công việc sẽ gần hơn, người thực hiện sẽ có động lực để bắt tay ngay vào làm.
Tuy nhiên, để tránh phải dành quá nhiều thời gian cho việc kiểm soát, người giao việc nên chia nhỏ và giao cho người thực hiện tất cả đầu công việc trong nhiệm vụ chung kèm deadline ngay từ đầu, không nên để họ hoàn thành xong một việc rồi mới lại giao tiếp. Như vậy, vừa giảm nhẹ việc kiểm soát của người giao việc vừa để người thực hiện thấy được mối liên hệ giữa các công việc, nâng cao hiệu quả làm việc.