Thông thường các doanh nghiệp chấp nhận với việc quản lý dữ liệu trên các excel sheet và lập bảng các quy trình thay vì đầu tư vào một phần mềm mà sẽ tự động hóa các hoạt động nhân sự. Tuy nhiên, khi các tổ chức lớn mạnh hơn và việc quản lý con người bây giờ là một chức năng của riêng họ, các công ty đang ngày càng cảm thấy sự cần thiết phải áp dụng công nghệ cho các công việc nhân sự thông qua các phần mềm nhân sự.
Các công ty đang tìm kiếm mua phần mềm nhân sự sẽ giúp giảm bớt các công việc nhàm chán của việc tính lương, hồ sơ nhân viên, ngày nghỉ và nhiều việc hơn nữa. Họ muốn tránh xa các hệ thống đã lỗi thời tại nơi làm việc.
Các hệ thống mới nhất cung cấp các chức năng vượt trội các tiêu chuẩn đặt ra. Họ tập trung vào các chức năng hiệu quả hơn như quản lý nhân tài để tăng cường vai trò của nhân sự tại công ty.
Vì vậy, nếu công ty của bạn đang mong muốn các giải pháp này và đang tìm kiếm để mua phần mềm nhân sự dễ sử dụng, thì đây là hướng dẫn cho bạn.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, mười bước hướng dẫn này sẽ giúp bạn giảm bớt nỗi lo trước mắt của bạn và ủy thác các điều kiện tiên quyết cho một nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy.
Giả sử bạn đang rối tung lên vì việc lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm, và thiếu tự tin để làm cho sự lựa chọn của mình trở nên đúng đắn để đáp ứng mục tiêu và yêu cầu của tổ chức. Mười bước này có ý nghĩa là để giúp những người mới (chưa hiểu rõ về phần mềm) đưa ra quyết định chiến lược khi quyết định mua phần mềm nhân sự để đáp ứng các mục tiêu và nhu cầu của công ty
1. Nâng cao sự hiểu biết và kiến thức của bạn về hệ thống quản lý nhân sự
Kiểm tra xem các chức năng của HRMS (Hệ thống quản lý nguồn nhân lực) có phù hợp với yêu cầu tổ chức của bạn. Làm quen với các tính năng được cung cấp bởi các ứng dụng nhân sự và chạy thông qua một tập hợp toàn diện các câu hỏi đặt sẵn. Hãy tìm câu trả lời từ các hệ thống phần mềm trước khi quyết định đầu tư.
2. Tạo ra các yêu cầu chi tiết và thiết lập đúng các kỳ vọng
Đôi khi các tổ chức đầu tư vào một sản phẩm phần mềm với các kỳ vọng quá cao rằng giải pháp này sẽ giải quyết tất cả các vấn đề về nguồn nhân lực. Tuy nhiên, trong thực tế điều này không bao giờ là có thể. Mỗi giải pháp được tùy chỉnh đặc biệt để đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu tổ chức khác nhau mà có thể đạt được chỉ khi bạn thiết lập chúng một cách cụ thể và rõ ràng.
3. Xác định ngân sách và nhu cầu về phần mềm của bạn
Một doanh nghiệp khi tìm kiếm mua phần mềm nhân sự, bạn cần phải theo kịp với các xu hướng của ngành nghề và tìm kiếm các sản phẩm đáp ứng chính xác nhu cầu tổ chức của bạn.
4. Đánh giá các hệ thống nhân sự
Đó là điều cốt yếu khi đánh giá hệ thống nhân sự trước khi bước vào thỏa thuận mua bán. Hiểu biết về các tính năng, lựa chọn và tinh chỉnh được cung cấp bởi các công cụ quản lý nhân sự và đánh giá liệu rằng giá của sản phẩm có phù hợp với những tính năng mà sản phẩm đem lại
5. Nghiên cứu nhiều công ty và chọn một vài
Bạn cần phải tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu các loại hệ thống nhân sự khác nhau có sẵn trên thị trường và được sử dụng bởi những đối thủ cạnh tranh của bạn, để phân tích và ước tính một cách cẩn thận nếu công cụ này là sự lựa chọn tốt nhất của bạn. Tìm kiếm thông tin từ nhiều nhà cung cấp giải pháp phần mềm nhân sự và chọn vài nhà cung cấp từ nguồn tìm kiếm, bằng cách cân nhắc về những ưu và khuyết điểm, trước khi tham gia vào thỏa thuận mua bán.
6. Xem Demo trước khi quyết định
Một phần của quá trình đánh giá để quyết định công cụ quản lý nhân sự phù hợp nhất cho nhu cầu tổ chức của bạn có thể khả thi khi bạn có được một cái nhìn tổng quan chi tiết các chức năng công cụ với một buổi demo. Hãy gọi cho nhà cung cấp giải pháp nhân sự và sắp xếp cho một buổi thuyết trình demo, trực tuyến hoặc offline tại nơi làm việc của bạn. Các nhà cung cấp sẽ ghé thăm bạn và cho bạn xem những thế mạnh của các sản phẩm, tuy nhiên những điểm yếu trong hệ thống thì bạn phải tự đặt câu hỏi và khám phá ra.
7. Thiết lập giá và kỳ vọng triển khai phần mềm thực tế
Khi bạn nhìn vào nhiều lựa chọn từ các nhà cung cấp giải pháp quản lý nhân sự khác nhau, xác định các dao động về giá và lý do cho các khoản phụ phí, nếu có. Bạn có thể dễ dàng phân biệt một số dựa trên các tính năng được cung cấp và các gói nâng cấp.
8. Hãy tìm các giá trị gia tăng nhận được sau khi mua phần mềm
Trong khi rất khó để chứng minh được việc tiết kiệm chi phí trong quá trình thực hiện ứng dụng nguồn nhân lực, thay vào đó bạn cần phải tập trung vào các giá trị gia tăng. Điều này đòi hỏi bộ phận nhân sự cân đối các mục tiêu kinh doanh và sắp xếp nó đồng bộ với tầm nhìn dài hạn của công ty, hiểu rõ những thách thức và các vấn đề đặt ra trong quá trình thực hiện và làm thế nào hệ thống phần mềm sẽ giúp các tổ chức và lực lượng lao động làm việc tốt hơn.
Những câu hỏi này cần được trả lời vì nó rất cần thiết để đạt được mục tiêu và chỉ khi bạn bị thuyết phục một cách hoàn toàn bởi các giải pháp phần mềm, bạn có thể tiến hành để đạt được sự chấp thuận của ban giám đốc trước khi mua phần mềm nhân sự.
9. Hiểu rõ các điều khoản về hợp đồng và giấy phép
Các công ty phần mềm thường bảo vệ lợi ích riêng của mình trước khi cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng. Đọc qua các giấy phép phần mềm một cách cẩn thận trước khi mua và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện được quy định rõ trong hợp đồng, và nếu cần chắc chắn rằng việc sửa đổi, chỉnh sửa và nhu cầu bổ sung được thực hiện.
Trong trường hợp bạn không thấy thoải mái với các quy định của giấy phép, hãy lên tiếng. Kể từ khi công ty phần mềm bị ràng buộc bởi các giấy phép và hợp đồng, bạn cần phải chắc chắn rằng họ không làm gì để chống lại bạn. Cuối cùng, hãy xem xét điều khoản chấm dứt hợp đồng trong trường hợp bạn có lẽ sẽ cần chúng trong tương lai.
10. Lắp đặt, thực hiện và leo thang
Bạn cần phải tìm các công ty phần mềm với các kỹ thuật viên có năng lực và kinh nghiệm, và hỏi về cá nhân người sẽ giúp bạn cài đặt. Ngoài ra nhân viên hỗ trợ kỹ thuật cần luôn sẵn sàng để xử lý lỗi và các sự cố kỹ thuật.
Bạn cần phải tìm hiểu về việc sửa chữa khắc phục sực cố sẽ được bảo đảm bởi các nhà cung cấp giải pháp phần mềm nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy hỏi về khung thời gian dự kiến để giải quyết. Bạn cần phải tìm ra các hành động tiếp theo của mình là gì, nếu bạn không hài lòng với kết quả cuối cùng.
Chúng tôi hy vọng 10 bước hướng dẫn này sẽ giúp ích cho các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt khi mua phần mềm nhân sự dựa trên sự cân nhắc cẩn thận và kĩ càng.
(Bài viết bởi Savita V Jayaram, HR in Asia)