Khảo sát từ 900 nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong báo cáo của Fujitsu về “Chuyển đổi số toàn cầu năm 2019” cho thấy có tới 40% doanh nghiệp tham gia khảo sát đã thực hiện và gặt hái được thành quả từ các dự án chuyển đổi, khoảng 40% các dự án vẫn đang trong giai đoạn triển khai và chỉ một số ít, dưới 30% các doanh nghiệp chưa thực hiện dự án chuyển đổi số nào. Cụ thể hơn, các lĩnh vực như tài chính, vận tải, sản xuất, y tế và bán buôn/bán lẻ là những lĩnh vực có tỷ lệ doanh nghiệp thực hiện các dự án chuyển đổi số cao nhất. Đặc biệt, có tới hơn 40% doanh nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng và vận tải đã triển khai các dự án thành công với kết quả rõ rệt. Vậy chuyển đổi số là gì? Các giải pháp chuyển đổi số trọng tâm cho doanh nghiệp hiện nay là gì? Cùng VnResource tìm hiểu bài viết sau:
1. Chuyển đổi số là gì?
1.1. Định nghĩa chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp được định nghĩa là “việc tích hợp, áp dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới”
Các hoạt động chuyển đổi số có thể bao gồm từ việc số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp, áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp cho đến việc chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, tạo thêm giá trị mới cho doanh nghiệp.
1.2. Các lĩnh vực trọng tâm của chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần nhận thức rõ chuyển đổi số là sự thay đổi quy mô lớn, đòi hỏi phải điều chỉnh cấu trúc, quy trình hoặc văn hóa kinh doanh cơ bản song sẽ mang lại tác động tích cực lớn đến sự phát triển lâu dài và bền vững của doanh nghiệp.
Mô hình các lĩnh vực trọng tâm của chuyển đổi số trong doanh nghiệp được đề xuất với mục đích làm rõ các cấp độ của chuyển đổi số trong doanh nghiệp, bao gồm (1) chiến lược, (2) mô hình kinh doanh, và (3) mô hình quản trị.
Định hướng chiến lược
Doanh nghiệp cần xác định và tích hợp chiến lược chuyển đổi số vào chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và khả năng chuyển đổi của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số mô hình kinh doanh
Chuyển đổi số mô hình kinh doanh là việc chuyển đổi từ các kênh bán hàng truyền thống sang bán hàng đa kênh (omni channel), áp dụng công nghệ số vào hoạt động chăm sóc khách hàng để tạo ra giá trị mới thông qua sử dụng các kênh bán hàng hiện đại như Tiki, Shopee, Lazada, v.v. và các sàn thương mại điện tử như Amazon, Ebay, Alibaba, v.v. Hơn nữa, các ứng dụng trên điện thoại di động phục vụ mục đích giao hàng và vận chuyển sản phẩm như Grab Express, Ahamove, Lalamove có thể đáp ứng đúng nhu cầu vận chuyển mà các đơn vị kinh doanh đang tìm kiếm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận tới khách hàng tại các khu vực địa lý khác nhau thông qua Internet, Google, Facebook, các nền tảng quảng cáo trực tuyến. Đây là điều mà các cách thức truyền thống không thể làm được. Thực hiện áp dụng công nghệ số đối với kênh tiếp thị, bán hàng và phân phối là yếu tố then chốt để doanh nghiệp nâng cao năng lực và sức cạnh tranh của mình.
Chuyển đổi số năng lực quản trị
Đồng thời với tăng trưởng về mặt khách hàng và doanh thu, doanh nghiệp cần tập trung phát triển và duy trì năng lực quản trị nội bộ để giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Mô hình quản trị bao gồm con người và tổ chức, hệ thống CNTT và quản trị dữ liệu, các nghiệp vụ quản lý, quản lý rủi ro và an ninh mạng cần được tổ chức một cách linh hoạt, phù hợp với yêu cầu quản trị của từng thời kỳ. Với nhu cầu số hóa các quy trình như quy trình thanh toán, kế toán, quy trình xuất kho, quản lý nhân sự, v.v. ngày càng gia tăng, doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp như ERP, MES, PLM, SCM, HRM, các hệ thống chấm công, tính lương, hệ thống bán lẻ POS, hệ thống quản lý kênh phân phối DMS, v.v.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có các nhu cầu về phân tích dữ liệu nhằm phân tích trên tổng thể và tìm kiếm các thông tin giúp tối ưu bộ máy hoạt động. Các hệ thống cần thiết có thể là hệ thống kho dữ liệu và báo cáo thông minh (Data warehouse & BI), hệ thống hồ dữ liệu hoặc dữ liệu lớn (data lake, big data). Hoạt động triển khai các hệ thống ứng dụng này nhằm tối ưu các quy trình hoạt động doanh nghiệp và được coi một giai đoạn lớn trong quá trình chuyển đổi số.
1.3. Các giai đoạn trong chuyển đổi số
Giai đoạn “Doing Digital”
Ở giai đoạn này, chuyển đổi số tại các doanh nghiệp được triển khai riêng lẻ, chưa có tính kết nối. Cụ thể, doanh nghiệp chủ yếu tận dụng các giải pháp công nghệ để tập trung vào chuyển đổi mô hình kinh doanh nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì ổn định chuỗi cung ứng với mục tiêu hướng tới gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhanh chóng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Các giải pháp công nghệ cho phát triển kinh doanh, mở rộng kênh bán hàng đơn giản trong giai đoạn này được doanh nghiệp lựa chọn có thể nói đến như thương mại điện tử và hỗ trợ bán hàng đa kênh (omni-channel), truyền thông và marketing online, thanh toán trực tuyến, v.v. Với sự phát triển không ngừng của xu hướng 4.0, các doanh nghiệp vừa và nhỏ dù chưa có kinh nghiệm trong chuyển đổi số nhưng với tiềm năng và nguồn lực sẵn có có thể dễ dàng tiếp cận với các giải pháp này với chi phí hợp lý.
Bên cạnh đó do mục tiêu chuyển đổi số luôn gắn liền với trải nghiệm khách hàng, các doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu thay đổi mỗi ngày thông qua việc áp dụng công nghệ số trong xây dựng và quản lý chuỗi cung ứng, đảm bảo tính linh hoạt, đa dạng và bền vững.
Giai đoạn “Becoming Digital”
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chú trọng vào áp dụng công nghệ số ở phạm vi rộng, có sự kết nối giữa các chức năng để chuyển đổi mô hình quản trị và tạo ra kết nối ban đầu với mô hình kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả tối ưu cho việc điều hành doanh nghiệp bền vững và duy trì tăng trưởng. Doanh nghiệp bắt đầu áp dụng công nghệ để xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hoàn chỉnh và liên kết với các dữ liệu sẵn có như số liệu bán hàng, nhập xuất kho, số liệu hạch toán kế toán. Ngoài hệ thống báo cáo, ở giai đoạn quá độ này, doanh nghiệp sẽ số hóa quy trình lập kế hoạch, ngân sách và dự báo (PBF) và quản trị nguồn nhân lực (HRM) để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí, nhân sự.
Dữ liệu doanh nghiệp ở giai đoạn này được thu thập và liên kết với nhau một cách xuyên suốt trong các chức năng, từ bán hàng, quản lý hàng tồn kho cho đến kế toán. Do sự phát triển và mở rộng của tập dữ liệu khách hàng cũng như doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần đưa ra các giải pháp để đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng. Sự kết nối liên tục của dữ liệu phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch ngân sách, dự báo doanh thu và dòng tiền, xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, v.v. cho các giai đoạn tiếp theo của mình.
Giai đoạn “Being Digital”
Đây có thể được gọi là giai đoạn chuyển đổi số hoàn toàn, khi các hệ thống kinh doanh và quản trị của doanh nghiệp được kết nối và tích hợp đồng bộ với nhau, thông tin chia sẻ xuyên suốt các phòng ban và theo thời gian thực. Các giải pháp kết nối toàn bộ doanh nghiệp cần được triển khai ở giai đoạn này, trên cơ sở xem xét cấu trúc doanh nghiệp và các hệ thống hiện có cũng như năng lực của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu đầu tư nhiều vào các sáng kiến để tạo ra sự đổi mới, sáng tạo nhằm tạo ra các giá trị mới cho doanh nghiệp và là động lực để bứt phá, đuổi kịp các doanh nghiệp lớn hơn. Tuy nhiên để một doanh nghiệp có thể trở thành “doanh nghiệp số” đòi hỏi những thay đổi sâu sắc về kỹ năng, vai trò của lãnh đạo và thậm chí là văn hóa doanh nghiệp. Chính vì vậy ngay từ ở những giai đoạn đầu của lộ trình chuyển đổi số, yếu tố con người luôn cần được coi trọng và phát triển đồng thời với việc chuyển đổi số doanh nghiệp.
2. Một số giải pháp chuyển đổi số trọng tâm cho doanh nghiệp
2.1. Hệ thống Quản trị Bán hàng đa kênh
Là giải pháp giúp xây dựng website Thương mại điện tử và quản trị hoạt động bán hàng đồng thời trên nhiều kênh bán khác nhau (website, Facebook, Sàn TMĐT, các ứng dụng di động có chức năng bán hàng v.v.) trên cùng hệ thống, giúp đảm bảo hoạt động bán hàng xuyên suốt. Các giải pháp bán hàng đa kênh thường bao gồm chức năng quản trị kho đơn giản và có thể có / bao gồm một số nghiệp vụ kế toán quản trị.
2.2. Hệ thống Tổng Đài, trung tâm liên lạc khách hàng
Là giải pháp giúp Doanh nghiệp kết nối và quản trị luồng tương tác với khách hàng trên các kênh khác nhau (Điện thoại, SMS, Email, Chat trên website, trên Facebook, Zalo, gọi điện VoIP v.v.).
Các tổng đài truyền thống thường là các hệ thống thiết bị và chỉ chủ yếu hỗ trợ kênh thoại qua nhà mạng.
Các tổng đài ngày nay chủ yếu là các phần mềm tổng đài (điện thoại, SMS, email) hoặc phần mềm trung tâm liên lạc khách hàng (Contact Center) hỗ trợ các kênh Facebook chat, Zalo, gọi điện VoIP, chat trên website, và bao gồm quản trị, tự động tạo ticket tự động. Đa số các giải pháp này hiện cung cấp dưới dạng cho thuê, trên nền tảng điện toán đám mây.
2.3. Giải pháp quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Là các giải pháp giúp quản trị tập khách hàng, thông tin chi tiết và quản trị mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, thông qua các chức năng cơ bản như:
- Chức năng xem thông tin chi tiết, lịch sử tương tác, giao dịch với khách hàng. Phân loại, phân nhóm khách hàng;
- Chức năng quản trị qui trình bán hàng, phễu bán hàng, từ danh sách khách hàng, khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng, chốt đơn hàng;
- Chức năng quản trị chăm sóc khách hàng;
- Hỗ trợ quản trị các chiến dịch marketing (email, sms, kết nối các nền tảng quảng cáo), thu thập danh sách khách hàng tiềm năng;
- Kết nối hệ thống tổng đài, các dịch vụ sms, email, v.
Các giải pháp CRM cao cấp thường cung cấp các chức năng xủ lý tự động: marketing tự động, bán hàng tự động, chăm sóc khách hàng tự động, chấm điểm cơ hội bán hàng, v.v…
2.4. Giải pháp Tiếp thị trực tuyến
Là các giải pháp, công cụ giúp thực hiện và quản trị các chiến dịch tiếp thị thông thường qua các kênh tiếp thị như Google, Facebook, Zalo, quảng cáo banner, v.v. tối ưu chi phí quảng cáo, tối ưu tìm kiếm. Các giải pháp này có thể được cung cấp bởi chính các nền tảng quảng cáo hoặc các phần mềm bên thứ 3 kết nối với các nền tảng quảng cáo và kết nối với hệ thống CRM, các hệ thống CSDL khách hàng của doanh nghiệp phục vụ cho quảng cáo.
2.5. Các giải pháp thanh toán, giao nhận
- Thanh toán: Là các cổng thanh toán, ví điện tử, ứng dụng di động của ngân hàng giúp kết nối, thực hiện thanh toán điện tử cho các giao dịch bán hàng trên các kênh TMĐ
- Giao nhận: Là các dịch vụ giao nhận của bên thứ ba. Thông thường được tích hợp (API) với các phần mềm quản lý bán hàng. Giao dịch bán hàng sẽ được chuyển tự động sang bên giao nhận, bên bán và khách hàng có thể giám sát tiến trình thực hiện giao hàng.
2.6. Giải pháp quản trị khách hàng thân thiết (Loyalty)
Là các giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị khách hàng thân thiết, chăm sóc và quản lý các chương trình chăm sóc. Thường bao gồm các chức năng cộng điểm thưởng cho khách hàng, xét hạng cho khách hàng, cung cấp các ưu đãi, tích lũy và đổi điểm thưởng thành các mã giảm giá, chiết khấu, các quà tặng, v.v. để từ đó gia tăng sự trung thành, sự hài lòng của khách hàng. Giải pháp quản trị khách hàng thân thiết (Loyalty) là giải pháp chuyển đổi số trọng tâm cho doanh nghiệp được hiện thực mạnh mẽ ở các công ty bán lẻ, công ty cung cấp dịch vụ như: Bách Hóa Xanh, Siêu Thị AEON, ….
2.7. Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Là các giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị các qui trình phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp mà tại đó, thông tin được luân chuyển giữa các bộ phận một cách tực động, phân quyền và xử lý theo chức năng, nhiệm vụ; đảm bảo việc thực hiện đúng, chính xác. Các giải pháp ERP thường có các nhóm chức năng cơ bản như Kế toán, tài chính, quản trị ngân sách, kế hoạch, quản trị kho (xuất, nhập, tồn, định giá, v.v.), quản trị mua hàng, quản trị bán hàng (thường là bán sỉ, bán theo dự án), quản trị kế hoạch sản xuất, quản trị thông tin đối tác, khách hàng (thường ở mức đơn giản), nhân sự (mức đơn giản) và một số mô đun, bài toán đặc thù của từng lĩnh vực (quản lý đội xe, quản lý cho thuê, quản lý dịch vụ, bảo trì, bảo dưỡng, v.v.)…
2.8. Giải pháp quản trị kênh phân phối
Là các giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị việc bán hàng, kiểm soát hàng tồn trên kênh từ nhà sản xuất (hoặc tổng đại lý) tới các đại lý các cấp, đến điểm bán lẻ; quản lý việc di chuyển, kế hoạch đi tuyến, chăm sóc đại lý, điểm bán của nhân viên, v.v.
2.9. Giải pháp quản trị nhân sự
Là các giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị về đội ngũ nhân sự, thông tin của nhân viên, hệ thống chức danh, lương, thưởng, hợp đồng đao lộng, các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, và các chế độ chính sách của công ty. Phần mềm quản trị nhân sự được đánh giá là giải pháp chuyển đổi số trọng tâm cho doanh nghiệp và cực kỳ cần thiết phải thực hiện trong chương trình số hóa.
2.10. Dịch vụ đám mây
Là dịch vụ của các nhà cung cấp hạ tầng lưu trữ, tính toán, xử lý dữ liệu mà tại đó doanh nghiệp có thể thuê từ phần mềm, các nền tảng giúp kết nối dịch vụ, kết nối hệ thống hoặc các hệ thống máy chủ, lưu trữ dữ liệu, cơ sở dữ liệu, v.v. mà không cần phải quan tâm đến khả năng mở rộng, việc vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, an ninh, an toàn của hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm và tập trung vào nghiệp vụ của phần mềm, giải pháp và hoạt động kinh doanh. Việc tính toán, xử lý dữ liệu được thực hiện ở một nơi nào đó bên trong các trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể không cần quan tâm nhưng nhà cung cấp đảm bảo hiệu năng, tốc độ xử lý, v.v. theo các tiêu chuẩn ký kết, do vậy được dùng với thuật ngữ “đám mây”.
2.11. Giải pháp, dịch vụ phân tích dữ liệu
Là các giải pháp phần mềm, cho phép doanh nghiệp tập trung hóa dữ liệu, kết nối các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tổ chức một cách khoa học, tiện lợi để có thể khai thác, phân tích, tìm ra những mối liên kết, thống kê, thông tin về khách hàng, v.v. có lợi và phục vụ cho hoạt động, việc ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả hơn, tự động hơn, chính xác hơn.
2.12. Giải pháp văn phòng điện tử
Là các giải pháp giúp doanh ngiệp và nhân viên tương tác, hoạt động thường xuyên với nhau, lưu trữ dữ liệu, trao đổi dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp; giao tiếp, làm việc nhóm; giao việc, quản trị dự án, công việc, tiến độ, báo cáo kết quả, đánh giá kết quả, tra cứu lịch sử công việc. Doanh nghiệp cũng có thể cung cấp các chức năng hỗ trợ dịch vụ nội bộ cho nhân viên (đặt phòng họp, điều xe, đặt suất ăn, xin nghỉ phép, yêu cầu chi trả công tác phí, yêu cầu văn phòng phẩm, v.v.) thông qua hệ thống.
2.13. Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến
Là giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức hội họp, hội thảo, đào tạo từ xa một cách tiện lợi. Giải pháp thường bao gồm các chức năng quản lý lịch họp, nhắc lịch họp, kết nối các điểm cầu, chia sẻ file trình bày, chat nhóm, thực hiện khảo sát, tương tác trả lời câu hỏi hoặc thậm chí chia sẻ công khai trên các mạng xã hội trong các chương trình webinar, hội thảo, bán hàng, v.v…
2.14. Giải pháp Digital Sinage
Là các giải pháp cung cấp khả năng quản trị toàn bộ các màn hình hiển thị tập trung cùa doanh nghiệp; giúp doanh nghiệp truyền thông thông tin tới tất cả các điểm kinh doanh, văn phòng một cách đồng nhất hoặc có tổ chức, phân quyền.
2.15. Các giải pháp ứng dụng công nghệ IoT
Cung cấp các giải pháp sử dụng các thiết bị cảm biến để thu thập thông tin một cách liên tục, giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ các hoạt động, giám sát, phân tích và đưa ra các quyết định ứng phó một cách nhanh chóng (đặc biệt trong sản xuất, nông nghiệp, ngư nghiệp), hoặc giúp cá nhân hóa việc phục vụ khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2.16. Các giải pháp ứng dụng công nghệ AR/VR
Là các giải pháp thực tế ảo, thực tế ảo tăng cường, giúp doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ có mức độ tương tác hoặc trực quan cao hơn, từ đó giúp truyền tải nội dung tới khách hàng, tăng cường sự am hiểu, thiện cảm của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mà không cần triển khai các hệ thống có tính vật lý.
2.17. Các giải pháp ứng dụng công nghệ chuỗi khối
Là các giải pháp giúp lưu trữ dữ liệu và truy xuất dữ liệu một cách tiện lợi và đảm bảo các dữ liệu không bị sửa chữa, làm sai lệch từ các bên thứ ba khác; qua đó nâng cao sự minh bạch, tin tưởng của khách hàng. Các giải pháp sử dụng chuỗi khối đảm bảo các các giao dịch, hợp đồng điện tử một cách dễ dàng, chính xác, không bị chối bỏ.
2.18. Các dịch vụ an toàn, an ninh mạng
Là dịch vụ của các bên thứ ba nhằm đảm bảo an toàn không gian mạng, chống tấn công, chống giả mạo, giúp đảm bảo hoạt động trực tuyến của doanh nghiệp không bị gián đoạn và gian lận.
2.19. Chữ ký số
Là dịch vụ cung cấp chữ ký của cá nhân, doanh nghiệp, đảm bảo các tài liệu, thông tin số được gửi đi là do đúng các cá nhân, doanh nghiệp, không bị giả mạo. Các hình thức thường bao gồm chữ ký số trên USB, trên SIM hoặc trên các thiết bị ký số tập trung HSM.
Trên đây là giải thích tổng quan về một số giải pháp chuyển đổi số trọng tâm cho các doanh nghiệp trong thời kỳ số hóa, mong rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giải đáp phần nào thắc mắc về các công cụ hỗ trợ phát triển doanh nghiệp mình trong tương lai. Đọc thêm các bài viết về chuyển đổi số tại: https://blog.vnresource.vn/
Xem thêm các bài viết liên quan:
=>> Một số câu hỏi thường gặp trong công tác chuyển đổi số tại các doanh nghiệp
=>> Chuyển đổi số cơ quan nhà nước trong lĩnh vực đào tạo
=>> Chuyển đổi số trong giáo dục và những lợi ích
=>> Chuyển đổi số quản trị nhân sự: 6 giai đoạn để thành công
