Hiện có rất nhiều biểu mẫu và công thức tính KPI cho cá nhân, phòng ban trong công ty – tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh. Sau đây là ví dụ về một số mẫu KPI giúp bạn có cái nhìn sơ lược về thiết lập KPI cho phòng ban và nhân viên của mình.
Mục đích của việc sử dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất trong đánh giá thực hiện công việc
Việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:
• Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…
Cách đặt mục tiêu khi xây dựng KPI
Là 1 công cụ dùng trong đánh giá thực hiện công việc, nên khi xây dựng hệ KPI những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:
• 1. S – Specific: Cụ thể
• 2. M – Measurable: Đo lường được
• 3. A – Achiveable: Có thể đạt được
• 4. R – Realistics: Thực tế
• 5. T – Timely: Có thời hạn cụ thể
Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.
Một số gợi ý về KPI mẫu cho các bộ phận
Khi xác lập KPI phòng ban, cần cân nhắc 2 yếu tố quan trọng:
• Đặc tính chuyên môn của phòng ban: chuyên về nhân sự, marketing, tài chính, hay chăm sóc khách hàng… Điều này sẽ quyết định nội dung các nhóm KPI chính của mỗi phòng ban.
• Vai trò của phòng ban đối với mục tiêu chung: trực tiếp thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng, hay chỉ hỗ trợ / tư vấn góp ý. Điều này giúp xác định trọng số của mỗi nhóm KPI phòng ban.
1. Tham khảo KPI mẫu cho phòng Nhân sự
• Các nhóm chỉ số KPI chính:
◦ Tuyển dụng: chi phí và thời gian trung bình để tuyển dụng mỗi vị trí, số lượng CV nhận được trên mỗi kênh, tỉ lệ các cuộc phỏng vấn được thực hiện trên lượng CV, tỉ lệ nhân viên mới trên toàn bộ nhân sự…
◦ Đào tạo: chi phí đào tạo so với tổng tiền lương, tỉ lệ nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân sự, số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên, chỉ số hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo…
◦ Các chỉ số khác, như: hiệu quả làm việc, mức độ trung thành của nhân viên, lương thưởng, an toàn lao động…
• Trọng số của các nhóm KPI: thay đổi tùy theo mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, công ty đang cần mở rộng quy mô, thì nhóm chỉ số KPI về tuyển dụng sẽ có trọng số cao nhất.
2. Tham khảo KPI mẫu cho bộ phận IT
• Các nhóm chỉ số KPI chính:
◦ Chỉ số dành cho công việc hỗ trợ: Tỉ lệ than phiền nội bộ, tỉ lệ số lần xử lý trong lần đầu tiên …
◦ Chỉ số dành cho việc vận hành hệ thống: tỉ lệ thời gian hệ thống down do sự cố, thời gian trung bình để xử lý sự cố, tỉ lệ sự cố lặp lại trên tổng số các sự cố…
◦ Chỉ số tài chính liên quan đến IT: Tỉ lệ chi phí tiết kiệm được nhờ ứng dụng IT, độ chính xác trong thông số chi phí về dịch vụ IT
Lưu ý cân nhắc trong việc lựa chọn KPI để tránh trường hợp sử dụng không hiệu quả, ảnh hưởng đến tâm lý và năng suất nhân viên
3. Tham khảo KPI cho sale – marketing
– Tỷ lệ phản hồi/tổng số gửi đi: Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp thông qua các hoạt động như gửi email marketing, SMS marketing, cuộc gọi cho khách hàng mới, cuộc gọi chăm sóc khách hàng cũ….
– Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lần đầu: Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân như sản phẩm của bạn không phù hợp; xác định sai tập khách hàng mục tiêu; dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng sau bán không tốt…
4. Tham khảo KPI cho sản xuất
– Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao: Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức. Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.
– Tỷ lệ sản phẩm hỏng, lỗi.
Kết luận
Nhìn chung, KPI của từng vị trí, phòng ban sẽ khác nhau, và ở mỗi công ty sẽ khác nhau – tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh. Nhưng dù sử dụng mẫu KPI nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:
• Các biểu mẫu KPI có sẵn chỉ mang tính tham khảo. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần thiết lập chỉ số KPI dựa trên những mục tiêu cụ thể.
• Mọi KPI cần được xây dựng thống nhất, có sự liên kết, hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do đó, việc phân chia KPI cần thực hiện từ trên xuống thông qua các cấp độ: công ty → phòng ban → cấp quản lý → nhân viên.
• KPI cần được xác định cùng với chỉ tiêu cụ thể của từng giai đoạn, cũng như kế hoạch hành động tương ứng.
