Việc lựa chọn và triển khai thành công hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) là công việc không hề đơn giản. Đó là hai công đoạn của một dự án và trên thực tế nếu việc lựa chọn phần mềm, nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu thì chắc chắn việc triển khai sẽ không thành công. Có khoảng 60% doanh nghiệp đã phải thay đổi nhà cung cấp giữa đường hoặc đành chấp nhận sử dụng phần mềm không như mong muốn do thiếu kinh nghiệm lựa chọn phần mềm hoặc quá trình lựa chọn diễn ra sơ sài. Nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tìm kiếm, lựa chọn được phần mềm HRIS đáp ứng đúng yêu cầu, nhóm tư vấn VnResource xin chia sẻ kinh nghiệm sau 10 năm triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Dưới đây là 10 bước tìm kiếm, lựa chọn một hệ thống HRIS đúng yêu cầu của bạn:
- Tìm hiểu, nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS
- Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
- Xây dựng bảng đánh giá yêu cầu phần mềm HRIS trên Word, Exel
- Xác định ngân sách
- Lựa chọn, mời tối thiểu 05 nhà cung cấp phần mềm HRIS để phỏng vấn, demo
- Đánh giá các phần mềm
- Lựa chọn 2-3 nhà cung cấp đáp ứng nhất. Yêu cầu báo giá chi tiết và tìm hiểu năng lực công ty
- Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp
- Đàm phán với nhà cung cấp
- Ra quyết định
1. Tìm hiểu nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS
Trước khi xác định yêu cầu, mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan và những tính năng của HRIS. Kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm.
2. Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
Bước này rất quan trọng, giúp bạn xác định rõ, chi tiết các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được nhà cung cấp mà bạn mong muốn trong hàng trăm nhà cung cấp hiện tại. Đồng thời cũng giúp bạn dễ dàng xác định được ngân sách dự kiến. Khi xây dựng nhu cầu, yêu cầu, bạn cần xác định rõ những chức năng, dữ liệu gì bạn muốn quản lý, những báo cáo bạn cần, quy trình bạn thực hiện và những giao diện, tích hợp với hệ thống khác. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban khác để đảm bảo những yêu cầu, nhu cầu đó đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.
3. Xây dựng bảng đánh giá yêu cầu, nhu cầu phần mềm HRIS trên Word, Exel
Phần mềm HRIS là một hệ thống lớn, nhiều tính năng. Bạn cần phải xây dựng một bảng đánh giá yêu cầu, nhu cầu để xác định những yêu cầu nào bắt buộc, không bắt buộc hoặc là một lựa chọn. Chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng tiêu chí bắt buộc/không bắt buộc hoặc đánh trọng số (điểm) cho từng yêu cầu. Việc này có ý nghĩa giúp bạn đánh giá, xem xét khả năng đáp ứng, ưu việt của từng phần mềm để hỗ trợ bạn ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
4. Xác định ngân sách
Khi bạn đã xây dựng được nhu cầu, yêu cầu, việc cần làm tiếp theo là bạn xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp định đầu tư. Ngân sách bao nhiêu là một việc có chút khó khăn vì nó phụ thuộc vào các lựa chọn sản phẩm của các nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn xác định được nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn, demo. Bạn có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói hoặc giải pháp thuê phần mềm hoặc chia ra các giai đoạn triển khai, nâng cấp để phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp.
5. Lựa chọn, mời tối thiểu 05 nhà cung cấp phần mềm HRIS để phỏng vấn, demo
Bạn nên tìm một danh sách các nhà cung cấp, sau đó vào Website hoặc gọi điện trực tiếp đến nhân viên tư vấn đề tìm hiểu về tính năng, khoảng giá. Từ đó bạn sẽ tìm được tối thiểu danh sách 05 nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu và ngân sách của bạn. Thông thường các hệ thống HRIS nhỏ, đơn giản sẽ công khai chính sách giá chi tiết. Trong khi các hệ thống HRIS lớn, phức tạp thường cung cấp khoảng giá và chi tiết thường được cung cấp sau khi Demo, khảo sát. Tiến hành sắp xếp lịch, mời từng nhà cung cấp đến phỏng vấn và demo
6. Đánh giá các phần mềm
Với bảng đánh giá yêu cầu được xây dựng trong bước 3. Khi xem demo, phỏng vấn từng phần mềm, bạn tiến hành cho điểm, ghi chú nhưng điểm đáp ứng, chưa đáp ứng hoặc vượt đáp ứng yêu cầu. Chúng tôi khuyên bạn nên thành lập một tổ đánh giá, bao gồm cả lãnh đạo, quản lý, nghiệp vụ nhân sự và IT để có thể am hiểu, đánh giá được toàn diện về phần mềm.
7. Lựa chọn 2-3 nhà cung cấp đáp ứng nhất. Yêu cầu báo giá chi tiết và tìm hiểu năng lực công ty
Sau khi xem xét tối thiểu 5 nhà cung cấp, bạn có thể sẽ cắt giảm xuống còn một nửa, còn từ 2-3 nhà cung cấp. Từ đây, bạn tiến hành các bước tiếp theo: Yêu cầu gửi báo giá, tài liệu chi tiết và nghiên cứu sâu hơn về nhà cung cấp. Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm: Số năm kinh nghiệm, đội ngũ hiện tại, doanh thu, chiến lược sản phẩm, danh sách khách hàng tương tự, phương pháp triển khai, phẩn hồi của khách hàng… Bạn có thể phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp qua đối tác hoặc khách hàng đã triển khai.
8. Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp
Tính đến bước này, bạn đã có thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính năng đáp ứng và chi phí phần mềm của các nhà cung cấp (Bao gồm cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được các yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm. Đưa ra được thời gian, giai đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp. Bạn cần họp tổ dự án đánh giá và xác định lại yêu cầu, phạm vi triển khai triển khai dự án để phù hợp với ngân sách, thời gian và chiến lược doanh nghiệp.
9. Đàm phán với nhà cung cấp
Sau khi xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ. Với các doanh nghiệp lớn, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
10. Ra quyết định
Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.
Tổng kết
Lựa chọn được phần mềm và nhà cung cấp phù hợp sẽ quyết định 60% thành công của dự án. Kết thúc công việc này là bắt đầu của quá trình “Quản lý triển khai dự án”. Đây là công việc quan trọng chiểm 40% thành công dự án, đòi hỏi phải có sự quản lý, giám sát, phối hợp tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Hy vọng, chúng tôi sẽ có dịp làm việc cùng bạn để giới thiệu “Phương pháp quản trị triển khai dự án” của VnResource đã được áp dụng thành công tại các dự án, khách hàng lớn. Bạn có thể tham khảo giải pháp Quản lý Nhân Sự HRM Pro của VnResource tại: http://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-nhan-su. Chúc bạn tìm được phần mềm và nhà cung cấp phù hợp, đúng yêu cầu.