Phần mềm quản lý học viên ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý số lượng lớn học viên tại trung tâm đào tạo, trường học. Tuy nhiên, để việc quản lý được hiệu quả cần đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng và có thể quản lý dữ liệu học viên với quy mô lớn và phức tạp. Vậy một phần mềm quản lý học viên sẽ có những tính năng gì? Bạn đọc hãy cùng VnResource tìm hiểu chi tiết các tính năng cần có của phần mềm quản lý học viên nhé!
1. Phần mềm quản lý học viên là gì?
Phần mềm quản lý học viên là hệ thống được thiết kế nhằm hỗ trợ quản lý các trung tâm đào tạo, trường dạy nghề, trường học thực hiện các công tác quản lý học viên được dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, người quản lý còn có thể sử dụng phần mềm như một công cụ để tổng hợp số liệu và đưa ra kế hoạch, định hướng cho trung tâm, trường học.
Khi sử dụng, các nhà quản lý không phải lo lắng về vấn đề sai sót như khi sử dụng các công cụ quản lý như Excel, Google Sheet vì chỉ cần một lỗi sai nhỏ trong nhập liệu cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Đặc biệt với các trung tâm có số lượng học viên lớn, nhiều chi nhánh thì việc triển khai phần mềm quản lý học viên chiếm một phần không nhỏ trong đo lường hiệu quả quản lý, giúp quy trình vận hành cũng dần trở nên trơn tru và có hệ thống hơn.
Các tính năng của phần mềm quản lý học viên
- Hỗ trợ trong việc tuyển sinh và phân lớp: Đối với các trung tâm đang vào thời điểm “nóng” của mùa tuyển sinh, việc quản lý ghi danh và phân lớp rất được chú trọng vì đây là thời điểm trung tâm tập trung nguồn lực để thu hút học viên về nhiều nhất, nếu có sai sót xảy ra sẽ rất dễ mất hình ảnh trong mắt học viên và phụ huynh. Phần mềm quản lý học viên có thể giúp trung tâm phân tích mở lớp và quản lý thông tin ghi danh của học viên tập trung trên hệ thống, với những trung tâm quy mô nhân sự lớn có nhiều tư vấn viên thì việc quản lý các thông tin ghi danh trên hệ thống sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian nhập liệu và quản lý thông tin được tập trung hơn.
- Quản lý dữ liệu học viên: Một phần mềm quản lý học viên được trang bị kho lưu trữ các thông tin về người học theo từng trường thông tin riêng biệt. Những thông tin này thường sẽ là thông tin cá nhân và các thông tin liên quan đến quá trình học tập như kết quả thi đầu vào, xếp lớp, trình độ,… Quản lý thông tin cá nhân của học viên tốt sẽ giúp hỗ trợ việc xác định thông tin học viên và các kênh liên lạc hỗ trợ khi cần thiết. Thông tin về kết quả học tập sẽ giúp nhà quản lý xác định được trình độ để lên lộ trình học tập cho phù hợp, giáo viên dễ dàng nắm bắt được tình hình học tập của học viên. Từ những dữ liệu này, các tư vấn viên cũng có thể kịp thời lên kế hoạch hỗ trợ học viên kịp thời, bổ sung các thông tin, tài liệu hữu ích cung cấp cho học viên.
- Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống: Việc lưu trữ kết quả cũng quan trọng không kém việc quản lý dữ liệu vì từ những kết quả lưu trữ, trung tâm hoặc trường học có thể dễ dàng làm báo cáo tổng quan về tình hình học tập cũng như để đo lường hiệu quả giảng dạy của giáo viên.
- Quản lý điểm danh học viên: Ứng dụng phần mềm quản lý học viên còn có thể giúp các nhà quản lý điểm danh, kiểm soát giờ vào và giờ ra của học viên tại trung tâm. Từ đó, giáo viên và quản lý có thể theo sát giờ học của học viên để kịp thời liên hệ cho phụ huynh khi cần thiết. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng tự thống kê số ngày nghỉ, ngày đi học muộn, giúp cho học sinh có ý thức hơn trong việc học.
- Bảo mật thông tin học viên: Khi nhập thông tin lên các công cụ quản lý truyền thống như: Excel, Google Sheet,… sẽ rất dễ dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin học viên do tính bảo mật của các công cụ này thấp. Chính vì vậy, cần sử dụng phần mềm quản lý học viên trong quản lý để tăng độ bảo mật.
3. Phần mềm quản lý học viên uy tín hàng đầu hiện nay – VnResource EBM Pro
Với các “đầu việc” về công nghệ thông tin như quản lý lưu trữ thông tin, quản lý kết quả học viên, quản lý điểm danh học viên,… đều có thể triển khai trên hệ thống quản lý đào tạo VnResource EBM Pro giúp việc quản lý trung tâm đào tạo và trường học dễ dàng hơn bao giờ hết. Với các tính năng trong module quản lý như:
Quản lý học viên
- Quản lý thông tin, trạng thái quá trình tham gia của học viên.
- Theo dõi lịch sử các lần giao dịch của học viên với trung tâm.
- Thống kê và Phân tích kết quả kiểm tra đầu vào học viên.
- Sắp xếp thời khóa biểu, lớp học trên kết quả kiểm tra.
- Theo dõi trạng thái, sắp xếp, luân chuyển, học viên vào lớp học
- Quản lý học viên thuộc diện đặc biệt.
- Thống kê báo cáo chính sách ưu đãi học phí.
- Quản lý doanh thu đào tạo, ứng cọc, hoàn cọc, thu tiền, bảo lưu học phí.
- Báo cáo phân tích thống kê quá trình tham gia đào tạo của học viên.
Quản lý lớp học
- Quản lý thông tin cơ bản lớp học, trung tâm, chi nhánh.
- Hỗ trợ xếp lớp hàng loạt hoặc riêng lẻ theo nhu cầu, cấp độ học viên.
- Hỗ trợ sắp xếp giáo viên, lớp học theo nhu cầu và thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên và học viên.
- Hỗ trợ sắp xếp thời khóa biểu theo mức độ sẵn sàng của phòng ốc, trang thiết bị đào tạo.
- Quản lý chuyên cần của học viên, quá trình, lịch sử của lớp học.
- Lưu trữ thông tin kết nối và báo cáo quá trình theo dõi học viên đến phụ huynh.
- Tập hợp, thống kê lưu trữ kết quả học, điểm kỹ năng và thi cuối khóa.
- Hoạch định và lập kế hoạch mở lớp mới theo cấp độ hiện tại của học viên.
- Theo dõi điểm danh, hủy buổi, các khóa ngoại khóa, tỷ lệ học viên tham gia.
Kết luận:
Trên đây là tất tần tật các tính năng và các lợi ích từ phần mềm quản lý học viên mà các nhà quản lý trung tâm nên biết. Một dự án triển khai phần mềm quản lý khi bắt đầu sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển đổi từ công cụ cũ sang một công cụ mới, tuy nhiên, khi đã hoàn thành việc xây dựng hệ thống thì các quy trình vận hành cũng sẽ trở nên trơn tru và hiệu quả hơn bao giờ hết.
VnResource là nhà cung cấp phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực EduTech hỗ trợ toàn diện cho các đơn vị giáo dục trong công tác quản lý. Với hơn 18 năm kinh nghiệm đồng hành cùng , VnResource đã triển khaI cho các cơ sở giáo dục lớn nhỏ như: Ocean Edu, Việt Thương Music, AMA English, ABC English, trung tâm IELTS KTDC,… Cho đến nay, phần mềm VnResource EBM Pro đang được ứng dụng hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.
Liên hệ với chúng tôi để được nhận demo và tư vấn miễn phí NGAY HÔM NAY:
VnResource Software Solutions & ICT Service
Website: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-dao-tao/
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
TP Hồ Chí Minh:
41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM
Đà Nẵng: Tầng 3, 145 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội