Thủ tục này qui định tuyển dụng nhân sự theo chuẩn ISO 9001:2008 đối với công chức, viên chức, người lao động nhằm đảm bảo theo quy định của nhà nước, áp dụng cho cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Lao động Thương binh Xã hội TP Hồ chí Minh. – Thời gian từ 01/01/2011 đến khi cơ quan có thẩm quyền ra quyết định sửa đổi.
i
i
NỘI DUNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG THEO TIÊU CHUẨN
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO
Bước 1: Đề nghị tuyển dụng
1.1. Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sử dụng mẫu (BM01-TT6.2/01TC) điền đầy đủ các thông tin, gởi về Phòng Tổ chức cán bộ Sở, chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng tiếp nhận và trình lên Trưởng phòng Tổ chức cán bộ.
1.2. Trưởng phòng Tổ chức cán bộ căn cứ vào định biên được giao, biên chế hiện có và tiêu chuẩn chức danh có ý kiến vào mẫu (BM01-TT6.2/01TC), đồng thời trình Giám đốc Sở để có ý kiến phê duyệt đồng ý hay không đồng ý cho đơn vị tuyển dụng.
1.2.1. Nếu Giám đốc Sở phê duyệt không đồng ý, chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở có trách nhiệm soạn thảo công văn phúc đáp cho đơn vị đề nghị tuyển dụng.
1.2.2. Nếu Giám đốc Sở phê duyệt đồng ý:
– Cơ quan hành chính: chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở thực hiện bước 2.
– Đơn vị sự nghiệp: chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ phiếu đề nghị nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị thuộc Sở và thực hiện bước
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
2.1. Thông báo đại chúng:
Trên cơ sở những thông tin yêu cầu từ phiếu đề nghị tuyển dụng của đơn vị mẫu (BM 01-TT6.2/01TC):
– Chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở thông báo đến các đơn vị thuộc Sở về nhu cầu tuyển dụng; Và sẽ thực hiện thủ tục điều động luân chuyển nhân sự giữa các đơn vị nếu có nhân sự đáp ứng được nhu cầu với điều kiện được sự đồng ý của Thủ trưởng hai đơn vị nơi đi và đến.
– Nếu không có nhân sự đáp ứng được nhu cầu luân chuyển giữa các đơn vị thì chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở sẽ trình Giám đốc Sở ký chấp thuận cho các đơn vị có nhu cầu sử dụng lao động được đăng thông báo tuyển dụng trên các kênh thông tin đại chúng.
2.2. Tiếp nhận hồ sơ:
Phòng Tổ chức cán bộ hoặc Bộ phận Tổ chức của đơn vị sử dụng lao động tiếp nhận, rà soát hồ sơ theo quy định:
2.2.1. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, Phòng Tổ chức cán bộ hoặc Bộ phận tổ chức đề nghị các ứng viên bổ sung đầy đủ.
2.2.2. Thông tin trong mỗi hồ sơ ứng viên đều được nhập vào phiếu tiếp nhận hồ sơ cá nhân và đánh số ký hiệu vào ô ký hiệu theo (BM02-TT6.2/01TC) (sử dụng ký hiệu định dạng số phiếu ghi ở (BM01-TT6.2/01TC) cộng với tên hồ sơ).
Ví dụ: Số phiếu ghi ở BM 01-TT6.2/01TC là 03/LTNTĐ và tên hồ sơ là Hoàng Thanh Tuấn thì ghi là 03/LTNTĐ/TUAN
2.3. Hội đồng tuyển dụng:
Sau khi hết thời hạn thông báo đại chúng:
2.3.1. Chuẩn bị họp Hội đồng:
– Thư ký Hội đồng tuyển dụng của đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị danh sách, hồ sơ dự tuyển và thông báo lịch họp đến các thành viên trong Hội đồng;
– Thư mời ứng viên phỏng vấn: Thư ký Hội đồng thông báo thời gian phỏng vấn và gửi thư mời đến mỗi ứng viên;
– Phỏng vấn: Việc phỏng vấn được thực hiện một cách công khai, dân chủ. Nội dung phỏng vấn do Hội đồng quy định và do yêu cầu công việc của đơn vị đề nghị tuyển dụng (đơn vị đề nghị tuyển dụng chuẩn bị nội dung phỏng vấn riêng và phải được sự đồng ý của Chủ tịch Hội đồng), quá trình phỏng vấn được thư ký hội đồng ghi vào biên bản.
Nội dung phỏng vấn cơ bản gồm:
– Quá trình đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ
– Kinh nghiệm công tác thực tế (nếu có)
– Năng lực, sở trường công tác
– Nguyện vọng của bản thân
2.3.2. Họp Hội đồng: Hội đồng tuyển dụng họp tuyển dụng phải lập biên bản và nhận xét vào phiếu nhận xét ứng viên (BM03-TT6.2/01TC).
2.3.3. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở, Thủ trưởng đơn vị có công văn đề nghị danh sách tuyển dụng gửi Phòng tổ chức cán bộ và Bộ phận tổ chức phải gửi biên bản họp Hội đồng tuyển dụng, phiếu nhận xét ứng viên và hồ sơ tuyển dụng theo quy định về Phòng Tổ chức cán bộ Sở để xem xét và trình Giám đốc Sở chấp thuận bằng văn bản.
Lưu ý: Trường hợp tại thời điểm tuyển dụng, Sở Lao động Thương binh và xã hội có tổ chức xét tuyển, nếu đơn vị có hồ sơ đủ điều kiện để xét tuyển thì không thực hiện bước 2.3.3 và bước 3 mà thực hiện bước 4.
Bước 3: Thông báo kết quả tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động:
3.1. Thông báo kết quả tuyển dụng
Chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng của Sở hoặc Bộ phận Tổ chức của đơn vị niêm yết danh sách trúng tuyển tại nơi đã tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển hoặc thông báo trực tiếp cho ứng viên trúng tuyển.
3.1.1. Đối với ứng viên không trúng tuyển: Hồ sơ không hoàn trả lại.
3.1.2. Đối với ứng viên trúng tuyển: Phòng Tổ chức cán bộ Sở thông báo tuyển dụng bằng văn bản đối với ứng viên vào làm việc tại Cơ quan Sở hay công văn chấp thuận tuyển dụng đối ứng viên vào làm việc tại các đơn vị trực thuộc Sở trên cơ sở công văn đề nghị của đơn vị có nhu cầu tuyển dụng, trình Giám đốc Sở ký, gửi cho các Phòng ban, đơn vị có liên quan và ứng viên được biết để đến nhận công tác và thực hiện ký kết hợp đồng lao động.
Ứng viên được tuyển dụng nếu không thể nhận việc đúng thời hạn phải có đơn xin gia hạn và được đơn vị sử dụng lao động đồng ý. Thời gian được gia hạn không quá 30 ngày.
3.2. Ký kết hợp đồng lao động
Căn cứ thông báo tuyển dụng hoặc văn bản chấp thuận tuyển dụng, Bộ phận Tổ chức của đơn vị sử dụng lao động soạn thảo hợp đồng lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động (BM05-TT6.2/01TC), trình Thủ trưởng đơn vị ký kết với người lao động theo quy định.
3.2.1 Hợp đồng lao động hết thời hạn:
– Khi hợp đồng lao động ký kết với người lao động hết thời hạn, nếu đơn vị có nhu cầu thi tuyển, xét tuyển đối với trường hợp này thì ký tiếp hợp đồng lao động có thời hạn đối với người lao động (BM05-TT6.2/01TC) trong khi chờ thông báo thi tuyển, xét tuyển của cấp có thẩm quyền tổ chức thi tuyển, xét tuyển;
– Nếu không có nhu cầu thi tuyển, xét tuyển thì Thủ trưởng đơn vị ký hợp đồng lao động sẽ ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Bộ luật lao động (BM10-TT6.2/01TC).
Bước 4: Thi tuyển, xét tuyển công chức viên chức
4.1. Sau khi nhận được văn bản tổ chức thi tuyển, xét tuyển của Sở ngành có liên quan, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển của Sở thông báo bằng văn bản cho các phòng ban, đơn vị có đối tượng dự thi hoặc xét tuyển.
4.2. Chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển- xét tuyển của Sở soạn thảo công văn, tổng hợp danh sách và hồ sơ tham gia thi tuyển, xét tuyển gửi Sở ngành tổ chức thi tuyển, xét tuyển (hồ sơ theo quy định trong văn bản tổ chức thi tuyển, xét tuyển đã nhận được).
4.3. Căn cứ kết quả thi tuyển-xét tuyển, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển của Sở sẽ thông báo kết quả thi tuyển, xét tuyển và yêu cầu bổ sung hồ sơ đầy đủ để làm thủ tục bổ nhiệm (BM11-TT6.2/01TC), Trình lãnh đạo ký theo phân cấp quản lý:
4.3.1. Nếu không trúng tuyển thì thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động (BM10-TT6.2/01TC)
4.3.2: Nếu trúng tuyển:
– Đối với đơn vị hành chính: chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển của Sở soạn thảo Quyết định tuyển dụng công chức – viên chức theo (BM12-TT6.2/01TC) và thực hiện bước 5 (nếu thời gian làm việc chưa đủ thời gian tập sự); Nếu thời gian làm việc lớn hơn hay bằng thời gian tập sự, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển của Sở thực hiện bước 6.
– Đối với đơn vị sự nghiệp: trên cơ sở hồ sơ đề nghị xét tuyển của đơn vị chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển của Sở soạn thảo Quyết định tuyển dụng công chức – viên chức theo (BM12-TT6.2/01TC) (nếu thời gian làm việc chưa đủ thời gian thử việc) và đơn vị sử dụng lao động thực hiện ký hợp đồng làm việc lần đầu với viên chức (BM04-TT6.2/01TC), thời gian ghi theo quyết định tuyển dụng, kế tiếp thực hiện bước 5; thực hiện bước 6 (nếu thời gian làm việc lớn hơn hay bằng thời gian thử việc).
Bước 5: Phân công hướng dẫn và đánh giá quá trình tập sự-thử việc: (không áp dụng đối với nghị định 68/2000/NĐ-CP và hợp đồng lao động ngạch hộ lý)
5.1. Phân công hướng dẫn tập sự-thử việc: (đối với công chức, viên chức).
Bộ phận Tổ chức của đơn vị soạn thảo Quyết định (BM06-TT6.2/01TC) phân công người hướng dẫn tập sự-thử việc trình Thủ trưởng đơn vị ký và phát hành đến các bộ phận, cá nhân có liên quan biết để thực hiện.
5.2. Đánh giá quá trình tập sự, thử việc:
– Sau thời gian tập sự-thử việc, công chức-viên chức báo cáo kết quả tập sự-thử việc (BM07-TT6.2/01TC) và người hướng dẫn tập sự-thử việc, đánh giá kết quả tập sự-thử việc (BM08-TT6.2/01TC) gửi cho Phòng Tổ chức cán bộ Sở để thực hiện quy trình tiếp theo.
Bước 6 : Bổ nhiệm ngạch công chức-viên chức:
6.1. Hồ sơ bổ nhiệm: chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm ngạch của Sở, tiếp nhận và rà soát hồ sơ bổ nhiệm ngạch theo quy định.
6.1.1. Nếu hồ sơ đề nghị bổ nhiệm chưa đầy đủ theo quy định tại (BM11-TT6.2/01TC) thì chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm ngạch của Sở đề nghị đơn vị bổ sung hồ sơ đầy đủ theo quy định.
6.1.2. Nếu hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu thì chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm ngạch của Sở tiếp nhận hồ sơ.
Lưu ý: – Đối với công chức: trong quá trình tập sự nếu người lao động không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm kỷ luật từ khiển trách trở lên thì Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị sẽ đánh giá kết quả tập sự (BM08-TT6.2/01TC) và gửi về Sở, đồng thời đề nghị Giám đốc Sở ban hành quyết định thôi việc và báo cáo cấp có thẩm quyền huỷ kết quả tuyển dụng;
– Đối với viên chức: trong quá trình thử việc nếu người lao động không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên thì Thủ trưởng đơn vị sẽ đánh giá kết quả thử việc (BM08-TT6.2/01TC) và gửi về Sở, đồng thời đề nghị Giám đốc Sở ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng;
6.2. Bổ nhiệm ngạch:
6.2.1. Đối với công chức-viên chức ngạch cao đẳng trở lên: chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm ngạch của Sở tổng hợp hồ sơ gửi Sở Nội vụ đề nghị bổ nhiệm ngạch.
6.2.2. Đối với công chức-viên chức từ ngạch trung cấp trở xuống: chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm ngạch của Sở tổng hợp hồ sơ trình Giám đốc Sở ký quyết định bổ nhiệm ngạch theo mẫu (BM13-TT6.2/01TC).
6.2.3 Ký hợp đồng làm việc: Đơn vị sự nghiệp sau khi có quyết định bổ nhiệm viên chức, Thủ trưởng đơn vị ký kết hợp đồng làm việc theo quy định tại nghị định 116/2003/NĐ-CP(BM09-TT6.2/01TC).
Bước 7: Lưu hồ sơ
Tất cả văn bản có liên quan được tập hợp vào 01 hồ sơ, chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ sẽ tiếp nhận và lưu trữ theo thủ tục kiểm soát hồ sơ Sở TT4.2/2.4
Nguồn: Quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ban hành lần 2 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2011 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Hồ Chí Minh.