Điều mà một lãnh đạo quan tâm nhất chính là làm sao để tạo nên một tập thể chất lượng và sẽ được biểu hiện một phần qua đánh giá chất lượng giữa công việc được giao và công việc đã hoàn thành. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, các doanh có thể gặp phải tình trạng quá tải trong công việc và gặp các triệu chứng stress dẫn tới hiệu suất công việc giảm đi trông thấy.
Vì vậy, chúng ta cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để sắp xếp công việc khoa học hơn và nâng cao hiệu suất rõ rệt.
Có rất nhiều mô hình quản lý công việc và Kanban là một trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Phương pháp Kanban được phát triển ở Nhật Bản sau chiến tranh Thế giới thứ 2 và được ông M.OHNO áp dụng ở Toyota Motor từ những năm 1959 và đến nay vẫn được Thế giới tin dùng. Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn thế nào là quản lý công việc theo phương pháp Kanban:
Quản lý công việc một cách đơn giản
Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản. Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột: To do( kế hoạch), Doing (đang thực hiện) và Done (đã hoàn thành). Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là cách hay. Trong các công việc cần làm bạn nên sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (theo quy tắc Pareto 80-20).
Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.
Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).
Bằng cách quản lý công việc đơn giản như thế này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp và giám sát công việc. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn.
Nguồn iHCM